Хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период отражаются в книге учета доходов и расходов (далее - книга) в хронологической последовательности на основе первичных документов. Книга ведется на русском языке, первичные документы, подтверждающие осуществление хозяйственных операций, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Исправление ошибок должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации с указанием даты исправления и печатью организации.

В соответствии с пп.1.4 Порядка книга может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При этом книга налогоплательщиком открывается на один календарный год.

На основании п.2 ст.346.13 НК РФ вновь созданные организации изъявившие желание перейти на упрощенную систему налогообложения, вправе подать заявление о переходе одновременно с подачей заявления о постановке на учет в налоговых органах. В этом случае организации вправе применять упрощенную систему в текущем календарном году с момента создания организации. Следовательно, в таком случае книга открывается организацией на текущий календарный год, то есть с момента регистрации до 31 декабря.

В соответствии с пп.1.5 Порядка книга до начала ее ведения должна быть прошнурована, пронумерована (на последней странице указывается число содержащихся в ней страниц), подписана руководителем организации и скреплена печатью организации. Затем книга заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа. Например, если организация подала заявление о переходе на упрощенную систему с 1 января 2003 года, то книгу целесообразно заверить в налоговом органе до 31 декабря 2002 года. Можно и после 1 января 2003 года, но не позднее дня, когда в книге начнут отражаться хозяйственные операции.

Если Книга ведется в электронном виде, то по окончании каждого отчетного (налогового) периода ее необходимо вывести на бумажный носитель. По окончании налогового периода все листы книги прошиваются, пронумеровываются, указывается число содержащихся в ней страниц. Эти данные заверяются подписью должностного лица налогового органа и скрепляются печатью налогового органа. В Порядке не указан срок, до которого книга, которая ведется в электронном виде, должна быть представлена для заверения в налоговый орган. По нашему мнению, это целесообразно сделать до окончания срока подачи в налоговый орган налоговой декларации, составленной по результатам налогового периода. Для организаций такой датой является 31 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. В том случае, если налогоплательщик утратил право на применение упрощенной системы налогообложения в текущем календарном году, то, по нашему мнению, книгу, которая велась в электронном виде, целесообразно заверить в налоговом органе не позднее срока представления сообщения об утрате права, то есть не позднее 15-го числа месяца следующего за кварталом, в котором утрачено право на применение упрощенной системы.

Следует отметить, что важным моментом является необходимость заверения книги должностным лицом налогового органа и скрепление печатью налогового органа до начала ее ведения. Однако при ведении книги учета в электронном виде такой порядок отсутствует.

Так, при заверении книги на бумажном носителе на титульном листе ставится отметка налогового органа, заверяющая идентификационные данные налогоплательщика, выбранный объект налогообложения, адреса и расчетные счета налогоплательщика, а также указывается номер уведомления о возможности применения упрощенной системы налогообложения. Тем самым налоговый орган подтверждает право налогоплательщика на переход к упрощенной системе. При ведении книги в электронном виде такого подтверждения у налогоплательщика не имеется. Во избежание возможных спорных моментов, по нашему мнению, налогоплательщику независимо от того, в каком виде он будет вести книгу, следует заверить в налоговом органе книгу на бумажном носителе, а в дальнейшем самостоятельно выбрать способ ее ведения.

Структура книги учета доходов и расходов.

Доходы и расходы

Основной раздел книги посвящается учету доходов и расходов. Причем поскольку налоговая база определяется нарастающим итогом, данные по доходам и расходам учитываются поквартально и нарастающим итогом до окончания налогового периода.

Организации, которые выбрали объектом налогообложения доходы

Такие организации отражают в хронологическом порядке хозяйственные операции, связанные с получением доходов. Поскольку при применении данного объекта налогообложения не имеют значения осуществленные расходы, они, следовательно, не влияют на формирование налоговой базы, и хозяйственные операции, связанные с осуществлением расходов, в налоговом учете таких организаций не отражаются.