Организация – функция менеджмента, предполагающая упорядочение различных сторон деятельности предприятия и формирование его структуры. Её объектом является деятельность, которую необходимо упорядочивать, согласовывать.
Содержание организации как функции менеджмента составляет:
• делегирование полномочий;
• организация отношений или упорядочение работ;
• деление организации на подразделения.
Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Обратной стороной делегирования является ответственность – обязательство выполнить определенную задачу и отвечать за её результат. В свою очередь полномочия – ограниченное право использовать ресурсы предприятия и направлять усилия некоторых сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия бывают двух типов:
1) линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть воздействия на подчиненных, поэтому передаются непосредственно от начальника к подчиненному. Их делегирование создает иерархию уровней управления предприятием;
2) штабные полномочия – основаны на выполнении лицом или подразделением определенной управленческой функции на предприятии. Штабной аппарат может быть:
- консультативным (консультирование линейного руководителя);
- обслуживающим (кадровые службы, снабжение и сбыт и т.д.);
- личным аппаратом линейного руководителя (секретарь, помощник).
Организация как функция менеджмента на практике может реализовываться по двум направлениям:
а) через административно-оперативное управление путём:
- определения структуры предприятия;
- распределения функций между подразделениями;
- установления ответственности (предоставления прав) между работниками аппарата управления;
б) через оперативное управление, т.е. решение текущих (ежедневных) задач по организации бесперебойной работы вверенной руководителю службы, согласованной работы со всеми остальными подразделениями предприятия.
Функция организации базируется на соблюдении принципов:
- специализации – концентрация усилия специалистов различных подразделений фирмы на работах конкретных видов с целью повышения качества их выполнения;
- пропорциональности – нахождение баланса между управляющей и управляемой частями организации, субъектом и объектом управления. На практике он оценивается через показатели соотношения:
• численности управленческого персонала и рабочих;
• мощности вспомогательных и обслуживающих подсистем (информационной, математической, технической) потребностям функциональных подразделений.
В управлении принцип актуален для нахождения правильного соотношения между коллегиальностью и единоначалием, организацией и самоорганизацией, централизацией и децентрализацией.
- непрерывности – означает постоянство управленческого процесса, что позволяет своевременно обнаруживать и решать возникающие проблемы, обеспечивать стабильное развитие и функционирование организации;
- ритмичности – принцип, позволяющий равномерно загружать рабочие места во времени, лучше координировать их взаимодействие в пространстве и времени, снижать брак в работе и повышать её качество;
- надежности – подразумевает обеспечение устойчивого хода производственного процесса, безотказность используемой техники и технологий.
Регулирование и координация
Планирование и организация тесно связаны с функцией регулирования и координации.
Регулирование – деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Его задача состоит в сохранении упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления.
Цель регулирования состоит в достижении такой деятельности системы, при которой ликвидируются всякие отклонения её состояния от заданного значения, называемого нормой.
Динамизм производства связан с непрерывными изменениями, как самой системы, так и возмущающими воздействиями внешней среды. Изменения, происходящие в производстве, учитываются и корректируются в ходе оперативного регулирования. Возмущающие воздействия внешней среды возникают в отношениях между предприятиями в цепочке «потребитель-поставщик». Здесь наблюдаются весьма частые нарушения контрагентами их обязательств по поставкам, что сильно осложняет регулирование. Однако, несмотря на возникающие сложности, орган управления должен различными приемами (выравнивание отклонений, компенсация возмущений, устранение воздействия помех) обеспечить сохранение заданных параметров системы.
Координация – функция управления, направленная на обеспечение согласованности во времени и пространстве действий органов управления и должностных лиц, а также баланса между системой в целом и внешней средой.
Объектом координирования может выступать как управляемая, так и управляющая подсистемы. А целью служит обеспечение единства действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.
Функция координации в управлении производством исполняет роль дирижера в оркестре, т.к. благодаря ей:
- обеспечивается динамизм системы производства;
- создается гармония взаимосвязей производственных подразделений;
- осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.
Таким образом, координация означает синхронизацию прилагаемых усилий во времени и пространстве для наиболее эффективного и оперативного достижения поставленных целей.
Мотивация и стимулирование
Важнейшими условиями достижения целей организации является обеспечение заинтересованности всех участников процесса управления и эффективности их действий. Для этого используется:
· стимулирование – побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов – материальных или моральных;
· мотивация – создание у работников внутренних побуждений (заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, чувство удовлетворенности от работы) к труду.
