Возможность для хищений создают:

1. недостаточные меры контроля;

2. невозможность или неспособность оценить качество выполненной работы;

3. отсутствие производственной дисциплины;

4. предоставление искаженной информации;

5. безразличие со стороны руководства и коллег;

6. отсутствие аудиторских проверок и т.д.

Вероятность хищений значительно снижается, если каждый служащий точно знает, за что он отвечает, когда существует четкая организационная структура предприятия. Существенно снижает количество хищений правильная оценка кандидата при приеме на работу, использование различных процедур преднаймовой проверки, тестов честности, тестирования на наркотики и т.п., являющихся основой превентивных программ, в последующем переходящих в образовательно-информационные программы по предотвращению краж и убытков. Существует 5 основных методов для проверки кандидатов:

1. Проверка информации содержащейся в заявлении о приеме на работу. Заявление должно быть составлено по определенному стандарту. Следует исключить двусмысленные ответы.

2. Проверка характеристик с последнего места работы.

3. Проверка подлинности диплома о получении образования.

4. Опросы, тесты, тесты до определенной степени откровенности.

5. Проверка личных дел на предмет привлечения к уголовной ответственности, оплаты кредитов и т.д.

Самой распространенной мерой избавления от желания украсть является наем охранников. В последние годы наряду с функциями охраны сотрудники негосударственной охраны все больше вовлекаются в работу по надзору, сыску, негласным операциям по разоблачению преступной деятельности персонала компании. Все чаще альтернативой уголовному преследованию становится возмещение ущерба в гражданском порядке. Эта мера становится все более популярной из-за своей дешевизны и эффективности. Помогают предотвратить воровство современные технические средства – системы скрытого наблюдения, электронного контроля, системы регистрации продаж и др.

Тем не менее хищения на рабочих местах в торговых организациях не может быть полностью ликвидировано. Однако, для его сокращения в торговых предприятиях необходимо внедрять комплексную многофакторную стратегию (КМС) по предотвращению этого явления. Использование такой стратегии позволяет надеяться на существенное снижение случаев хищения в торговых организациях среди работающего персонала.

Комплексная многофакторная стратегия включает в себя: процедурную стратегию и интерактивную стратегию предотвращения воровства персоналом торговой организации.

Процедурная стратегия предотвращения воровства содержит в себе следующие направления деятельности руководства:

1. Доведение информации о реальном содержании профессиональных особенностей до каждого работника торговой организации. Здесь чрезвычайно важным является полная и правдивая информация. Несоблюдение этого правила часто ведет к желанию «компенсировать» свое разочарование работой.

2. Проведение тренингов по рекрутированию, которое включает в себя интегральное тестирование при приеме на работу и проверки личного дела в объеме, разрешенном законодательством.

3. Доведение информации о развитии фирмы включает информацию о маркетинге продуктов и динамике продаж. Эта информация должна обеспечить некий баланс между ожиданиями служащих и реалиями данного торгового предприятия, чтобы не допустить необоснованных ожиданий.

4. Разделение обязанностей или двойной контроль (функции по выписке чеков, осуществлению платежей, проверке банковских извещений, получению наличных денег не должны выполнятся одним работником, один человек не должен иметь неконтролируемый доступ к финансам, не должен работать один на один с клиентами).

5. Внедрение системы подтверждения полномочий (система паролей для доступа к определенной информации, карточки для входа в помещение с банковскими сейфами, право подписи финансовых документов и т.п.).

6. Организация системы независимых проверок (аудит, аттестации, ротация кадров, ревизии, организация горячих линий и т.п.).

7. Внедрение физических способов охраны и контроля (сейфы, банковские хранилища, решетки, запоры, сигнализация, видеонаблюдение);

8. Разработка программы перспектив развития торгового предприятия. Такая программа поможет плавно без стрессов влиться в коллектив новому работнику, оценить свой статус и перспективы карьерного роста. Эта программа должна включать принятый внутренний кодекс этики и формальные процедуры, принятые в торговом предприятии для разрешения конфликтов.

9. Постоянное проведение внутреннего контроля, который предусматривает возможность отслеживать поведение служащих, вероятнее всего причастных к воровству. К мероприятиям внутреннего контроля относятся:

· необычно возросший жизненный уровень работника;

· участие в азартных играх, невзирая на величину проигрыша;

· невразумительные ответы на обычные вопросы;

· признаки раздражения при ответе на простые вопросы;

· склонность скрывать промахи в работе;

· подчеркивание знакомств с руководством;

· чрезмерное увеличение спиртным и т.п.

Наиболее эффективным является правильное сочетание этих процедур в рамках предприятия и его организационной культуры.

