Все ошибки условно можно разделить на четыре вида: лексические, морфологические, синтаксические и ошибки, связанные с нарушением делового этикета.

Внутри каждого вида они могут быть нормативно-стилистическими, возникающими из-за незнания литературных норм официально-делового стиля речи, и собственно стилистическими, возникающими в результате проникновения в документ языковых средств из других стилей речи.

Лексические ошибки

Основное количество ошибок в деловых бумагах и документах относится к лексическим. А всем хорошо известно, что смысловая точность речи прежде всего связана с правильным выбором слова. Назовем типичные лексические ошибки, встречающиеся в текстах документов, и обозначим пути их преодоления.

1. Неправильное использование слов и терминов

       При употреблении терминов в деловой документации необхо­димо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору-составителю документа, но и адресату. Если у автора документа возникает сомнение на этот счет, то необходимо раскрыть в тексте содержание термина.

Широкое употребление отглагольных существительных в качестве терминов в официально-деловой речи является одной из особенностей этого стиля речи.   Например, активно используются та­кие слова, как: проверка, приказ, исполнение, согласование, утвер­ждение, постановление и многие другие. Но в текстах документов не должны употребляться профессионально-жаргонные слова, па­раллельные принятым терминам, а также словам общелитератур­ного употребления, например, проработка вместо критика; зачист­ка вместо устранение, трудяги вместо трудящиеся и другие.

       Нередко в деловых бумагах используются синонимичные термины. Например, «персонал» или «кадры»; «анкета» или «вопросник». При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины синонимы, как «контракт», «договор», «соглашение», несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудо­вом договоре или контракте; в гражданском законодательстве заключают договоры, внешнеторговая сделка называется «контракт», научно-техническое бывает сотрудничество, а тарифное — соглашение.

       Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельнос­ти находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, возникают новые.

       При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый), следует учитывать, как минимум, два фактора:

— во-первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи;

— во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности.

       Для адекватного понимания текста документа очень важно употреблять слово, прочно закрепившееся в деловой письменной речи, а также использовать термины и слова с однозначным тол­кованием.

       Если же возникает сомнение в том, что термин может быть понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать определение, расшифровав его словами нейтральной лексики, или заменить этот термин на общепонятное слово.

       Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

В настоящее время в деловой язык часто попадают иностран­ные слова, обозначающие понятия, за которыми уже давно за­креплен русский эквивалент. Например, пишут: срок выполне­ния может быть пролонгирован вместо продлен; презентовать вместо представить, легитимный вместо законный, консалтинг вместо консультирование, и многие другие.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.

Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или иные расходы. Смысл предложения не ясен. Слово «лимитируются» требует замены.

Употребление в документах нескольких слов с одним и тем же значением часто затрудняет работу, особенно при обработке доку­ментов на машине. Поэтому сначала надо выбрать из двух синони­мичных одно, наиболее подходящее слово, и затем употреблять его на протяжении всего текста. В настоящее время особенно час­то параллельно употребляются следующие слова: легитимный — законный, утилитарный — прикладной, превентивный — пре­дупреждающий, репрезентативный — представительный, экст­раординарный — особенный, эксклюзивный — исключительный.

       Заимствование иностранных слов — закономерный путь обо­гащения всякого языка. Еще В. Г. Белинский писал о том, что в русскую жизнь вошло множество иностранных слов, поскольку вошло множество понятий и идей. Изобретать свои термины для выражения чужих понятий очень трудно, и этот труд редко уда­ется. Сегодня же, с приходом компьютерных технологий и но­вых экономических идей, в нашу жизнь чуть ли не каждый день проникают все новые и новые иностранные слова. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский тер­мин, обозначающий данное понятие. В процессе развития языка одни иностранные слова укореняются, закрепляются в речи, дру­гие остаются чуждыми русскому языку и забываются.

       Подведем итог сказанному об использовании иностранных слов в языке документов: употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоу­потребления. Если для обозначения предмета или понятия суще­ствует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения в документе недопустимо.