Мотивация, с одной стороны, представляет собой процесс, с помощью которого менеджер активизирует работу людей, а с другой – выступает средством удовлетворения собственного желания. Процесс мотивации (мотивирование) строится вокруг потребностей человека, которые являются основным объектом воздействия с целью побуждения человека к действию. В самом общем виде потребность – это ощущение недостатка в чем-либо, которое имеет индивидуализированный характер. Врождённые (первичные) потребности, общие для всех людей, получили название – нужда. Вторичные потребности – приобретенные потребности, связанные с существованием человека в группе, которые формируются под воздействием среды и носят более персонифицированный характер (потребность в уважении, в достижении результата и т.д.).
Пока потребность существует, человек испытывает дискомфорт и поэтому стремится найти средства её удовлетворения. Удовлетворенная потребность исчезает, но далеко не навсегда. Большинство потребностей возобновляются, при этом меняя форму проявления, переходя на другой уровень иерархии потребностей. Потребности являются основным источником активности человека в практической и познавательной деятельности.
В ходе изучения эволюции управленческой мысли и формирования различных направлений и школ менеджмента нами было рассмотрено несколько мотивационных концепций, которые группируют, выделяя:
1. содержательные теории – уделяют внимание тому, как различные группы потребностей оказывают влияние на поведение человека. К ним относят:
а) теорию иерархии потребностей А. Маслоу;
б) теорию ERG Клейтона Альдерфера;
Её суть в том, что потребности имеют иерархическую структуру и могут быть систематизированы в три группы:
- потребности существования ( e xistence), к которым относятся физиологические потребности и потребности в безопасности;
- потребности связи (r elatedness) , отражающие социальную природу человека: стремление занимать какое-либо место в окружающем его мире, потребность в самоутверждении, признании, наличии подчинённых или начальников, коллег, врагов, друзей, иметь семью и быть её частью;
- потребности роста (g rowth), к которым относятся потребности человека, связанные с его стремлением развиваться и личностно расти.
Её отличие от теории А. Маслоу состоит в том, что движение по «пирамиде» идет в обе стороны – наверх, если не удовлетворена потребность нижнего уровня, и вниз, если не удовлетворена потребность более высокого уровня. Причём в случае неудовлетворения потребности верхнего уровня усиливается степень действия потребности более низкого уровня, что переключает внимание человека на этот уровень.
в) двухфакторную теорию Ф. Герцберга;
г) теорию приобретенных потребностей Д. МакКлелланда.
В своей теории он делает упор на потребности высших уровней, которые формируются под воздействием воспитания и среды, не имеют иерархической структуры и не исключают друг друга:
- стремление к власти (заставляет не только не двигаться вверх по карьерной лестнице, но и при правильном понимании социальной роли лидера понимать и пропагандировать цели организации, брать инициативу на себя, искать способы и средства достижения цели);
- стремление к успеху (заставляет человека двигаться по карьерной лестнице, брать ответственность на себя, искать способы достижения цели);
- потребность в причастности (признании и принадлежности) означает, что сотрудники с потребностью в причастности будут очень хорошо себя чувствовать на работе с большим количеством контактов.
2. процессуальные теории мотивации пытаются объяснить, почему люди осуществляют определенные действия, затрачивая большие или меньшие усилия, объясняют, как следует воздействовать на людей, чтобы побуждать их к результативной работе, дают менеджерам ключ к построению действенной системы мотивирования людей. К ним относят:
а) теорию ожидания Виктора Врума;
Она основана на постулате о том, что «иметь потребность – не значит стараться достичь её». Врум определил мотивацию как произведение следующих переменных:
- ожидания того, что усилия дадут желаемые результаты;
- ожидание того, что за достигнутыми результатами последует вознаграждение;
- валентность – предполагаемая степень относительного удовлетворения//неудовлетворения от получения вознаграждения или ожидаемая ценность вознаграждения.
«Усилия» * «Результат» * «Вознаграждение» = «Мотивация»
Врум считал, что чем выше значение каждого из множителей, тем выше мотивация. Если один из множителей отсутствует, то мотивация равна нулю. Теория оставила без внимания то, какая валентность имеет большую ценность: валентность заработной платы, продвижения или других факторов.
б) теорию постановки целей Эдвина Локка;
Поведение человека определяется целями, которые он с учетом эмоционального состояния и происходящих вокруг него событий ставит перед собой. При этом готовность затрачивать определенные усилия на выполнение работы в значительной степени зависят от четырех характеристик целей :
- сложности, которая отражает степень профессионализма и уровень исполнения, необходимый для её достижения. Чем сложнее цели, которые ставит перед собой человек, тем лучших результатов он может достичь. Исключение составляет случай, когда ставятся нереальные цели;
- специфичности, которая отражает её количественную ясность, точность и определённость. Конкретные и определенные цели ведут к лучшим результатам исполнения работы, чем те, которые имеют широкий смысл или нечётко определенное содержание;
- приемлемости, которая отражает степень, до которой человек воспринимает её как собственную. Если человек именно так воспринимает поставленную перед ним цель, сложность и специфичность для него не имеют большого значения. Однако приемлемость цели напрямую зависит от её достижимости и выгодности;
- приверженности, которая отражает готовность работника затрачивать усилия определенного уровня для её достижения. Эта характеристика на стадии выполнения работы может стать решающей, если её выполнение окажется намного труднее, чем это казалось при постановке целей. Если всё легко получается, приверженность цели у работника возрастает, а при появлении трудностей снижается.
