Любая управленческая деятельность не может обходиться без организации движения документов, без выполнения работы по созданию и оформлению соответствующих бумаг. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми актами.

Приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. №93 с 1 января 1999 г. введена в действие Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры.

Инструкцией установлена на единой основе система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования. Порядок работы с документами, содержащими секретные сведения, определяется специальными инструкциями.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные информационно-справочные документы, на остальные (процессуальные, финансовые и другие) - только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче в архив.

Ответственность за организацию и общее руководство делопроизводством возлагается на руководителей органов прокуратуры и отдельных структурных подразделений. Они обеспечивают изучение работниками требований Инструкции по делопроизводству и осуществляют контроль за ее исполнением.

Согласно правил делопроизводства документы и сведения, составляющие служебную тайну, не подлежат разглашению. С ними могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому прокурорскому работнику документов, ознакомление других лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя подразделения (органа), который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет ответственность за их защиту.

Вместе с тем следует иметь в виду, по письменному разрешению руководителя прокуратуры, структурного подразделения каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе с прекращенными уголовными делами, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по жалобам, если иное не предусмотрено законом.

Процесс прохождения документов в органах прокуратуры состоит из ряда операций, включающих поступление их в канцелярию, приема и обработки документов, предварительного ознакомления с ними, регистрации документов работника канцелярии. Затем документы рассматриваются прокурором-руководителем или иным уполномоченным на это лицом, который направляет их для исполнения и осуществляет контроль и проверку исполнения. После исполнения документов, они подлежат отправке. Исполненные документы группируются в соответствующие дела и надзорные производства.

Ведение учета документов производится путем записи их в специальные книги, карточки, надзорные производства, составления описи. Для этого ведутся книги учета: следственных дел; уголовных, гражданских и арбитражных дел; вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания; документов, отправляемых с нарочным; ценных писем, бандеролей, посылок; надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям; регистрации приказов, указаний и распоряжений; регистрации сообщений о преступлениях.

На поступающую в органы прокуратуры корреспонденцию, в зависимости от вида и содержания, заводятся алфавитные, ссылочные, корреспондентские карточки, а также карточки учета движения надзорных производств.

Кроме перечисленных работ с документами, в содержание работы по делопроизводству согласно Инструкции входит организация документооборота и учет его объема, контроль за исполнением документов, правила оформления документов и их копий, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств, учет, хранение и использование печатей и штампов.

В настоящее время для более рациональной организации документооборота все более широко используются компьютеры. Особенно это касается осуществления оперативного контроля за прохождением документов, соблюдения сроков их исполнения, а также определения степени загруженности того или иного прокурорского работника.

При ведении делопроизводства особо следует выделить порядок работы с сообщениями о преступлениях, установленный приказом Генерального прокурора РФ от 23 октября 2003 г. №45. В соответствии с Инструкцией «О порядке приема, регистрации и рассмотрения в органах прокуратуры Российской Федерации сообщений о преступлениях», утвержденной этим приказом, сообщения о преступлениях, поступившие в прокуратуру, незамедлительно докладываются в день поступления прокурору либо лицу, его замещающему, которые в зависимости от характера информации принимают решения о порядке проверки сообщения или передаче его по подследственности.

После принятия такого решения сообщение о преступлении передается в канцелярию для регистрации в книге регистрации сообщений о преступлениях и передачи исполнителю для рассмотрения.

Если сообщение о преступлении поступило в прокуратуру при личном обращении заявителя, то прокурорский работник, принявший заявление, при его регистрации в книге регистрации сообщений о преступлениях обязан выдать заявителю документ (талон-уведомление) о принятии сообщения с указанием данных о лице, его принявшем, а также даты и времени его принятия. Заявитель расписывается за получение талона-уведомителя на корешке, проставляет дату и время получения отрывного листка талона-уведомителя. Талоны-корешки остаются в канцелярии прокуратуры и хранятся при книге регистрации.

В книге регистрации сообщений о преступлениях регистрируются заявления о преступлениях, явки с повинной, рапорты прокурорских работников об обнаружении признаков преступления или о получении сообщений о преступлениях из иных источников, сообщения о преступлениях, поступившие в прокуратуру из других источников.

Ответственные за ведение книг регистрации сообщений о преступлениях должностные лица определяются распоряжением прокурора.

   §2 Организация рассмотрения и разрешения обращений и приема граждан в

Органах прокуратуры

В соответствии со ст.10 Закона о прокуратуре в органах и учреждениях прокуратуры разрешаются заявления, жалобы и иные обращения, содержащие сведения о нарушениях законов на территории Российской Федерации, поступившие от граждан России, лиц без гражданства, а также должностных и других лиц.

Порядок работы с обращениями и по приему граждан определен Инструкцией «О порядке рассмотрения и разрешения обращения и приема граждан в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации», утвержденной приказом Генерального прокурора РФ от 15.01.2003 №3.

