Данные принятых заявок на перевозки грузов заносятся в учетную карточку формы ГУ-1, которая ведется уполномоченным представителем перевозчика отдельно по каждому грузоотправителю и по каждому наименованию номенклатурной группы груза. Учетные кар­точки на перевозку грузов в универсальных контейнерах ведутся от­дельно по каждому виду контейнера. Учетная карточка подписывается перевозчиком и грузоотправителем по окончании каждых отчетных су­ток, либо суток, установленных для погрузки грузов в соответствии с принятой заявкой. При отказе грузоотправителя от подписания учетной карточки станцией составляется акт общей формы. Порядок ведения учетной карточки определяется Правилами составления учетной карточ­ки выполнения заявки на перевозку грузов железнодорожным транс­портом. При ее ведении следует обратить внимание, что поданными ва­гонами, контейнерами считаются: порожние вагоны, контейнеры, подан­ные в отчетные сутки (в том числе в порядке сдвоенной операции), кото­рые исходя из технологического времени, приведенного в правилах об­служивания железнодорожных подъездных путей, могут быть погруже­ны грузоотправителем в данные сутки; вагоны, контейнеры, оставшиеся не загруженными в предыдущие сутки; вагоны, контейнеры, поданные железной дорогой без учета возможности обеспечения грузоотправите­лями их погрузки до истечения отчетных суток, но погруженные грузо­отправителем до окончания отчетных суток. Результаты подведения ито­гов выполнения заявки уполномоченный представитель перевозчика сообщает грузоотправителю в течение 5 дней после окончания после­дних суток, предусмотренных в заявке.

Выполнение заявки в отношении грузов, перевозка которых в соот­ветствии с заявкой установлена в вагонах (контейнерах) и тоннах, про­изводится путем сопоставления итогов соответствующих граф. При этом устанавливается количество не загруженных по вине перевозчика и грузоотправителя вагонов, контейнеров, а также величина общего не­выполнения заявки в тоннах, допущенных по их вине. Величина обще­го невыполнения заявки в тоннах определяется путем умножения чис­ла незагруженных вагонов, контейнеров на величину статической на­грузки, исчисляемой путем деления количества тонн на количество вагонов, контейнеров.

По результатам проведенного учета выполнения заявки, а также при­чин ее невыполнения, заполняется часть вторая учетной карточки «От­ветственность за невыполнение принятой заявки, начисленная на: грузо­отправителя, перевозчика».

За непредъявление грузов для перевозки на указанную в заявке же­лезнодорожную станцию назначения (с учетом произведенных в заявке изменений) на грузоотправителя начисляется перевозчиком сбор, пре­дусмотренный статьей 94 Устава. По грузам, перевозка которых в соот­ветствии с заявкой установлена в вагонах и тоннах, сбор за непредъяв­ление груза для перевозки на железнодорожную станцию назначения определяется исходя из результата умножения количества непогружен­ных вагонов на величину статической нагрузки. Сумма сбора заносится в часть вторую учетной карточки.

При невыполнении заявки на перевозку грузов вследствие аварии у грузоотправителя, в результате которой было прекращено осуществле­ние основной его производственной деятельности, грузоотправителем должна быть представлена копия акта об аварии, составленная соответ­ствующими органами государственного контроля (надзора), и приложе­на к учетной карточке.

Обстоятельства, предусмотренные в статье 29 Устава, вызвавшие временное прекращение либо ограничение перевозки грузов, запреще­ние производства погрузочно-разгрузочных работ и послужившие при­чиной невыполнения принятой заявки на перевозку грузов, должны быть зафиксированы совместным актом, подписанным начальником станции отправления и руководителем организации-грузоотправителя с прило­жением к учетной карточке необходимых документов, подтверждающих указанные обстоятельства.