| Документы имеют официально-деловой стиль изложения |
В общем случае, выделяют следующие подстили официально-делового стиля:
-законодательный – стиль многих государственных документов, исходящих от законодательных и исполнительных государственных органов. Для лексики этого подстиля характерно большое количество общественно-политических, юридических, экономических терминов и выражений;
-административно-канцелярский – стиль документов, в частности стиль делопроизводства;
-подстиль судопроизводства. Для него характерно использование юридической лексики и фразеологии, а также других специфичных выражений («взять подписку о невыезде», «приобщить к делу»);
-подстиль делового общения – общение на коммерческие, финансовые и другие темы, связанные с экономикой и предпринимательством. В этом подстиле много экономической, коммерческой лексики и фразеологии («расчетный счет», «баланс», «отчет», «налог», «прибыль», «поставка товара»);
-дипломатический – стиль переписки между государствами и текстов межгосударственных и межправительственных документов; стиль речи на международных совещаниях и дипломатических приемах. Для этого подстиля характерно использование специфичной лексики и фразеологии (саммит, персона нон грата, политическое убежище).
Официально-деловой стиль, используемый в управлении организациями, представляет собой, по приведенной выше классификации, сочетание административно-канцелярского и подстиля делового общения. Он используется при регламентации и координации действий в системе управления, общении с внешними организациями – партнерами по бизнесу, вышестоящими организациями, государственными органами и учреждениями, общественными организациями.
Виды текстов, в которых используется официально-деловой стиль изложения информации приведены в табл. №
Таблица № - Примеры использования письменных и устных официально-деловых текстов в практике управления организациями
| Письменные административные тексты | Устные административные тексты |
| Устав организации; контракты; договоры; приказы; распоряжения; должностные инструкции работников; положения о подразделениях; распорядок рабочего дня; акты; отчеты; коммерческие письма и др. | Выступления и доклады на собраниях, заседаниях, совещаниях; телефонные переговоры; деловые беседы; переговоры; выступления-презентации; речи на официальных приемах и др. |
Официально-деловой стиль изложения информации имеет ряд отличительных особенностей.
1.Нейтральность изложения информации. Это обеспечивается тем, что мысли излагаются сухо, отстраненно от личного отношения к проблеме, отсутствуют образные и эмоционально окрашенные выражения, не несущие четкой смысловой нагрузки.
Для обеспечения нейтрального тона изложения используются:
- безличные формулировки - «установлено», «выявлено», «рассмотрено», «разрешено», «предложено» и т.п.;
- канцеляризмы и штампы – «заслушать доклад», «огласить решение», «внести предложение», «довести до сведения», «иметь место», «ставить вопрос», «выразить несогласие» и др.
В результате язык становится сухим и обезличенным, но при этом не отвлекается внимание пользователя информации на не относящиеся к делу моменты. Кроме того, важным является отсутствие оценочности суждений, беспристрастная констатация фактов, что позволяет нейтрализовать субъективное отношение к излагаемому вопросу.
2.Устойчивость языковых конструкций. Это означает, что при изложении информации часто используются устойчивые (шаблонные, стандартизированные) словосочетания. Широкое использование в практике управления стандартных фраз и словосочетаний объясняется тем, что в любом виде и отрасли деятельности, на любом рабочем месте выполняются периодически или циклично повторяющиеся трудовые операции. Выполняя свою постоянную работу сотрудники, взаимодействующие в ходе ее выполнения, обмениваются устоявшимися стандартными фразами, не требующими многословных пояснений. К таким устоявшимся словосочетаниям административного языка относятся, например, «погасить задолженность», «вступать в законную силу», «издать приказ», «предварительные расчеты», «возложить контроль» и др. Использование готовых фраз и словосочетаний полезно с той точки зрения, что это упрощает изложение, делает его более «стандартным», формализованным.
Сухость и даже некоторая неблагозвучность официально-делового языка имеет и положительные стороны. Например, использование стандартных фраз сокращает время, необходимое для формулирования передаваемых идей и мыслей, облегчает понимание тем, кому адресована информация при условии, что они привыкли к подобному изложению, и обращают внимание на смысл, а не на красоту и цветистость формулировок.
3.Насыщенность документов специальной терминологией. Это главное отличие письменной деловой коммуникации от других видов коммуникации, например, от межличностного бытового общения, в котором обычно не используется специальная профессиональная терминология.
В текстах управленческих документов широко употребляются слова специального назначения – термины.
Термины – слова, которые являются точным обозначением определенных понятий какой-либо специальной области науки или практической деятельности (искусства, общественной жизни и т.п.)
