Ни один аспект менеджмента не претерпел за последние несколько лет столько изменений, как концепция организации и организационная структура. Процесс организации заключается в формировании структуры компании. Он очень важен и служит многим целям.

- распределение работы, которую необходимо выполнить, по конкретным отделам и должностям;

- определение задач, соответствующих конкретным должностям, и меры ответственности по каждому рабочему заданию;

- координация разнообразных и разнотипных видов задач организации;

- объединение отдельных видов рабочих заданий в группы;

- создание взаимосвязи между отдельными работниками, группами и отделами;

- определение формального порядка подчиненности;

- распределение и разблокирование ресурсов организации.

В чем же суть понятия структуры организации? Организационная структура – это формальная схема, по которой делятся, группируются и координируются рабочие задания. Точно также как форму тела человека определяет его скелет, форму организации определяет его структура. Если менеджеры разрабатывают или меняют структуру организации, они участвуют в создании организационной схемы, т.е. принимают решение по поводу шести основных элементов организационной структуры: специализация рабочих заданий, департаментализация, командная цепочка, норма управляемости (измеряется максимальным количеством подчиненных у одного руководителя), централизация и децентрализация, формализация.

Специализация рабочих заданий:

Концепция специализации рабочих заданий появилась свыше 200 лет назад, когда Адам Смит задумался о разделении труда и пришел к выводу о том, что оно в значительной мере способствует повышению производительности труда. Широко известен пример одного из первых применений этой концепции – конвейер, созданный в начале ХХ века Генри Фордом. Каждый рабочий на заводе Форда должен был выполнять одну и туже, постоянно повторяющуюся, конкретную операцию. Один человек прикручивал правое переднее колесо, другой устанавливал правую переднюю дверцу, а третий – сиденье. Разбив производственный процесс на отдельные, многократно повторяющиеся стандартизованные задачи, Форд смог производить автомобили с невиданной скоростью. - каждые 10 секунд с его конвейера сходил новый автомобиль, - несмотря на то, что на его предприятии работали люди с относительно невысокой квалификацией.

Департаментализация:

Есть ли в вашем институте учебный отдел? А бухгалтерия? Если вы уже работаете, есть ли в вашей организации рекламный отдел или отделы региональных продаж? После того как рабочие задания разделены по принципу специализации. Их необходимо на какой-то основе сгруппировать, чтобы впоследствии координировать выполнение общих задач. Такое структурирование организации называется департаментализация.

Командная цепочка:

Представляет собой неразрывную линию властных полномочий, связывающую верхние уровни организации с нижними и определяющую порядок их подотчетности. Она помогает работникам понять, к кому следует обращаться при возникновении каких-либо проблем и перед кем они должны отчитываться.

Норма управляемости:

Норма управляемости определяет, сколькими подчиненными может эффективно руководить тот или иной менеджер. Почему же норма управляемости имеет такое огромное значение? Дело в том, что она во многом определяет, сколько иерархических уровней и менеджеров будет в организации. При прочих равных условиях, чем выше норма управляемости, тем эффективнее схема организации. Давайте рассмотрим пример, наглядно иллюстрирующий справедливость данного утверждения.

Предположим, у нас две компании по 4100 производственных рабочих в каждой. Как видно на рис (см. приложение ), если в одной из этих организаций унифицированная норма управляемости соответствует 4, а в другой 8, то в организации с большим показателем будет на два иерархических уровня и примерно на 800 управленческих работников меньше. Исходя из того, что менеджер в среднем получает около 40 тыс. долларов в год, организация с большей нормой управляемости будет экономить ежегодно до 32 миллионов долларов только на зарплате руководящих работников! Таким образом, очевидно, что большая норма управляемости эффективнее с экономической точки зрения.

Необходимо отметить, что в последние годы наметилась тенденция к увеличению нормы управляемости. Она согласуется со стремлением организаций к снижению затрат, сокращению накладных расходов, ускорению процесса принятия решений, обеспечению большей гибкости в работе, максимальному приближению к клиентам и широкому делегированию полномочий. Однако для того, чтобы увеличение нормы управляемости не оказывало отрицательного влияния на производительность, организациям приходится вкладывать значительные средства в обучение персонала.

Централизация и децентрализация:

В некоторых организациях менеджеры высшего звена принимают все решения, а управленцы низового уровня просто выполняют их указания. Другой крайностью являются компании. В которых принятие решений переносится все ниже и ниже по уровням управления, до тех менеджеров, которые ближе всего знакомы с сутью проблемы. Первые организации считаются компаниями с высоким уровнем централизации, а вторые с высоким уровнем децентрализации. Какие же признаки позволяют определить, куда движется компания – к усилению централизации или к повышению децентрализации?

Формализация:

Формализация определяет, насколько работы внутри организации стандартизованы и насколько повседневная деятельность работников регламентирована конкретными правилами и процедурами. Если рабочее задание высоко формализовано, то человек имеет минимальную свободу действий при выборе способа и временных рамок его выполнения.

Степень формализации может варьироваться в очень широком диапазоне как в различных организациях, так и в пределах одной компании. Так, например, в периодическом издании репортеры обычно имеют значительную свободу действий. Им могут указать, на какую тему должен быть репортаж, но они свободны в средствах поиска нового материала, вольны выбирать любой понравившийся им способ его подачи и описывать события, придерживаясь при этом минимума правил и ограничений. С другой стороны, наборщики и верстальщики. Которые будут создавать макет газетных страниц. Такой свободы не имеют. У них есть ограничения – как временные, так в объеме информации, которые стандартизуют способ их работы.