В Инструкции № 148н не регламентирована форма учета для бюджетных учреждений. Движение информации об операциях в бюджетном учреждении можно представить в виде схемы:

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов приведен в приложении № 2 к Инструкции № 148н. В этом приложении первичные учетные документы бюджетного учреждения разделены на две группы:

- документы, относящиеся к классу 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД);

- документы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» ОКУД.

Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» утверждены следующими нормативными документами: Постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 г. №7, от 18.08.1998 г. №88, от 30.10.1997 г. №71а, от 28.11.1997 г. №78.

Если же бюджетное учреждение при необходимости использует неунифицированные формы первичных документов (т.е. документы, формы которых не содержатся в перечне, опубликованном в приложении № 2 к Инструкции № 148н, и не определены другими нормативными актами), необходимо, чтобы эти документы содержали обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов дан в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей дан в приложении № 3 к Инструкции № 148н. Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются финансовым органом.

С 1 января 2006г. вступил в действие приказ Минфина России от 23 сентября 2005г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Согласно п. 1 этого приказа формы регистров бюджетного учета утверждаются для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений. В приложении № 2 к этому приказу предусмотрено, что для отражения специфики бюджетного учета учреждения могут вносить дополнительные реквизиты и показатели в регистры бюджетного учета, но удаление отдельных реквизитов из регистров не допускается. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены.

Данные проверенных и принятых к учету первичных документов систематизируют по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражают накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

- журнал операций по счету «Касса»;

- журнал операций с безналичными денежными средствами;

- журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

- журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

- журнал операций расчетов по оплате труда;

- журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

- журнал по прочим операциям;

- Главная книга.

Записи в журналы операций осуществляют по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Записи могут делаться как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов, т.е. в журналах операций можно получать как аналитическую, так и синтетическую информацию. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета. Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

Содержание журналов операций в основном одинаково, в каждом должны быть дата (месяц), наименование учреждения, структурного подразделения, наименование и код по реестру получателей бюджетных средств (РПБС) главного распорядителя (распорядителя), единица измерения (ОКЕИ и ОКВ). Далее во всех журналах операций приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, остаток на начало периода, номер счета по дебету и кредиту, сумма, остаток на конец периода. В этих регистрах соответственно отражаются:

- в журнале операций № 1 по счету «Касса» – отчеты кассира (для сумм в иностранной валюте приводится запись «отражается в рублевом эквиваленте»);

- в журнале операций № 2 с безналичными денежными средствами – выписка органа казначейства, банка (для сумм в иностранной валюте производится запись «отражается в рублевом эквиваленте»);

- в журнале операций № 3 расчетов с подотчетными лицами – авансовые отчеты, расходный ордер, приходный ордер, фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

- в журнале операций № 4 расчетов с поставщиками и подрядчиками – поручение на перечисление денежных средств, товарно-транспортная накладная на получение материальных ценностей, счет на оплату выполненных работ, оказанных услуг, в графе «Наименование показателя» указывается наименование поставщика, подрядчика;

- в журнале операций № 5 расчетов с дебиторами по доходам – первичный документ по начислению и поступлению доходов, в графе «Наименование показателя» указывается наименование дебитора;

- в журнале операций № 6 – свод расчетно-платежных ведомостей по начислению заработной платы с приложенными к ним: табелями использования рабочего времени, выписками из приказов о зачислениях, увольнениях, перемещениях, отпусках (для штатных сотрудников); договоры и акты выполненных работ (для внештатных сотрудников), наименование показателя (начисленная зарплата, начисления на зарплату, удержания из зарплаты);

- в журнале операции № 7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов – акт о списании (выбытии), накладная на перемещение, наименование показателя (фамилия, имя, отчество материально ответственного лица);

- в журнале операций № 8 по прочим операциям – наименование документа, наименование показателя, содержание операций, которые не проходили по журналам операций с № 1 по № 7.

На практике журналы операций детализируются (например, журнал операций №8 разбивается на отдельные виды операций) и вводятся дополнительные журналы операций (например, для счетов 5 раздела). 

По окончании месяца данные оборотов по счетам из журналов операций переносят в Главную книгу.

Отдельную группу документов составляют первичные документы и учетные регистры по исполнению бюджета (например, выписка с лицевого счета, заявка на кассовый расход, казначейское уведомление и многие другие). При взаимодействии бюджетных учреждений с ОФК в процессе исполнении бюджета используется система электронного документооборота. Порядок прохождения документов по этой системе регламентируется ОФК.

Требования к хранению документов определены статьей 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Так, организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Конкретные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000г.). Рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после того года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Тема 4. Бюджетный учет и отчетность в финансовых органах и органах Федерального казначейства

1.Организация бюджетного учета и отчетности в финансовых органах

2. Вопросы организации бюджетного учета и отчетности в органах казначейства