Термин «информация» означает с лат. «informatio» разъяснение, изложение означает осведомление, сообщение о каком-либо событии или деятельности.

В управлении под информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования.

Информация – предмет управления деятельности, совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей систем и внешней среды.

Принципы внутрифирменной информации:

1. принцип выходного документа (завершающая стадия переработки и формирования информации)
2. принцип единого массива информации
3. принцип качества информации
4. принцип экономичности

Функции внутрифирменной информации:

1. определение потребности каждого менеджера в объеме и содержании информации
2. определение потребностей в технических средствах
3. централизованное планирование затрат
4. обеспечение должного уровня сбора, хранение и предоставление информации
5. разработка программных средств

Свойства информации:

1. способность быть средством отражения событий
2. многократность ее исользования
3. восприятие

Классификация информации:

1. По аспектам управления

- экономическая

-  организационная

-  социологическая

-  техническая

1. по характеру представления

- визуальная

- аудио и аудиовизуальная

1. по форме представления

- цифровая

- буквенная

- кодированная

1. по источником

- внешняя

- внутренняя

1. по степени переработки

- первичная

- производственная

1. по времени активного исправления

- условно-постоянная

- переменная

1. по отношению информации к системе управления

- входная

- выходная

Роль коммуникации в управлении и их виды

Коммуникации - это обмен информацией между людьми, организациями, внешней средой. Они встроены во все виды управленческой деятельности, поэтому называются связующими процессами.

Виды коммуникаций:

1. Коммуникации между организацией и ее средой:

- с потребителями - через рекламу

- с общественными организациями - через создание имиджа на местном международном уровне

- с государственными органами - через отчеты по финансам, маркетингу

- с законодателями - через создание лобби для принятия законов в своих интересах

- с профсоюзами или работниками - для приема на работу и для избежания конфликтов с работниками в будущем

2. Вертикальные коммуникации - информация перемещается внутри организации с уровня на уровень

- нисходящая – сверху вниз (сообщения в текущих задачах, конкретных заданиях)

- восходящая - с нижнего уровня на верхний (отчеты, справки)

3. Горизонтальные коммуникации - коммуникации между различными отделами необходимы для координации задач и действий

4. Коммуникации «руководитель-подчиненный» - это разновидность коммуникаций по вертикали, но рассматривается отдельно, т.к. 2/3 времени руководителя уходит на коммуникации.

Примеры:

-выяснение задач, результатов

-вовлечение в работу отдела

-вознаграждение с целью мотивации

-развитие способностей подчиненных

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяет повысить эффективность работы группы, дает возможность поразмыслить о новых задачах и приоритетах отдела

6. Неформальные коммуникации – это канал распределения слухов.

Кит Дэвис: «80-99% слухов точны»

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

-предстоящее сокращение рабочих мест

-новые меры за опоздание

-изменение в структуре организации

-грядущие перемены и повышения

-изложение спора двух руководителей на последнем совещании

Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс- обмен информацией между двумя или более людьми

Основная цель- обеспечение понимания информации, является предметом обмена, т.е. сообщений

Коммуникационный процесс состоит из 4 базовых элементов:

1. отправитель-лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов

3. канал - средство передачи информации

4. получатель - лицо, которому предназначена информация

Этапы коммуникационного процесса:

1. Зарождение идеи - руководитель решает, какую значимую информацию сделать предметом обмена. Лейтмотив этапа: не начинайте говорить, не начав думать

2. Кодирование и выбор канала. Кодирование осуществляется с помощью слов, интонации, жестов в результате получается сообщение.

Каналы: передача речи, письменных материалов, электронная почта, видеоленты, электрическое средство связи.

3. Передача - физическая передача информации, использование нескольких каналов для передачи сообщения получателю.

4. Декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией будет эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, побуждая действия, которые ждал от него отправитель, для этого существует механизм обратной связи.

Обратная связь повышает эффективность двухстороннего обмена информации, повышает уверенность в правильности понимания сообщений

Шум- это то, что искажает смысл. Источники шума: язык, различия в восприятии, структуре, различие в организационном статусе руководителя и подчиненного.