 Кроме того, можно использовать нестандартные формы контроля. Например, в магазине по продаже мороженого фирмы «Баскин & Роббинс», славящегося своим 31 ароматом (каждому дню месяца – свой аромат! – лозунг фирмы), на стене за спиной улыбающегося кассира висят 2 плаката:

1. «Если у Вас возникли проблемы с обслуживанием, звоните по телефону управляющему…».

2. «Если Вам достался чек со звездочкой, Вам положена бесплатная порция орехового пломбира».

Цель плакатов – побудить клиентов рассчитываться только через кассу и проверять чек. Поскольку у продавца есть возможность мошенничать – не пробивать через кассу наличные, уменьшить порцию и выручку за экономию присвоить, нужна система контроля. И здесь контролер – покупатель. Поскольку на чеке может быть звездочка, он должен обязательно вручаться, а покупатель его контролирует и в случае обмана может позвонить управляющему.

Интерактивная стратегия предотвращения воровства содержит в себе следующие мероприятия, которые должны выполняться руководством торговой организации:

1. Тренинг и повышение квалификации персонала. Эти мероприятия демонстрируют наличие определенных обязательств руководства фирмы по отношению к окружающим.

2. Разработка внутренних социальных программ поддержки сотрудников, которые включают реализацию различных направлений деятельности руководства, призванных помочь служащим в различных обстоятельствах. К ним относятся: профилактика и реабилитация здоровья, материальная помощь, оплата путевок в санатории и дома отдыха, открытие тренажерного зала и т.д.

3. Организация психологического контакта с сотрудниками. Для этого следует прислушиваться к мнению работников, проводить дискуссии с персоналом, прилагая соответствующие силы и т.д.

4. Использование компенсационных систем, которые подразумевают участие служащих в прибыли предприятия, продажи акций на льготных условиях, вовлечения служащих в процесс принятия решения, рассмотрение коллективом предложений рядовых работающих по улучшению качества обслуживания.

5. Развитие стимулирования работников, которое включает в себя использование премиальной системы, привлечение персоналом к оценке качества выполняемой работы и т.д.

6. Организация интегральной коммуникабельности, которая имеет важное значение в создании на всех уровнях управления полного взаимного доверия всего персонала торгового предприятия.

Указанные стратегии служат предупреждению не только хищений в торговой организации, но различного рода мошенничества, которое также широко распространено в торговле.

В случаях мошенничества среди работников торгового предприятия возможно использовать собственный персонал для вскрытия подобных фактов.

В большинстве торговых организаций наверняка имеется достаточно много сотрудников, которые о чем-то знают, подозревают, но не сообщают об этом. Почему это происходит?

1. Обычно трудно со 100% уверенностью сказать, что имеет место мошенничество. Не хочется понапрасну обидеть или обвинить человека. Тем более работников могут связывать очень дружеские отношения.

2. Многие слышали или читали о том, что бывает с теми, кто много болтает. Поэтому люди боятся потерять работу или быть подвергнутыми иным преследованиям.

3. Наемные работники часто зависят от мошенника, особенно если он является их непосредственным начальником.

4. Большинство из работников воспитано в том смысле, что доносить на других нехорошо, даже когда они делают что-то нечестное.

5. Фирмы и организации не очень помогают людям решиться на то, чтобы рассказать о своих подозрениях. В большинстве фирм сотрудники просто не знают, к кому следует обратиться при определенных подозрениях, как это сделать и будет ли сохранена анонимность, или их «доносительство» станет известно всем.

Те организации, которые эффективно используют подозрения персонала и клиентов для выявления случаев мошенничества, давно поняли, что сотрудников для этого нужно поощрять и побуждать, разрабатывая корпоративные программы «побуждения-вознаграждения», делая это одним из элементов концепции безопасности компании. А для этого следует предусмотреть специальные каналы передачи такой информации и побуждать сотрудников пользоваться ими.

Например, в компании “Domino’s Pizza” предусмотрели специальную телефонную линию, чтобы водители могли сразу сообщить, если начальники дают им мало времени на доставку, так что они вынуждены превышать скорость и нарушать закон. Анонимность гарантируется.

Cisco Systems раз в год приглашает независимых экспертов, чтобы те опросили клиентов, насколько хорошо были выполнены их заказы. И зависимости от показателя customer satisfaction (удовлетворенности заказчика) решается, поощрить сотрудников или нет.

Фирмы, имеющие линии передачи конфиденциальной информации, ежегодно раскрывают огромное количество мошенничеств. Этому помогает и система специальных вознаграждений за бдительность. Ряд компаний предпочитает контакт с «фирмами третьей стороны», которые получают и обрабатывают поступающую на «горячую линию» информацию. Такого рода услуги оказывают крупные консалтинговые фирмы. Одним из преимуществ такого рода контрактов является предоставление услуги оператора, специально обученного на выявление криминалистически значимой информации от любого позвонившего на линию.