Анализ практики осуществления структурных преобразований в оте­чественной промышленности показывает, что рациональная процедура со­вершенствования либо проектирования структуры управления предприяти­ем состоит из ряда операций и работ, выполняемых в определенной последовательности. Результат каждой из этих работ отра­жается в том или ином документе (документах), что позволяет рассматри­вать их как самостоятельные этапы, т.е. относительно изолированно. Весь процесс проектирования структуры управления можно представить с помощью укрупненной блок-схемы (рис. 4). На ней блоками с нечетными номера­ми в левой части изображены работы, осуществляемые в процессе анали­за действующей и разработки усовершенствованной структуры управления. В правой части схемы блоками с четными номерами представлены резуль­таты соответствующих работ.

Всякая рационализация управленческой деятельности обязательно начинается с уточнения целей функционирования исследуемой системы (блоки 1, 2). Четкая формулировка, а еще лучше формализованное представление целей деятельности сообщает необходимую определенность всей работе по совершенствованию управления. Лишь при фиксированных целях удается установить критерии, позволяющие оценивать рациональ­ность и нерациональность различных операций, процессов и процедур в управлении.

На следующем этапе работы выясняются состав подразделе­ний и основные работы, выполняемые ими. Итогом этого является зафикси­рованная организационная структура системы, представляющая из себя статическую се­мантическую модель информационной взаимосвязи подразделений и работни­ков (блоки 3 и 4).

Начинать изучение системы управления лучше всего с документов, фиксирующих официальную организационную структуру. При этим необходи­мо тщательно проанализировать фактические информационные взаимосвязи, сложившиеся в системе, и скорректировать ее соответствующим образом. Именно фактически сложившаяся организационная структура и должна явить­ся отправной точкой всей рационализации управления предприятием или службой. Следующим этапом является изучение документов и документопотоков в системе (блок 5), завершающееся построением статической семантической мо­дели информационной взаимосвязи документов, т.е. фактически сложившей­ся документационной структуры (блок 6). Организационная структура в совокупности с моделями документопотоков и формами документов позволя­ет выявить состав решаемых в системе задач (блок 7), построить статическую семан­тическую модель их информационных взаимосвязей, определить состав входной и выходной информации по каждой задаче, т.е. установить опера­ционную структуру системы (блок 8).

На этом заканчивается анализ системы на семантическом уровне. С переходом на прагматический уровень мы вынуждены отказаться от рас­смотрения всей системы в целом и перейти к анализу качества принятия решений в каждой конкретной задаче. Выясняются критерии выбора решений, последо­вательность формирования альтернативных вариантов и т.д. (блок 9). Вся эта работа завершается строгой постановкой задачи на содержатель­ном уровне (блок 10). Формализация задач выбора решения (блок 11), ведущая к построению комплекса экономических моделей (блок 12), за­вершает работу по изучению существующей системы управления.

Из схемы наглядно видно, что формализации процессов функциониро­вания системы предшествует ее тщательное изучение, в результате кото­рого проявляется так называемое содержательное описание системы. Оно представляет собой попытку выделить присущие системе закономерности и дать им прагматическую (в нашем случае экономическую) интерпретацию или как еще говорят, осуществить экономическую постановку задачи. Содержательное описание является уже по сути дела моделью, только еще не формализованной и поэтому мало пригодной для использования в прак­тике управления. Формализация в принципе может осуществляться в нес­колько этапов. Результатом каждого из них является модель системы, занимающая промежуточное положение между научной моделью и содержательным описанием.

