4.5.1. Все случаи обращения к Клиентам и их Представителям с целью получения информации и сведений, а также факт предоставления/непредставления запрошенной информации фиксируются в электронном виде в книге учета запрашиваемых документов сотрудниками Отдела финансового мониторинга.

Учет проведенных рабочих встреч с клиентами в целях ПОД/ФТ И ФРОМУ производится в журнале учета в электронном виде. Форма журнала и порядок его ведения, в том числе регистрации мероприятий, устанавливаются Ответственным сотрудником.

4.5.2. Сотрудники подразделений, осуществляющие взаимодействие с Клиентами, предлагают Клиентам и их Представителям заверять представляемые сведения (включая незаверенные копии документов) печатью и подписью уполномоченного лица организации (индивидуального предпринимателя) или подписью физического лица соответственно. Сотрудники Отдела финансового мониторинга имеют право самостоятельно заверять представленные Клиентами или их Представителями копии документов после их сличения с оригиналом.

4.5.3. Сотрудники Подразделений, а также иные Сотрудники, имеющие в силу должностных обязанностей доступ к информации, отнесенной к разряду конфиденциальной, в рамках взаимодействия с Клиентами обязаны соблюдать требования о ее нераспространении среди Клиентов и иных лиц в соответствии с Порядком обеспечения конфиденциальности информации настоящих Правил.

4.5.4. Порядок действий сотрудников подразделений при взаимодействии с Клиентами, в том числе обслуживаемыми с использованием технологий ДБО, в целях реализации Правил, изложен в соответствующих программах внутреннего контроля, в том числе:

- Программе идентификации Клиента, Представителя Клиента, Выгодоприобретателя и Бенефициарного владельца;

- Программе выявления операций;

- Программе организации работы по отказу от заключения договора банковского счета (вклада) с физическим или юридическим лицом, отказу в выполнении распоряжения клиента о совершении операции и расторжении договора банковского счета по инициативе Банка;

- Программе замораживания (блокирования) и приостановления операций с денежными средствами и иным имуществом.

4.6. Порядок документального фиксирования информации (документов), полученных при реализации Правил внутреннего контроля

4.6.1. Документы и сведения, полученные в ходе реализации настоящих Правил, в том числе полученные в результате первичной идентификации и последующего изучения Клиента, подлежат документальному фиксированию в соответствии с настоящим разделом.

4.6.2. Информация об операциях (сделках) Клиента фиксируется таким образом, чтобы в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки), в т.ч., сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте.

4.6.3. Анкета (досье) клиента может не оформляться при проведении банковских операций и иных сделок, в результате которых не происходит открытия банковского счета (вклада) или установления иных длящихся договорных отношений, если сведения, требуемые в соответствии со статьей 7 Закона 115-ФЗ, фиксируются иными способами, определенными правилами проведения банковских операций и иных сделок.

4.6.4. Информация о Клиенте, осуществляющем отдельные виды банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, предусмотренные Инструкцией Банка России от 16 сентября 2010 года №136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц» (далее – Инструкция № 136-И) фиксируется в Реестре операций с наличной валютой и чеками.

4.6.5. В Банке установлен следующий порядок ведения Анкет (досье) клиента:

- Анкета клиента заполняется клиентом на бумажном носителе при открытии счета и хранится в досье клиентов (за исключением операций открытия счетов, вкладов, заключения договоров с физическими лицами, когда представление клиентом Анкеты (досье) на бумажном носителе не предусмотрено. В этом случае Анкета (досье) заполняется в АБС). Сотрудник подразделения формирует Анкету (досье) клиента в АБС на основании документов и сведений, полученных в соответствии с Программой идентификации. При распечатывании Анкеты в электронном виде она может отличаться от бумажного образца, но должна содержать необходимую информацию. Распечатанная Анкета клиента заверяется подписью сотрудника, обладающего правом формирования Анкеты (досье) клиента в АБС.

4.6.6. Сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица, его постоянно действующего органа управления, иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также сведения о Выгодоприобретателях, в том числе о действии Клиента к собственной выгоде либо к выгоде третьего лица фиксируются Клиентом:

- в Анкете клиента, оформленной на бумажном носителе, заверенной подписью Клиента – физического лица, либо подписью уполномоченного лица Клиента – юридического лица;

- в Заявлении на открытие банковского счета (вклада) либо ином документе, заверенном подписью клиента – физического лица, в случае если в соответствии с установленным Банком порядком проведения операций (открытия счетов, вкладов, заключения договоров) представление Клиентом Анкеты (досье) Клиента на бумажном носителе не предусмотрено.