Термины, используемые в управлении организацией, можно подразделить на общие и специфические (узко профессиональные). К общим относятся термины, характеризующие управление вообще. Например, в какой бы сфере не работала организация, в процессе управления используются термины «руководитель», «приказ», «отчет», «должность» и др.
К специфическим узко-профессиональным терминам относятся слова и выражения, используемые людьми одной профессии. Их также называют профессионализмами. В каждой отрасли экономики существуют свои специальные термины, отражающие специфику деятельности и характерные только для нее. Во внутриотраслевой документации эти термины употребляются без объяснения их значения и дополнительного толкования. Обычно терминология, используемая в текстах документов, понятна сотрудникам, работающим в данной отрасли, и соответствует системе терминов, нормативно закрепленной в терминологических стандартах, классификаторах, словарях. Кроме того, в устной речи, используются профессионализмы, не относящиеся к официально признанным терминам и не входящие в систему литературного языка. Например, «платежка», «нал», «безнал», «оптовик». В документах такие профессионализмы не используются.
Использование большого количества уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов. Особенно это свойственно для таких документов как контракт, договор, устав.
Наличие слишком длинных, утяжеленных вводными предложениями, фраз необходимо для однозначного понимания текста документа, исключения различного рода толкований. Кроме того, лексика управленческих документов во многом определяется законодательными и нормативными актами органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления. Поэтому во многих случаях при изложении информации используются многочисленные ссылки на нормативные акты. Это практически всегда делает предложения слишком длинными и несколько тяжелыми для восприятия. Но такое построение текста оправдано тем, что оно позволяет усилить обоснованность утверждений, обратить внимание на законодательную базу принимаемых решений.
Ясность и сжатость текста документа. В целом текст документа должен быть ясным, точным и, по возможности, лаконичным. Краткость, сжатость изложения текста документа обеспечивается исключением не относящихся к делу подробностей и выражений субъективного отношения создателя документа к вопросу, а также использованием стереотипных формулировок.
Еще одной характерной чертой официально-делового стиля является использование сложных терминов, составленных из двух или более слов. Например, в практике управления предприятиями и организациями часто используются слова «работодатель», «материально-технический», «административно-хозяйственный», «ремонтно-эксплуатационный» и др. Большинство таких сложных терминов прочно вошли в практику управления и используются не только в устной, но и письменной коммуникации.
| Официально-деловой стиль создает серьезный настрой, сигнализирует о важности информации |
Среди функций языка, к которым в общем случае относятся общение, сообщение и воздействие для официально-делового стиля важнейшей является последнее, то есть воздействие. Существует много видов официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям.
Приказ, деловое письмо, заявление — все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь, прежде всего, должна быть ясной, убедительной и точной. Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.
Точность понимания текста документа во многом зависит от правильного употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, в том числе, правил употребления предлогов с учетом специфики деловой речи.
Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, неоправданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки. С другой стороны, стремление к краткости может привести к тому, что мысль окажется недосказанной и непонятой читателем. Поэтому необходимо стремиться к установлению оптимальных размеров предложения или текста в целом, позволяющих наиболее удачно передать смысл послания.
В тексте документа должны быть соблюдены также нормы литературного языка. Не рекомендуется использовать диалектные, разговорные, устаревшие слова и слова профессионального жаргона. Следует также употреблять слова, однозначно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований.
Употребление в тексте документа словосочетаний, состоящих из глагола и отглагольного существительного, позволяет создать два различных вида словосочетаний:
- словосочетания, в которых глагол несет дополнительную информацию о действии, выраженном отглагольным существительным. Такие словосочетания вполне допустимы, например: "обеспечить ввод в действие", т.е. провести организационные мероприятия, необходимые для ввода объекта в действие;
- словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола, например: «провести анализ» («проанализировать»), «оказать влияние» («повлиять»), «провести сбор» («собрать») и т.д. В таких случаях вместо сочетания глагола и отглагольного существительного лучше употреблять только соответствующий глагол, то есть, « проанализировать», « повлиять», «собрать».
В текстах документов употребляется довольно большое число сокращений, которые можно подразделить на: лексические и графические.
Лексические сокращения представляют собой аббревиатуры, то есть сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов. Например, в деловом общении распространены такие аббревиатуры как ОАО (открытое акционерной общество), ГК (гражданский кодекс), ГОСТ (государственный стандарт) и др. Лексические сокращения используются в деловом общении как самостоятельные слова.
Графические сокращения представляют собой сокращенные обозначения слов. Например, тыс.руб. (тысяча рублей), кв. м. (квадратный метр), гр-н (гражданин) и другие. В отличие от лексических сокращений графические сокращения самостоятельными словами не являются. Они используются только в письменной форме, а при чтении сокращенные слова произносятся полностью.
