Отбор персонала – процесс, в котором предприятие отбирает из списка заявителей лицо или лиц, наилучшим образом подходящих по критериям для вакантного места, принимая во внимание условия окружающей обстановки. Его главной задачей является выявление профессионально значимых качеств у избирающего данную профессию человека.

В зависимости от будущей специальности, типа предприятия, формы собственности, а также инициативы проявляемой менеджером по набору персонала процедуры отборы могут существенно различаться. Однако все же все они содержат ряд общих положений.

До принятия окончательного решения о приеме на работу в организацию потенциального кандидата он должен пройти следующие этапы:

1. предварительная отборочная беседа, целью которой является оценка

общего уровня претендента (его адекватность), уровень его образования, внешний вид и определяющие личностные качества, его соответствие корпоративной культуре, принятой в данной организации (на данном этапе отсеивается довольно большое число потенциальных претендентов);

2. заполнение бланка заявления и анкеты, число вопросов в которой

должно быть минимальным и касаться его биографических данных претендента и сведений о его прошлой работе (желательно наличие рекомендаций с предыдущего места работы);

3. интервью (беседа по найму), которое делится на три возможные

группы: а) проводимые по схеме, когда существует список вопросов, от которого не отклоняются; б) слабо формализованные (готовятся только основные вопросы, а дополнительные формулируются в ходе беседы; в) выполняются не по схеме – готовится только список возможных тем для беседы. По результатам интервью чаще всего принимается окончательное решение о приеме на работу.

4. тестирование как способ выяснения профессиональных данных, а

также его психологические особенности кандидата на должность.

Виды тестов: тест выполнения отдельных видов работ на предполагаемом рабочем месте (обладает самой высокой достоверностью); тест на психомоторные способности; тест на канцелярские способности; тесты на способности; тест на определение индекса интеллекта (IQ); тесты по оценка личностных качеств и темперамента; тест выявления профессиональной ориентации; тест на профессиональные знания.

5. проверка документов, послужного списка и рекомендаций носит уже

формализованный характер, так как предварительное решение уже принято, но, тем не менее, он необходим для документального подтверждения качественных особенностей потенциального кандидата;

6. медицинский осмотр, как правило, проводится с целью: а)

убедиться, что претендент способен справиться с будущей работой; б) для предотвращения найма работников с заразными болезнями; в) для предотвращения жалоб по поводу компенсаций по состоянию здоровья.

7. принятие окончательного решения о приеме осуществляет

непосредственным руководитель функциональной сферы, в которой образовалась вакансия, и руководитель организации.

Процедура отбора персонала может включать в себя не все звенья в силу субъективных обстоятельств или организационно-правовой формы собственности организации. Это означает, что в государственных организациях обычно используются этапы предварительной беседы, интервью, подачи заявления и заполнения анкеты с биографическими данными, а также тщательная проверка необходимых документов в соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ, а также часто проводится медицинский осмотр сотрудников. То есть прием на работу часто носит формальный характер.

В организациях негосударственного сектора экономики, особенно на предприятиях малого и среднего бизнеса, большое внимание уделяется тестированию кандидатов и интервью с ними, в результате которых выявляются их деловые качества и психологическая совместимость. Но при этом часто не учитывается состояние здоровья работников, а также наличие специального образования.

Работники служб управления персоналом анализируют эффективность отбора, используя так называемый коэффициент отбора, равного отношению количества отобранных претендентов (количество вакантных рабочих мест) к количеству желающих, из которых осуществляется выбор. Если коэффициент отбора 1:1, то процесс отбора короток и прост, Если 1:2 и более 2, то применяют различные методы отбора.

Методы отбора должны быть:

- достоверными, т.е. не подверженными случайным ошибкам (достоверность результата предполагает получение одинаковых результатов для различных методов – например, для теста и беседы);

- обоснованными.

Различают обоснованность:

а) по сути работы (например, тест должен быть связан с содержанием будущей работы);

б) по соответствию характеру работы (например, лидерский потенциал имеет смысл оценивать у менеджера, а не у работника конвейера);

в) по соответствию конкретным критериям, вырабатываемым в ходе анализа работы (такими критериями могут быть мышление, коммуникабельность, дополнительные знания (например, знание иностранного языка) и т.д.

Должностная инструкция, ее назначение и содержание

В отношении каждого отобранного на работу сотрудника (равно как и для тех, кто в ней уже работает) в организации должна быть разработана должностная инструкция.

Должностная инструкция – это правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающих условий для его эффективной работы. Он разрабатывается службой управления персоналом организации (менеджером по персоналу). Они в обязательном порядке согласуются с юрисконсультом организации и утверждаются директором компании. Инструкция разрабатывается на все должности, имеющиеся в штатном расписании, и объявляется сотруднику при заключении трудового договора.

В основе разработки должностных инструкций используются квалификационные характеристики (требования) к должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития. Нормативным документом, содержащим квалификационные характеристики должностей, применительно ко всем отраслям экономики, является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37.

Текст должностной инструкции состоит, как правило, из 5 разделов:

Раздел 1. «Общие положения». В нем устанавливаются:

- область деятельности работника (с указанием категории должности, определяемой в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);

- порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;

- квалификационные требования;

- подчиненность работника;

- должностные лица, руководство которыми он осуществляет;

- перечисленные нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Раздел 2. «Функции». Здесь перечисляются основные направления деятельности работника.

Раздел 3. «Должностные обязанности». Им определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.

Раздел 4. «Права» определяет закрепленные полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Раздел 5. «Ответственность» регламентирует персональную ответственность работника.

К основным разделам должностной инструкции дополнительно может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Он устанавливает круг служебный связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и пр.

В каждой должностной инструкции имеются обязательные реквизиты для заполнения:

1) наименование организации, которое указывается в соответствии с наименованием в учредительных документах;

2) утверждающая запись лица, имеющего на это право (руководителя организации) с наименованием должности, подписи, расшифровки подписи и даты утверждения;

3) наименование должности, на которую разрабатывается инструкция, наименование должно соответствовать должности в Общероссийском классификаторе профессий и должностей, упоминавшемся выше. Если должность отсутствует в классификаторе в связи с тем, что является новой (например, маклер, логистик и т.п.), то необходимо указывать специальные нормативные документы, регламентирующие положение вещей.

После заполнения вышеперечисленных разделов, составляющих суть должностной инструкции, указывается, что она разработана в соответствии с документом (наименование, номер и дата принятия). Ниже следует подпись руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) и ее расшифровка. Далее следует согласующая подпись начальника юридического отдела организации, перед которой стоит подпись: «СОГЛАСОВАНО», наименование должностного лица, его личная подпись, расшифровка и дата согласования.

При приеме на работу с должностной инструкцией должен быть ознакомлен соответствующий сотрудник, о чем проставляется отметка в должностной инструкции, содержащая подпись и расшифровку подписи работника, а также дату ознакомления с инструкцией.

Согласованная и утвержденная инструкция должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью организации и должна храниться в соответствии с установленным порядком делопроизводства в отделе кадров организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Она является необходимым документом при разрешении конфликтных ситуаций и трудовых споров между работодателем и работником. Должностная инструкция является практическим инструментом разделения труда персонала организации.

Тема 7. Профессиональная и организационная адаптация персонала