Подача транспортных средств под погрузку производится по заявкам грузоотправителей, представляемых в удобное для них время. Для решения этой задачи в Уставе установлены новые сокращенные сроки подачи грузоотправителями заявок, которые обус­ловлены реальным минимально необходимым временем на регулирова­ние вагонного парка на сети железных дорог для своевременного обес­печения заявок грузоотправителей перевозочными ресурсами. Установ­ленные Уставом минимальные сроки предоставления заявок на перевоз­ку грузов требуют от грузоотправителей более детальной информации об условиях и участниках перевозки, которая необходима для ускорения процесса согласования. Особенно это важно, когда перевозки осуще­ствляются на экспорт или в прямом смешанном сообщении с участием нескольких видов транспорта.

Порядок приема заявок на перевозку грузов регламентирован ста­тьей 11 Устава и Правилами приема заявок на перевозки грузов на же­лезнодорожном транспорте.

В соответствии со статьей 11 Устава для осуществления перевозки грузов железнодорожным транспортом грузоотправитель представляет перевозчику надлежащим образом оформленную и в необходимом ко­личестве экземпляров заявку на перевозку грузов. Заявки представля­ются не менее чем за десять дней до начала перевозок грузов в прямом железнодорожном сообщении и не менее, чем за пятнадцать дней до на­чала перевозок грузов в прямом и непрямом международном сообще­нии и в прямом и непрямом смешанном сообщении, а также, если пун­ктами назначения указаны порты. Заявки на перевозки грузов представ­ляются в трех экземплярах, каждый из которых подписывается грузоотп­равителем, заверяется печатью, применяемой при финансовых операциях. Неправильно оформленные заявки на перевозки грузов к рассмотрению не принимаются.

При отправлении грузов с железнодорожного пути необщего пользо­вания, не принадлежащего грузоотправителю, заявка представляется пе­ревозчику грузоотправителем после ее согласования с владельцем ука­занного железнодорожного пути. Перевозчик обязан рассмотреть пред­ставленную заявку в течение двух дней и в случае возможности осуще­ствления перевозки направить эту заявку для согласования владельцу ин­фраструктуры с отметкой о согласовании заявки. Владелец инфраструкту­ры рассматривает представленные перевозчиком заявки, в необходимых случаях согласовывает их с другими владельцами инфраструктур, орга­низациями других видов транспорта, железными дорогами иностранных государств и в срок не более чем пять дней при перевозках грузов в пря­мом железнодорожном сообщении и не более чем десять дней при пере­возках в международном и смешанном сообщении, а также, если пункта­ми назначения указаны порты, возвращает заявку перевозчику с отметкой о результате согласования. Согласованная перевозчиком и владельцем инфраструктуры заявка с отметкой о ее принятии возвращается перевоз­чиком грузоотправителю не позднее, чем за три дня до заявленного срока начала перевозки. Форма бланков заявки на перевозку грузов в вагонах и контейнерах позволяет обеспечивать автоматизированную обработку дан­ных заявки и является единой для всех грузоотправителей.

Грузоотправители представляют отдельную заявку на перевозку грузов по каждой железнодорожной станции отправления, по каждой номенкла­турной группе груза с указанием точного наименования груза, по призна­кам отправки, по признакам принадлежности вагонов, контейнеров, по ви­дам сообщений с подведением итоговых данных в целом по заявке.

В заявке на перевозку грузов указывается срок ее действия, который не должен превышать 45 дней. Порядок заполнения отдельных граф за­явки изложен в Правилах приема заявок на перевозку грузов железно­дорожным транспортом.