Используя сокращения в деловой переписке следует помнить, что они должны быть понятны адресату. Поэтому в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "использование унифицированной системы документации (УСД)".
Обобщая требования к языку и стилю документа можно сказать, что при его создании должны быть соблюдены следующие условия: точность, ясность изложения, не допускающая возможности различных толкований; стереотипность изложения, стандартность формулировок; краткость, сжатость изложения.
Структура, стиль и оформление делового письма
По структуре письма можно подразделить на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
| Большинство деловых писем имеют строго определенный вид и характер |
Регламентация структуры официальных писем в большинстве случаев является результатом многолетней практики деловой переписки. Однако не стоит считать накопившийся в этой области опыт бюрократией, от которой обязательно следует избавляться. Напротив, стандартизация переписки, имеет положительные результаты. Например, в случае использования в однотипных ситуациях стандартных посланий сокращается время на составление текста письма отправителем, на чтение и понимание получателем.
Очень часто обмен знаниями подрывается на начальном этапе. Недостаточное умение изложить информацию в письменной форме может разрушить процесс, сделав информацию сложной для понимания, увеличив время, необходимое для осознания того, что сказано.
Большинство менеджеров считают, что они хорошо умеют выражать мысли в письменной форме, однако часто весь их опыт заключается в написании длинных формальных отчетов. В быстро меняющемся бизнесе нужно другое. Компания Toyota, например, зависит в большей степени от письменных коммуникаций в процессе разработки продукта. Однако она не страдает от массива бумажной работы, с которой мы ассоциируем бюрократию. В большинстве случаев инженеры пишут короткие, строгие отчеты на одной стороне листа А4. Все отчеты созданы по общему шаблону, поэтому каждый знает, где найти определенные проблемы, ответственного инженера или подразделение, результаты анализа и рекомендации. Стандартный формат также помогает инженерам убедиться, что они осветили важные аспекты. Результатом является четкое заявление проблемы и ее решений, которые доступны не только участникам данного проекта, но и их коллегам из других подразделений.
Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии.- М.: Вершина, 2006. -416 с. с.167-168.
Нерегламентированные письма используются в деловой переписке реже, чем регламентированные. Они имеют более свободную форму структуру и стиль изложения. Как правило, нерегламентированные письма пишутся в ситуациях отличных от типовых, стандартных. С этим и связана потребность дополнительных разъяснений, использования более выразительных речевых средств. Тем не менее, в таких письмах тоже используются традиционные языковые формулы. Примером нерегламентированных писем может служить: рекламное письмо, пресс-релиз, пакет предложений.
При составлении делового письма важно придерживаться следующего правила. Письмо должно быть построено в следующей логической последовательности: вызвать внимание, вызвать интерес, изложить суть, сформулировать желаемое действие.
Особенно важно помнить это правило при подготовке нерегламентированного делового письма. Именно в таких письмах у автора есть возможность выбора структуры построения текста и стиля изложения, а, следовательно, есть возможность ошибки. В регламентированных письмах, форма и текст, которых уже отработан, ошибки менее вероятны.
К деловому письму предъявляются следующие общие требования.
Деловое письмо:
-должно быть кратким, конкретным, логичным, однозначным, не допускающим разное толкование изложенного;
-пишется в официальном стиле и нейтральном тоне, без эмоциональных фраз и высказываний;
- должно иметь убедительную аргументацию;
-не должно иметь орфографических и синтаксических ошибок.
Письмо должно содержать заголовок в виде разъяснения того, какому вопросу оно посвящено. Например, «О поставке оборудования», «О повышении квалификации инженеров технической службы» и т.п. Это необходимо для ускорения работы с входящими документами организации-адресата, в котором, в действительности, заинтересованы обе стороны – и организация-отправитель и адресат. Если заголовок не сформулирован, то для того, чтобы понять. о чем письмо, какому должностному лицу его нужно передать для ответа и исполнения, может потребоваться много времени. Кроме того, есть вероятность ошибки, если человек, работающий с входящей в организацию корреспонденцией не поймет, о чем идет речь в письме. В таком случае также происходит задержка во времени, пока письмо передается из отдела в отдел в поисках настоящего адресата. Есть даже вероятность того, что письмо будет потеряно.