Ответственность за своевременное и качественное разрешение обращений в органах прокуратуры возлагается на руководителей управлений и отделов Генеральной прокуратуры, прокуратур субъектов РФ, приравненных к ним военных и других специализированных прокуратуры, прокуроров городов, районов, военных, иных специализированных прокуратур.

Прием, учет, регистрация заявлений, жалоб, запросов (обращений), их формирование в надзорные производства, оформление, размножение, систематизация и хранение, а также контроль за их исполнением осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры.

В соответствии с этим порядком все заявления, жалобы и другие обращения до передачи их на рассмотрение и разрешение подлежат обязательной регистрации.

После регистрации все поступившие обращения докладываются прокурору-руководителю, который должен выполнить одно из следующих действий:

- принять к своему производству;

- поручить рассмотрение конкретному подчиненному работнику;

- передать на разрешение в нижестоящую прокуратуру;

- направить в другие органы;

- приобщить к материалам ранее поступившей жалобы или заявления.

Направление заявлений, жалоб и иных обращений прокурорам, не имеющим полномочий на их разрешение, или прокурорам, которые ранее принимали по поставленным в обращениях вопросам оспариваемые решения, а также прокурорам, действия которых обжалуются, запрещается. Также не допускается разрешение обращений по заключениям нижестоящих прокуроров, чьи действия обжалуются.

При разрешении жалоб и заявлений граждан, военнослужащих, парламентских запросов, запросов обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ и депутатов всех уровней для проверки их доводов истребуются необходимые материалы, получаются объяснения должностных и иных лиц, действия которых обжалуются. По итогам составляется заключение, а при необходимости выносится решение в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством (ст.145 УПК РФ).

При разрешении парламентских и депутатских запросов, обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, взятых на особый контроль заявлений и жалоб, связанных с изучением уголовных, гражданских, арбитражных и административных дел, материалов прокурорских проверок, в обязательном порядке составляется мотивированное заключение. Заключение утверждается одним из руководителей подразделения Генеральной прокуратуры РФ, прокуратуры субъекты РФ, приравненной к ней военной и иной специализированной прокуратуры, а также прокурором города, района, военным или иным специализированным прокурором.

Обращения могут быть оставлены без разрешения и уведомления авторов в случаях их анонимности, если по содержанию они лишены смысла или имеется решение о прекращении переписки.

Под разрешением жалобы, заявления или иного обращения понимается его удовлетворение, отклонение, разъяснение либо принятие иного решения по существу. Удовлетворенным считается жалоба, заявление, если по нему приняты меры к полному или частичному восстановлению прав и законных интересов заявителя. А повторно удовлетворенное - обращение, в котором обжалуются ответы соответствующей прокуратуры и по которому принималось решение об отказе в удовлетворении ранее поданного обращения. При этом первичное решение отменяется.

В соответствии с требованиями действующего законодательства заявления, жалобы, предложения граждан, должностных и иных лиц разрешаются в срок не позднее 30 дней со дня поступления в прокуратуру, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не установлен федеральным законом. Обращения военнослужащих и членов их семей, поступающие в Генеральную прокуратуру РФ, прокуратуры субъектов РФ, приравненные к ним военные и иные специализированные прокуратуры гарнизонов (объединений) - не позднее 7 дней со дня их поступления. Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации разрешается в срок не позднее 15 дней со дня его получения, если в самом запросе не установлен иной срок.

Срок рассмотрения и разрешения обращений исчисляется с момента их регистрации в соответствующей прокуратуре, а окончание срока - дата направления письменного ответа или устного сообщения автору с изложением принятого решения.

Данный срок разрешения обращений может быть продлен прокурором либо его заместителем с одновременным уведомлением их авторов о причинах задержки и характере принимаемых мер.

Во всех органах прокуратуры в соответствии с требованиями Генерального прокурора РФ осуществляется прием граждан, представителей государственных и общественных организаций, а также иных лиц.

В прокуратурах субъектов РФ, прокуратурах городов, районов, военных и иных специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры РФ прием граждан проводится в течение всего рабочего дня согласно графику, который должен быть вывешен в доступном для граждан месте. Порядок приема в вечернее время, выходные и праздничные дни устанавливается руководителями соответствующей прокуратуры.

Руководителями прокуратур, научных и образовательных учреждений прием населения проводится не реже одного раза в неделю. Решение по жалобам, заявлениям принимается и ответ на них дается руководителем прокуратуры (учреждения), к которому обратился заявитель на личном приеме.

Регистрация приема ведется по специальным карточкам либо в книге учета посетителей, в котором отражается также содержание ответа, если он давался в устной форме.

Все письменные обращения с личного приема после регистрации рассматриваются и разрешаются в порядке, предусмотренном для иных письменных обращений.

В органах прокуратуры не реже двух раз в год осуществляется комплексный анализ работы по рассмотрению и разрешению жалоб, заявлений и иных обращений. Результаты анализа и обобщений используются при планировании работы прокуратуры, обсуждаются на оперативных совещаниях, принимаются меры по устранению недостатков в организации работы по данному направлению деятельности прокуратуры и в целом по повышению эффективности осуществления прокуратурой своих полномочий.