Порядок проведения собраний регламентируется уставом соответствующей организации. В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц. Порядок их проведения обычно не закреплен регламентирующим документом.
Деловые совещания занимают значительную часть рабочего времени руководителей и специалистов. В них одновременно участвует множество (иногда десятки, а то и сотни) работников. Все они во время совещания заняты решением одного и того же вопроса и, в то же время, оторваны от выполнения своей основной текущей работы, в связи с чем совещания являются чрезвычайно затратным видом деятельности, ведь рабочее время стоит организации немалых денег. Поэтому очень важно, чтобы затраты рабочего времени были результативными, то есть в ходе совещаний должны приниматься обоснованные и взвешенные управленческие решения. Неконкретные решения, или решения, которые нельзя реализовать на практике не могут окупить затрат на совещание.
Несмотря на высокие затраты совещания являются необходимым видом управленческой деятельности. Они имеют определенные преимущества перед другими формами принятия решений. К числу преимуществ относится то, что в ходе совещания:
- используются знания и опыт множества работников организации;
-принимается во внимание различная информация, реализуется взгляд на проблему с разных сторон;
- проявляется разнообразие возможных подходов к принятию решений;
- в ходе коллективной работы повышается вовлеченность сотрудников в процесс управления организацией, что повышает их мотивированность и ответственность.
В то же время следует отметить возможные трудности в организации и проведении деловых совещаний. К их числу можно отнести:
-подготовка и проведение совещаний требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств;
-коллективная работа иногда создает ощущение «размытой» ответственности, когда за результат отвечают все и в то же время никто конкретно.
Несмотря на отмеченные трудности, такой вид коллективной работы как совещания широко используется в практике управленческой деятельности.
Деловые совещания можно классифицировать следующим основным признакам.
1. По назначению:
· вырабатывающие и принимающие решения;
· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
· подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку полученным результатам;
2. По периодичности проведения:
· разовые;
· регулярные
· периодические.
3.По количеству участников:
· узкий состав ( 5-7 человек);
· расширенный состав (8-20 человек);
· Представительные совещания (более 20 человек).
3. По степени стабильности состава участников:
· совещания с определенным составом работников;
· совещания с участниками, приглашенными в соответствие с повесткой дня.
Классификация совещаний
4. По содержанию работы совещания можно выделить:
· проблемные;
· информационные;
· оперативные (диспетчерские) совещания.
Проблемное совещание призвано найти ответ на поставленный вопрос, решить проблему.
Инструктивное совещание организуется для того, чтобы в его ходе довести до сотрудников определенную информацию, дать им необходимые для дела указания и рекомендации. Такое совещание собирается в случае, когда, например, нужно срочно довести до работников новые методические или инструктивные материалы, причем эти материалы касаются многих работников, время на освоение новых методов работы ограничено, а информация достаточно сложная и обширная по объему, что может создавать сложности в ее восприятии. В этом случае целесообразно дать разъяснения на совещании.
Оперативное (диспетчерское) совещание собирается для оценки сложившейся ситуации и решения текущих вопросов работы. В ходе совещания руководители подразделений докладывают руководителю о состоянии дел в своей зоне ответственности. Таким образом, руководитель получает оперативную информацию о работе организации. Как правило, в таких совещаниях принимают участие руководители ключевых подразделений, от которых напрямую зависят результаты работы. Если это промышленное предприятие, то в оперативном совещании участвуют руководители цехов, служб снабжения, сбыта продукции и некоторые другие. То есть уделяется внимание ключевым процессам, прежде всего, снабжению производства сырьем и материалами, непосредственно производству продукции и отгрузке продукции потребителям. Если организация работает в сфере торговли, то для нее ключевыми, как правило, являются поставка товара, его хранение и продажи. В других сферах деятельности в организациях также есть ключевые процессы и подразделения, которые требуют постоянного внимания руководителей и возможности оперативно реагировать на отклонения.
Таким образом, оперативное совещание призвано решать текущие вопросы, согласовывать деятельность подразделений и координировать действия работников.
Таблица № Соотношение видов совещаний по цели, времени и составу участников
| Цель совещания | Периодич-ность проведения | Количество участников | Состав участников (стабильный/ изменяющийся) | |
| Проблемное | Найти оптимальное решение обсуждаемого вопроса | По мере необходимости | Зависит от решаемого вопроса. Приглашаются все, кто компетентен в этом вопросе | Изменяющийся в зависимости от решаемой проблемы |
| Инструк-тивное | Довести до сотрудников информацию, указания, рекомендации | Разовые или периодичес-кие | Приглашаются все, кого касается новая информация | Изменяющийся в зависимости от содержания информации |
| Оператив-ное (диспетчерс-кое) | Согласовывать деятельность подразделений, решать текущие вопросы, координировать действия работников | Регулярные | Руководители ключевых процессов и подразделений организации | Стабильный, но, при необходимости, приглашаются дополнительные участники |
Помимо своего прямого назначения рационально организованные деловые совещания выполняют также учебно-воспитательную функцию. Дело в том, что на совещаниях работники организации получают множество информации, участвуют в анализе ситуации, учатся мыслить масштабами всей организации, а не только своего подразделения, учитывать ближайшие и отдаленные последствия принимаемых решений. Таким образом, они повышают уровень своего профессионализма и получают ценный опыт принятия управленческих решений.
Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды
· диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча слушают, получая часто нагоняй от шефа);
· автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает ответы на них);
· сегрегативные (когда планируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных);
· дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);
· свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).
Автор Кузин Ф.А. НазваниеКультура делового общения Год издания2000
Подготовка деловых совещаний
| Совещания требуют тщательной подготовки |
· «А вдруг возникнут вопросы, на которые только этот работник сможет ответить? Ведь это касается его сферы деятельности! Тогда пусть присутствуют на совещании все работники, которые хотя бы отдаленно могут иметь отношение к обсуждаемой проблеме» – решает руководитель;
· «А вдруг в ходе обсуждения выявятся проблемы и неувязки в работе подразделений? Поэтому нужно- думает руководитель - чтобы на совещании присутствовали начальники всех подразделений независимо от того, касается обсуждаемый вопрос их подразделения, или нет»;
· «А вдруг выяснятся неожиданные вопросы в работе, которые надо будет с ходу решать? Так пусть «под рукой» будет как можно больше работников» - перестраховывается руководитель.
Все эти и некоторые другие «вдруг» имеют следствием многочисленные собрания по любому поводу, надолго отрывающие людей от текущей работы. Эффективность совещаний на практике может также уменьшаться по следующим причинам:
-недостаточно четко формулируется цель совещания и не обосновывается необходимость его проведения;
- участники совещания не относятся должным образом к своим обязанностям;
- руководитель безапелляционно излагает свою точку зрения, мешая тем самым высказывать свое мнение другим участникам совещания;
- не выдерживаются регламент и направленность дискуссии, что ведет к затягиванию совещания и отвлечения внимания на посторонние темы.
Исправить подобные недостатки в работе деловых совещаний может их предварительная рациональная организация. Совещания требуют тщательной подготовки. Их организация включает в себя целый ряд действий:
· Принятие решения о проведении совещания;
· Определение задач и тематики совещания;
· Формирование повестки дня;
· Определение состава участников;
· Определение даты, времени начала и ориентировочной длительности совещания;
· Подготовка доклада и проекта решения совещания;
· Предварительная подготовка состава участников к совещанию;
· Подготовка помещения и оргтехники.
Следует, однако, заметить, что перечисленные действия по подготовке относятся в основном к проблемному и инструктивному совещанию. Оперативные совещания не требуют столь долгой и тщательной подготовки, поскольку не нужно каждый раз принимать решение о необходимости их проведения – это уже решено заранее и в организации установлен день их проведения. Также заранее определены тематика, задачи, состав участников, место проведения. Подготовка участников совещания обычно сводится к сбору и предварительному анализу результатов текущей работы возглавляемого подразделения.
Рассмотрим более подробно вопросы подготовки проблемного и инструктивного совещания.
Подготовка работы совещания начинается с принятия решения о его проведении. То есть, в первую очередь оценивается его целесообразность. Исключение составляют случаи, когда совещание является регулярным и проводится по утвержденному графику, например, один раз в неделю в установленный день.
Целесообразность проведения совещания обуславливается необходимостью коллективного обсуждения и решения какого-либо сложного вопроса, который не может быть решен иначе (например, в ходе текущей работы, в деловой беседе и т.п.), или необходимостью срочного информирования или инструктирования работников.
При этом руководитель оценивает альтернативы проведению совещания. К ним относится оценка:
- не стоит ли вынести решение вопроса на какое-то регулярное совещание (например, оперативное), а не собирать совещание отдельно?
- не ограничиться ли телефонными звонками или селекторным совещанием?
- нельзя ли передоверить решение вопроса другому руководителю (своему заместителю, начальнику специализированного отдела);
- надо ли руководителю лично участвовать в этом совещании?
Таким образом, руководитель, прежде чем принять решение о проведении совещания рассматривает его целесообразность и возможность замены другими формами работы.
Очень важным является определение задач совещания. Уже на подготовительной стадии руководитель должен понимать: какие именно результаты должны быть получены в итоге работы совещания. Четкое определение и понимание задач совещания помогает в дальнейшей организации его работы.
Таким образом, в ходе подготовки к проведению совещания руководителю необходимо сформулировать задачи, которые должны быть решены в его ходе и спланировать ожидаемые результаты работы. На основании этой информации формулируется тематика предстоящего совещания.
В зависимости от поставленных задач и тематики обсуждения на совещание может быть вынесен один или несколько вопросов. Письменная формулировка этих вопросов представляет собой план работы совещания, который принято называть «повестка дня».
Дата: 2019-02-02, просмотров: 308.
