В экономике соотношение эффекта (результата) и затрат характеризует эффективность какой-либо деятельности или явления. Соответственно эффективность управленческого решения – соотношение в сопоставимых показателях результата реализации управленческого решения и затрат на его разработку и выполнение. При этом затратами могут быть денежные средства, материалы, здоровье персонала, время и т.д.

С точки зрения нацеленности результатов управленческих решений принято выделять следующие виды эффективности:

- организационная эффективность заключается в достижении организационных целей фирмы меньшим числом работников или за меньшее время;

- экономическая эффективность – соотношение стоимости прибавочного продукта, полученного в результате реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его разработку и реализацию;

- социальная эффективность состоит в достижении социальных целей для большего количества человек и общества за более короткое время меньшим числом работников, с меньшими финансовыми затратами.

В теоретическом и методическом плане вопросы оценки эффективности управленческих решений разработаны недостаточно. Поэтому обычно эффективность оценивается на качественном уровне и выражается динамикой натуральных или стоимостных показателей производства (объём продукции, товарооборота, издержек производства и обращения, прибыли и др.) отражающих результаты деятельности коллектива предприятия в целом. При этом не принято делить эффективность по частям на эффективность разработки и эффективность реализации решений.

Следует отметить, что при оценке качественных показателей эффективности управленческих решений могут анализироваться следующие аспекты:

• своевременность представления проекта решения;

• степень научной обоснованности решений (использование научных методов разработки, современных подходов);

• многовариантность расчётов;

• применение технических средств;

• ориентация на изучение и использование прогрессивного отечественного и зарубежного опыта;

• расходы, связанные с разработкой проектов решений;

• численность занятых в разработке решений специалистов или иных работников предприятия;

• стоимость и сроки реализации проекта;

• использование внешних консультантов в ходе разработки вариантов решений;

• степень неопределённости и риска в реализации решений.

Эффективность управленческих решений подразделяют по уровням разработки и охвату людей/предприятий, выделяя эффективность управленческого решения на уровне:

- производства и управления предприятия;

- группы предприятий;

- отрасли;

- региона;

- страны.

В заключении следует отметить, что необходимым условием эффективного функционирования фирмы является баланс интересов всех участников бизнеса (собственников, менеджеров, наемного персонала) при выработке и реализации управленческих решений.

Система коммуникаций

Разработка и реализация управленческих решений невозможна без системы коммуникаций в организации. Коммуникация – процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).

В коммуникационном (коммуникативном) процессе – процессе обмена информацией между двумя и более лицами, можно выделить несколько структурных элементов (рисунок 5.3). Следует помнить, что в ходе процесса возможно различное восприятие информации его участниками. Это может быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под воздействием таких факторов исходная информация может искажаться. По этой причине руководителям следует стремиться к повышению эффективности межличностных коммуникаций, т.к. основная часть их времени приходится на межличностный обмен информацией.

Рисунок 5.3 – Структура коммуникативного процесса

Сам же коммуникативный процесс может быть представлен следующим образом (рисунок 5.4):

Рисунок 5.4 – Алгоритм коммуникативного процесса

Коммуникационные потребности организации зависят от ряда переменных:

· характеристик внешней среды фирмы (её динамичности, сложности, неопределённости);

· задач, решаемых организацией (так, задачи по выпуску качественно нового товар, захвату новых рынков сбыта, осуществлению модернизации и диверсификации производства ведут к росту потребностей в коммуникациях);

· основных характеристик фирмы (масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д.).

Коммуникаций можно классифицировать по ряду признаков (рисунок 5.5):

1) по месту возникновения (виду получателя или субъекту коммуникации):

- внешние – обмен информацией между организацией и её внешней средой (её субъектами являются потребители, поставщики ресурсов, государственные органы, общественность, пресса и т. д.);

- внутренние – обмен информацией между персоналом фирмы и её внутренней средой (её субъектами являются руководители, подчинённые, рабочие группы, организационные службы и пр.). Основной объём коммуникаций, особенно в сложных организациях, составляют именно коммуникации внутри организации;

2) по способу возникновения (виду отправителя):

- формальные – социальное взаимодействие между людьми, которое определяется организационной структурой управления фирмы и её организационными регламентами (положения об отделах и службах, должностные инструкции);

- неформальные – социальное взаимодействие между людьми, которое не предусмотрено правилами организации (обсуждение личных дел, слухи, которые могут касаться работы – предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и др.). Они дополняют формальные коммуникации;

Рисунок 5.5 – Классификация видов коммуникаций

3) по форме общения:

- вербальные – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи;

- невербальные – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи (с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер);

4) по средствам коммуникации (передачи информации):

- документированные (служебные и докладные записки, отчёты, справочные и рекламные материалы, календарные графики производства и отгрузки продукции, объявления на досках);

- с помощью технических средств (телефон, телефакс, электронная почта, телеконференции, радиотрансляции);

5) по направленности (данный признак справедлив только для внутренних коммуникаций):

- горизонтальные – коммуникации между сотрудниками разных отделов и подразделений одного уровнях иерархии, которые носят характер согласования и направлены на достижение целей организации и\или способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов;

- вертикальные – коммуникации между работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии и выполняющие функцию субординации. Они используются для:

• доведения до исполнителей плановых заданий и сообщения решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям);

• предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю);

- диагональные – связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.

Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации и выполнения основных функций управления, поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации (около 75-95%).

Повышению эффективности межличностных коммуникаций способствуют:

· тщательный анализ передаваемой информации;

· использование точных формулировок целей, критериев оценки действий и имеющихся ограничений;

· правильное использование жестов и интонаций;

· внимание к проблемам других, открытость;

· установление эффективной обратной связи путём контроля понимания полученной информации либо первых результатов.

Эффективность межличностных коммуникаций зависит от коммуникационного стиля, т.е. способа взаимодействия индивида с другими индивидами, который определяется следующими характеристиками:

- открытостью индивида по отношению к другим членам организации;

- адекватностью обратной связи, т.е. тем насколько часто и открыто индивид выражает свои оценки относительно поведения и действий коллег.

Организационные коммуникации, которые представляют собой обмен информацией внутри организации между её подразделениями, совместно с коммуникациями межличностными, образуют коммуникационную сеть – соединение подразделений организации с помощью коммуникационных потоков. Главной её задачей является формирование и совершенствование информационных потоков. Коммуникационная сеть организации может включать горизонтальные, вертикальные и диагональные связи.

Как правило, проблемы организационных коммуникаций связаны с неэффективной структурой организации. Здесь возможны два полюса:

1. возникает, когда организационная структура чрезмерно растянута, т. о. необоснованно возрастает число уровней управления и формируется очень длинная цепь команд. Это ведёт к появлению конфликтов и не преднамеренному искажению информации;

2. формируется, когда оргструктура необоснованно плоская, что ведёт к нарушению норм управляемости и информационным перегрузкам, особенно на высшем уровне управления.

Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:

· регулировать информационные потоки путём точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);

· совершенствовать систему обратной связи (проводить сбор, учёт и использование предложений персонала);

· использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет, стендов и т.д.) с разъяснениями деятельности организации.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое управленческое решение?

2. Чем отличаются запрограммированные и незапрограммированные управленческие решения?

3. Дайте характеристику стадиям процесса принятия и реализации решений.

4. Какие методы принятия решений Вы знаете?

5. Из каких составляющих складывается эффективность управленческого решения?

6. Что такое коммуникации?

7. Из каких элементов состоит коммуникационный процесс?

8. Что способствует повышению эффективности межличностных коммуникаций?

9. Что такое организационные коммуникации и как их можно усовершенствовать?