2. Плеоназм и тавтология

       Плеоназмом (от греческого pleonasmo's — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образу­ющих словосочетание:

— памятный сувенир (сувенир — подарок на память);

— передовой авангард (авангард — те, кто впереди);

— совместное сотрудничество (сотрудничество — совмест­ная работа).

       Одной из причин плеоназма является неправильное употреб­ление иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте — это неумение выразить мысль точно и лаконично. Если написано в апреле, нет необходимости добавлять месяце, когда пишем 150 руб­лей, не следует добавлять денег (или денежных средств).

       Однако оценка правильности или неправильности словоупо­требления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения прейскурант розничных цен или прейскурант местных цен, в рамках которых понятие цены кон­кретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография — описание собственной жизни), однако в определенных контек­стах употребление этого словосочетания вполне оправданно: опуб­ликовать свою (не другого человека) автобиографию. Можно указать еще на ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесное излише­ство: информационное сообщение, период времени, монументаль­ный памятник, реальная действительность и др.

       Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

       Неправильно:

— очевидна польза от использования;

— следует учитывать следующие факторы;

— данное явление полностью проявляется в условиях.

       Повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они за­трудняют восприятие фразы, поскольку привлекают к себе особое внимание, поэтому одно из однокоренных слов следует заменить.

Правильно:

— очевидна польза от применения;

— необходимо учитывать следующие факторы;

— данное явление полностью раскрывается в условиях.

3. Неразличение слов-паронимов

       Смысловая точность речи — одно из главных условий, обес­печивающих практическую, а нередко и правовую ценность де­лового текста. Неправильно выбранное слово может исказить фра­зу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошиб­кой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родствен­ные слова, различающиеся значением и сферой употребле­ния.

Например:

гарантийный (талон) — гарантированный (успех);

исполнительный (лист) — исполнительский (талант);

выборный (орган) — выборочный (материал);

методический (совет) — методичный (человек);

жилой (массив) — жилищный (фонд);

типичный (случай) — типовой (дом);

демократический (порядок) — демократичный (руководи­тель);

проводить (семинар) — производить (продукцию);

оплатить (счет) — заплатить (за проезд).

       Часто составители документов неправильно используют мно­гозначные глаголы-паронимы представить и предоставить. Рассмотрим некоторые из значений этих глаголов.

Глагол представить имеет значения:

— предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы);

— познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника);

— ходатайствовать (представить к награде). Глагол предоставить имеет значения:

— отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоста­вить комнату в гостинице, предоставить материалы к атте­стации);

— дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить дол­жность, предоставить решение вопроса коллективу);

— разрешить действовать самостоятельно (предоставить сво­боду действий).

       Итак, смешение паронимов в деловой документации является грубым нарушением норм литературной речи.

4. Ошибки в употреблении слов-синонимов

       Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением. Слова-синонимы крайне редко бывают пол­ностью тождественны. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окрас­кой. Например, синонимичные слова дефект и недостаток раз­личаются сферой своего употребления. Слово дефект обычно ис­пользуется по отношению к. техническим изделиям (дефект ма­шины, установки, конструкции), а слово недостаток относит­ся прежде всего к тому, что создано природой, или к процессам и результатам деятельности (недостатки в работе, в характере).

Сравним синонимичные глаголы построить и возвести. Гла­гол построить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о со­оружении, строительстве, постройке чего-либо: построить гараж, дом, город. Глагол возвести может употребляться только приме­нительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, сооружение, стены, монумент.

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: ... были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков. В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: высылаем ответ на Ваш запрос, а не на Ваше требование.

Таким образом, невнимание к оттенкам значений синонимов может привести к смысловой ошибке в документе.

5. Неправомерное употребление архаизмов и неологизмов

Архаизмы — это слова или словосочетания, вышедшие из употребления и потому воспринимаемые как устаревшие.

Например: архивариус, писарь, челобитная, отношение (в смыс­ле письмо), надобно, ныне и др. Архаизмы вытесняются в речи синонимичными эквивалентами. Поэтому употребление устарев­ших слов в документах недопустимо, их следует заменять совре­менными словами и оборотами.

Приведем в качестве примеров некоторые архаичные слова и обороты и их современные эквиваленты.