Таблица № -Традиционные языковые формулы официально-деловой переписки
| Языковые формулы | Пример устойчивого языкового оборота |
| Выражающие мотив создания делового письма | «В подтверждение нашей договоренности…» «В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…» «В ответ на Ваш запрос сообщаем…» «Согласно постановлению Правительства…» «На основании изданного приказа…» «В порядке оказания помощи прошу Вас…» |
| Формулирующие причину обращения к адресату | «В связи с финансовыми трудностями…» «Ввиду задержки получения груза…» «В связи с нарушением срока поставки…» «Учитывая увеличение спроса на продукцию…» «Ввиду особых обстоятельств…» «В связи с завершением работ по…» |
| Цель создания документа | «В целях обмена опытом направляем…» «В целях увеличения товарооборота…» «В целях упорядоченья работы структурных «подразделений организации…» «В целях расширения сотрудничества…» «Во исполнение постановления…» «Во избежание конфликтных ситуаций…» «Для согласования спорных вопросов…» «С целью ознакомления… просим…» |
| Просьба, | «Прошу рассмотреть…» «Прошу изыскать возможность…» «Убедительно прошу решить вопрос о…» «Обращаемся к вам с просьбой…» «Просим…» |
| Требование, | «Настаиваем на выполнении договоренности…» «Требуем решения…» «Требуем представить …» |
| Распоряжение, приказ | «Назначить на должность…» «Обязать должностные лица, ответственные за…» |
| Напоминание, предупреждение | «Напоминаем вам, что срок соглашения истекает…» «Уведомляем вас, что…» «Считаем необходимым напомнить…» «Организация оставляет за собой право…» |
| Предложение | «Предлагаем вам…» «В ответ на ваш запрос предлагаем вам» |
| Отказ от предложения | «К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным…» «В настоящее время организация не располагает возможностью…» «Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как…» «Организация не может представить информацию о …» Выше распоряжение не может быть выполнено в установленные сроки по следующим причинам…» «Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание не может быть выполнено в связи…» |
| Сообщение, уведомление | «Доводим до вашего сведения, что…» «Сообщаем что…» «Извещаем вас о том, что…» «Ставим вас в известность…» «Докладываю о…» «Организация извещает о…» |
| Обещание, гарантия | «Организация гарантирует…» «Гарантируем вам…» «Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки…» |
При подготовке делового письма следует помнить о важности правильной композиции его содержания, то есть выстраивании структуры его текста.
Композиция текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей (аспектов)
Структура делового письма зависит от объема и сложности информации, которую отправитель хочет донести до получателя. Наиболее рациональной считается простая структура текста, состоящая из одной-двух частей: вступления и заключения. При этом во вступлении излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, а во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения.
При необходимости изложить в письме сложную для восприятия, или спорную информацию, письмо можно структурировать по принципу: вступление, основная часть (доказательство), заключение. В таком случае во вступлении также приводится причина возникновения вопроса, или его краткая история. В основной части излагаются существо вопроса, доводы, доказательства, факты. В заключении письма так же, как и в первом случае формулируется предложение или просьба. (См. приложение 3).
Описанная структура характерна для традиционного, принятого в российских организациях делового письма. Она не является строго заданной и неизменной, но создавая иную композицию документа, следует помнить о том, чтобы иная - оригинальная структура была логичной, а текст кратким, но в то же время конкретным и понятным получателю.
При любой композиции делового письма оно должно содержать введение (вступление). Как правило, во введении объясняется мотив, причина, цель письма. То есть, для чего, почему, с какой целью оно написано. При этом могут использоваться традиционные языковые формулы – устойчивые словосочетания, которые помогают автору формулировать мысли, выражаясь официально-деловым языком. (табл №).
В основном тексте письма также могут использоваться языковые формулы, основой которых выступают глаголы действия (табл
При написании текста письма следует делить его на абзацы, а большой текст (более двух страниц) имеет смысл разделить на разделы, чтобы облегчить восприятие содержания читателем. В общем случае, большие тексты писать не рекомендуется.
Текст письма пишется от первого лица множественного числа («извещаем», «напоминаем», «просим», «направляем»).
Таблица № -Типы речевых действия письменного делового общения
| Смысловой аспект сообщения | Глагольная конструкция |
| Сообщение | Сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем, доводим до Вашего сведения, обращаемся к Вам в связи… |
| Предложение | Предлагаем, представляем Вам, направляем вам предложение (о, относительно) |
| Просьба, требование | Прошу, просим, настаиваем, настоятельно рекомендуем, требуем |
| Приказ, распоряжение | Приказываю, постановляю |
| Подтверждение, заявление | Подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем |
| Обещание | Заверяем, обязуемся, гарантируем |
| Напоминание, предупреждение | Напоминаем, обращаем Ваше внимание |
| Отказ | Вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить вашу просьбу |
| Выражение отношения | Благодарим, выражаем признательность, с сожалением сообщаем, приносим извинения, желаем успехов, выражаем соболезнование |
При оформлении делового письма также должен соблюдаться ряд требований. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.
Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты. Как правило, реквизиты указаны на бланке организации.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 441.
