Повестка дня определяет не только какие вопросы будут обсуждаться на совещании, но и в какой последовательности. Наиболее целесообразным считается размещение вопросов по степени их приоритетности и важности. Хотя существует и другая точка зрения. Так, психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой. Поэтому успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

Повестка дня формулируется максимально конкретно. В ее состав включается перечисление тем докладов, содокладов, сообщений по каждому вопросу с указанием Ф.И.О. и должностей выступающих.

Повестка дня согласовывается с выступающими работниками и утверждается руководителем, отвечающим за проведение совещания.

Следующим этапом в подготовке делового совещания является определение состава его участников.

Определение состава участников обуславливается целью и задачами совещания. Если совещание носит проблемный характер, то есть имеет целью найти оптимальный вариант решения какой-то задачи, то приглашать на него следует только работников, компетентных в данном вопросе. Кроме того, могут быть приглашены работники, которые будут исполнять принятое решение. Приглашение других работников, пусть даже и занимающих важные должности в организации нецелесообразно, так как они не смогут квалифицированно обсуждать поставленный вопрос. Напротив, они могут увлекать дискуссию в неожиданную сторону и отвлекать участников совещания посторонними вопросами.

Если целью совещания является доведение до сотрудников информации, то на него приглашаются все, кому эта информация предназначена.

Если совещание носит инструктивный характер, то состав его участников определяется потребностью довести руководящие указания и инструкции до руководителей нижестоящих уровней управления и исполнителей.

 Следует помнить, что в любом случае число участников должно быть минимально-необходимым.

Важным моментом подготовки совещания является определение даты, времени его начала и ориентировочной длительности.

Эффективность совещания напрямую зависит от степени активного участия работников в обсуждении поставленного вопроса, подготовки необходимой информации и обеспечении ею всех участников обсуждения. Поэтому нецелесообразно собирать проблемное совещание неожиданно для его участников, не давая им времени на осмысление проблемы.

 Исключением является совещание по оперативным вопросам, по внезапно возникшим острым проблемам, в том числе по проблемам устранения чрезвычайных ситуаций. Вопросы, требующие быстрого решения, допускают оперативное приглашение работников на совещание.

Информационные и инструктивные совещания также не требуют длительной подготовки участников, поэтому могут назначаться в короткие сроки.

Таким образом, при назначении даты проведения совещания следует учитывать характер вопросов, выносимых на обсуждение и сложившуюся ситуацию. В общем случае даты проблемных совещаний назначаются с учетом времени, необходимого для подготовки участников, на что может понадобиться несколько дней или даже недель. Информационные и инструктивные совещания могут назначаться в короткие сроки, в том числе в течение одного рабочего дня.

Наилучшим днем для проведения совещания считается середина рабочей недели, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Оперативные совещания, как правило, собираются в определенный день недели. Чаще всего в ее начале.

Для того, чтобы не заставлять работников несколько раз переключаться с одного вида деятельности на другой, что неизбежно снижает их производительность труда, лучше назначать совещания в начале, в конце рабочего дня или после обеденного перерыва. При выборе времени стоит учитывать, что наиболее сложные вопросы, требующие умственных усилий и сосредоточения внимания легче решаются в начале рабочего дня.

При подготовке совещания необходимо также определить его планируемую продолжительность. Это позволит работникам рационально использовать оставшуюся часть рабочего дня.

Подготовка доклада и проекта решения совещания. Это большой объем работы, который включает в себя предварительную проработку вопроса, который выносится на совещание. Специалист, готовящий доклад, собирает информацию, представляет ее в доступном для понимания виде - формулирует проблему, анализирует факты, приводит аргументы «за» и «против», готовит визуальное сопровождение доклада - фото, видео, презентацию и др. При этом, докладчик должен дать объективную информацию, рассмотреть разные точки зрения на решение проблемы, а в заключение привести свое мнение по изученному вопросу.

В некоторых случаях, особенно если проблема, выносимая на совещание, является достаточно сложной, доклад может быть разослан участникам заранее в письменном виде. Это позволяет будущим участникам совещания сформировать свою точку зрения, подготовить вопросы и предложения. В таком случае доклад в полном объеме на совещании не зачитывается. Докладчик делает краткое вступление для того, чтобы начать обсуждение и переходит к ответам на вопросы и дискуссии. Следует заметить, что активность участников обсуждения в таких случаях выше, так как они уже вошли в курс дела и готовы к принятию решения.

Особенно широко ранняя рассылка материалов используется при подготовке инструктивного совещания. Это делается для того, чтобы участники приходили на совещание уже ознакомившись с информацией и можно было сразу перейти к обсуждению особенно сложных вопросов.

Проект решения совещания также готовится заранее. Это связано с тем, что решение должно быть сформулировано четко и однозначно. Оно не должно противоречить действующему законодательству и внутренним регламентирующим документам организации. Должно быть обоснованным с разных точек зрения. В процессе совещания, в присутствии множества людей, трудно обеспечить точность и тщательность формулировок. Поэтому лучше заранее подготовить «черновик» решения. Его рабочий вариант может содержать несколько вариантов принимаемого решения, или пустые строки в местах спорных формулировок. В большинстве случаев проект продолжает дорабатываться уже после окончания совещания, когда приняты принципиальные решения по обсуждаемому вопросу.

Подготовка участников совещания заключается в том, чтобы оповестить их о планируемом совещании, заранее ознакомить с повесткой дня и с материалами, которые касаются обсуждаемых на совещании вопросов.

Подготовка помещения и оргтехники. Помещение, в котором проводятся совещания, должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, и оргтехнику.

Перечисленные действия по подготовке совещаний выполняются специально назначенными работниками. В самом простом случае, при небольшом количестве участников совещания, подготовка совещания может быть возложена на секретаря или помощника руководителя. При организации масштабных совещаний по сложным вопросам с большим количеством участников может быть создана рабочая группа, которая должна подготовить повестку дня, проект решения совещания, провести предварительные краткие совещания в подразделениях, обеспечить техническую подготовку и размножение необходимых для работы материалов.

 Одиннадцать вопросов организатору совещания

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Чем и как можно заменить совещание?

3. Должен ли я лично проводить совещание?

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

5. Что сделать чтобы сократить число участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано время или следует перенести совещание?

7. Закрыто ли помещение для посторонних?

8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из сотрудников должен непременно в этом участвовать?

11. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?