Исследования выявили, что все эффективные системы контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что при наличии перечисленных ниже качеств эффективность системы контроля значительно повышается:

1.Точность. Система контроля, которая дает неточную информацию, может привести к тому, что менеджеры не предпримут действий, когда должны это сделать, либо, наоборот, отреагируют на проблему, которой в реальности не существует.

2.Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием.

3.Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, т.е. внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов.

4.Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей.

5.Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводят к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

6.Разумные критерии. Если критерии контроля завышены или неприемлемы, они не способны мотивировать служащих.

7.Стратегическая направленность. Ни один менеджер не в состоянии держать на контроле все происходящее в организации. Следовательно, управленческому персоналу следует использовать механизмы контроля для наблюдения только за стратегически важными аспектами деятельности компании.

8.Акцент на исключения. Поскольку менеджеры не могут контролировать все действия, они должны применять стратегические методы контроля таким образом, чтобы они привлекали внимание только при возникновении так сказать «исключения из правила». Такая «система исключений» позволяет менеджеру обойтись «без завала» ненужной информацией о несущественных отклонениях.

9.Использование многочисленных критериев. Менеджеры, так же как и рядовые сотрудники, стремятся «хорошо выглядеть» именно по тем критериям, которые контролируются. Если менеджеры осуществляют контроль на основе какого-либо одного показателя, например прибыльности подразделения, усилия людей будут сосредоточены на том, чтобы эффективно обеспечивать выполнение только этих норм. При использовании многочисленных критериев, такой узкой ориентации можно избежать.

10.Корректирующие мероприятия. Эффективная система контроля должна не только выявлять проблему, но и обеспечить менеджеров способом ее решения. Это часто достигается с помощью специально разработанных ситуативных моделей типа ЕСЛИ-ТО. Например, ЕСЛИ доход подразделения снизился более чем на 5 %, ТО его издержки должны быть понижены соответственно.

Практическое занятие

Вопросы для обсуждения

1. Основные организационные структуры в сервисе

2. Технологии в создании организационной схемы 

3. Три этапа контроля. типы контроля

4. Три подхода к контролю

5. Основные элементы организационной структуры

6. Проектные и матричные структуры в сервисе

7. Командные структуры в сервисе

8. Технологии в создании организационных схем в сервисе

Ситуация.

Как выжить среди акул

В 2003 году семейная пара вложила 300 000 рублей в собственный бизнес – ИП «Светлана» по розничной торговле «штучным» товаром – крупы, консервы, кетчупы, приправы и пр.
Бизнес был организован на территории одного из крупных городских рынков в провинции. Товар предприниматели закупали на оптовых базах в Москве 1 раз в 2-3 месяца. 2 года бизнес шел удачно – вышли на окупаемость, начали получать достаточную прибыль. На рынке тогда конкурировали «штучным» товаром всего 6 точек, из которых 4 принадлежали ИП «Светлана».

Но в 2006 году на этот рынок выходят московские фирмы, одна из которых – крупный дистрибьютор штучного товара – Альянс-Сириус. Эта компания-конкурент быстрыми темпами наращивала мощь – окружила рынок ларьками по продаже конкурентными аналогичными товарами, выкупила 2 точки у конкурентов ИП «Светлана». Тем временем ИП «Светлана» бизнес начал приходить в упадок – меньшие выручки, переход продавцов к конкурентам на более высокую зарплату (зарплата у них начисляется в зависимости от выручки).

 Причины уменьшения выручки известны – цены, по которым торговал конкурент были на 5 процентов выше тех, по которым закупали свой товар ИП «Светлана». Продукция у конкурентов – практически идентичная. Клиентура немного разнилась. У «Альянс-Сириус» была большая доля частным покупателей, а у ИП «Светлана» - много предпринимателей ресторанного бизнеса и кафе. Однако и те вскоре стали переходить на более дешевые цены.

Сейчас у ИП «Светлана» осталась 1 точка, через которую предприниматели реализуют остатки. Через 3 месяца бизнес планируется закрыть по причине низкой рентабельности.
Вопрос: Как нужно было ИП «Светлана» конкурировать на рынке с москвичами?

Тесты для самостоятельной работы студентов

1. В менеджменте на выбор оргструктуры влияет:

1. величина штата сотрудников           

2. масштаб производственной деятельности организации

3. организационно-правовая форма   

4. размер уставного капитала

2. Матричная структура управления организацией характеризуется одновременным подчинением исполнителей двум руководителям (несколько вариантов):

1. руководителю службы управления персоналом

2. руководителю высшего звена

3. функциональному руководителю

4. руководителю проекта

3. Укажите верное определение организационной структуры предприятия:

1.формальная схема организации, по которой подразделяются, группируются и координируются рабочие задания;

2. процесс разработки или изменения полномочий структурных подразделений;

3. процесс выработки властных полномочий, связанных с децентрализацией;

3. Укажите из приведенного верное определение «департаментализация»:

1. неразрывная линия властных полномочий, связывающая верхние уровни организации с нижними и определяющую порядок их подотчетности;

2. порядок определения сколькими подчиненными может эффективно руководить тот или иной менеджер;

3. основа, на которой происходит группирование отдельных рабочих заданий для достижения целей организации;

4. При каких из приведенных тенденциях следует принимать решения в условиях централизации:

1. организации грозит кризис или существует риск банкротства;

2. подразделения компании географически расположены в отдаленных регионах;

3. внешняя ситуация сложная и неопределенная;

5. Норма, определяющая сколькими подчиненными может эффективно руководить тот или иной менеджер называется:

1. нормой управляемости;                         

2. нормой системности; 

3. нормой делегирования;                         

4. нормой полярности;

6. Определите, какое из приведенных утверждений относится к матричным организационным структурам:

1. организация, характеризуемая четким разделением труда, иерархией, наличием подробных правил и инструкций и безличностью отношений;

2. организационная схема с низкой степенью департаментализации, высокой нормой управляемости, централизацией власти в руках одного человека и низким уровнем формализации;

3. организация, состоящая из отдельных групп или команд, которые выполняют работу в компании;

4. организационная структура, подразумевающая временное назначение специалистов из различных функциональных отделов для работы над одним или несколькими проектами, которыми руководят менеджеры проектов.

7. К показателям эффективности организационной структуры управления в менеджменте относят:

1. наличие штабных структурных единиц;

2. наличие полуавтономных рабочих групп;

3. уровень оплаты труда аппарата управления;

4. развитость связей между уровнями и звеньями управления;

8. Горизонтальные связи в структуре управления организацией являются одноуровневыми и носят характер:

1. взаимного подчинения;  

2. доверия;  

3. согласования;    

4. директивы;

9. Что характеризуют линейные вертикальные связи организационной структуры?

1. наличие совместно решаемых звеньями задач

2. подчиненность и ответственность по всем вопросам

3. подчиненность в рамках определенной функции

10. Как называется процесс определения целей и выбора способов их достижения?

1. прогнозирование;     

2. предвидение;      

3. планирование;      

4. все ответы верны;

Литература: [1.2; 1.6; 2.1; 2.2]