		Рис. 5. Укрупненная модель процесса проектирования системы управления

Проектирование новой структуры управления осуществляется в поряд­ке, обратном тому, в котором происходило изучение и описание существующей структуры. И начинается этот процесс тем, чем закончилось описа­ние - анализом выбора решения в существующей системе с точки зрения достижения ее целей (блок 13). В результате уточняются постановки решаемых задач, ставятся заново задачи, существующей системой не решае­мые (блок 14). Далее осуществляетсяих формализация (блок 15), обес­печивающая формирование комплекса экономических моделей функционирования проектируемой системы управления (блок 16). Для того чтобы мо­дель, с помощью которой описывается подлежащая решению задача, могла бы быть использована в практике управления, она должна отвечать двум основным требованиям: модель должна адекватно отразить все существен­ные свойства изучаемых систем, должен иметься в наличии метод решения задачи, описанной данной моделью. Эти требования в известном смысле противоречивы. Чем полнее отражает модель особенности системы, тем она сложнее и тем труднее найти метод для ее реализации с вычислительной точки зрения. Чтобы добиться соответствия модели двум указанным тре­бованиям, подчас приходится сам процесс конструирования повторять неоднократно, увеличивая ее соответствие реальной действительности с одной стороны, и обобщая, упрощая ее, где это возможно, с целью найти необходимый метод ее реализации - с другой стороны. Установление источников получения входной и выходной информации экономических моде­лей (блок 17) в проектируемой системе управления позволяет построить усовершенствованную операционную структуру системы (блок 18). Далее проектируются формы документов, обеспечиваетсяихвзаимоувязка (блок 19), строится новая документационная структура системы (блок 20). Завершается весь процесс компоновки задач и работ по ис­полнителям и подразделениям (блок 21), что позволяет получить органи­зационную структуру системы (блок 22). Этим завершается процесс про­ектирования новой, усовершенствованной структуры управления предприятием или службой.

Нетрудно убедиться, что данная схема справедлива для любых пре­образований системы управления. При необходимости она должна быть пополнена блоками, предусматривающими разработку синтактических моделей (программ алго­ритмов и т.п.).

Рассматриваемая выше модель совершенствования управления хозяйственной системой не только наглядно показывает объективную необ­ходимость в общем случае трехуровневого модельного описания объекта, но и устанавливает закономерность в последовательности осуществления такого моделирования.

Изучение системы всегда начинается с семантического уровня, причем первый этап заканчивается построением самой общей, наиболее укрупненной модели информационных взаимосвязей подразделений и работников, т.е. организационной структуры системы. Опирающееся на нее изучение носителей информации (документов)иих взаимосвязей позволяет получить уже более детальную семантическую модель информацион­ных взаимосвязей документов (документационную структуру). Обе эти мо­дели делают возможным (опять же с проведением некоторого исследования, т.е. привлечением дополнительной информации) получить уже модель ин­формационной взаимосвязи задач (операционную структуру), наиболее полно и подробно характеризующую процесс управления системой в целом. Таким образом, каждая из этих семантических моделей отражает на ста­дии изучения определенный уровень осведомленности исследователя о системе. Доскональное изучение и формализация существующей системы управления на семантическом уровне позволяет перейти к изучению и модели­рованию системы на прагматическом уровне. Этот переход, связанный с рассмотрением каждой решаемой в системе задачи изолированно, означает переход от констатации факта генезиса определенной информации к описанию механизма такого генезиса в процессе принятия управленческого ре­шения.

Построение модели при проектировании новой системы (совершенствования существующей) выполняется в обратном порядке. Переход с уровня на уровень и от одной модели к другой в пределах уровня происходит с определенной утратой информации. Иными словами, осуществляется абстрагирование от тех или иных специфических свойств, что приводит ко все большему проявлению общего в системе, ее единства. Необходимо отме­тить, что подобные переходы, хотя и не определены однозначно комплек­сом исходных моделей, все же в значительной степени ограничиваются ими. Выбор определенного вида перехода, а, следовательно, конкретной модели и соответствующих ей форм организаций процесса управления осу­ществляется в результате решения некоторой задачи. При этом только на прагматическом уровне критерием оптимальности служит интегральный по­казатель, отражающий эффективность функционирования предприятия.