Итогом процесса мотивации по данной теории является удовлетворенность работника результатом. Он не только завершает цепочку процесса мотивации, но и является исходным для следующего её цикла.
в) теорию равенства Стейси Адамса;
Суть теории: в процессе работы человек сравнивает то, как были оценены его действия, с тем, как были оценены действия других. На основе сравнения и в зависимости от того, удовлетворен он своей сравнительной оценкой или нет, человек модифицирует своё поведение. В процессе сравнения, хотя и используется объективная информация, оценка проводится человеком на основе его личного восприятия своих действий, и действий людей, с которыми он проводит сравнение. Такая оценка носит субъективный характер.
г) теорию партисипативного управления.
Партисипативное управление – управление, направленное на раскрепощение творческой активности работника, создание простора для индивидуальных достижений талантливых людей и обеспечивает необходимое интегрирование оценочных усилий на единое коллективное действие.
Оно базируется на идее о том, что если работник заинтересованно принимает участие во внутрифирменной деятельности и получает от своего труда удовлетворение, то он работает более производительно и качественно. Такой подход открывает работнику частичный доступ к принятию решений по управлению предприятием в виде разнообразных форм самоуправления и «кружков качества». Участие в управлении мотивирует человека к лучшему выполнению работы, что в итоге сказывается на результате труда.
Контроль
Контроль – процесс обеспечения достижения целей управления посредством проверки состояния подготовки, хода и результатов работы предприятия. Он позволяет получать информацию о соответствии фактического положения дел уровню, предусмотренному планами, нормативами, регламентами, стандартами и текущими решениями.
Инструментами функции контроля выступают функции: учёта, оценки и анализа.
В задачи контроля как функции управления входит:
· сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и её результатах – функция учёта;
· оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов, плановых заданий или нормативов – функция оценки;
· выявление причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности – функция анализа;
· прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Значимость контроля в управленческой деятельности определяется тем, что:
- он завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
- осуществляется обратная связь в управленческом цикле, т.е. производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения.
Процесс контроля включает три этапа:
1) установка стандартов или выработка критериев оценки;
2) измерение фактических результатов;
3) принятие необходимых корректирующих воздействий.
Контроль может осуществляться в двух формах:
• внутренней, когда система контроля организуется предприятием самостоятельно;
• внешней – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.
По времени проведения принято выделять следующие виды контроля:
· предварительный – проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется в отношении трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
· текущий – осуществляется в процессе исполнения принятых решений или плановых заданий для своевременного выявления отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объёме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником;
· заключительный – осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения.
Эффективная система контроля должна характеризоваться:
- стратегической направленностью;
- ориентацией на результаты;
- соответствием контролируемому виду деятельности;
- своевременностью и гибкостью;
- экономичностью и простотой.
Функция контроля основываются на принципах:
• эффективности, который состоит в получении высокой результативности (прибыльности) функционирования объекта управления;
• всесторонности – означает выявление и изучение как можно большего числа существенных свойств, связей, отношений объекта исследования;
• непрерывности, т.е. постоянства управленческого процесса;
• убедительности – чёткое понимание и обоснованность принимаемых решений и действий;
• гласности – означает открытый характер деятельности руководства фирмы и систематическое информирование персонала;
• массовости – означает, что принимаемые и претворяемые в управленческой деятельности решения должны быть понятны и «внутренне приняты (разделены)» большинством сотрудников.
Таким образом, процесс управления может быть представлен через взаимосвязь основных управленческих функций (рис. 3.4).
Рисунок 3.4 – Взаимосвязь основных функций управления
Вопросы для самоконтроля
1. Почему основные функции управления называют основными?
2. Какие связующие функции управления Вы знаете?
3. Какие функции управления выделяют по критерию масштаба времени?
4. Что такое планирование как функция управления?
5. Что такое прогнозирование?
6. Что такое организация как функция управления?
7. Что такое мотивация как функция управления?
8. Что такое руководство?
9. Что такое координация?
10. Что такое контроль?
Лекция 4. Организация как объект менеджмента
План занятия: 1. Понятие, цели и задачи управления организацией.
2. Внешняя и внутренняя среда организации.
3. Модели организаций как объектов управления.
4. Типы организационных структур управления.
5. Законы и принципы управления организацией.
6. Организационная культура и управление ею.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 239.
