Сущность организационного проектирования. Методы организационного проектирования. Этапы организационного проектирования. Влияние факторов внешней среды на деятельность организации.

5.1. Сущность организационного проектирования

Организационное проектирование – это процесс упорядочения организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предмет организационного проектирования – система организации производства, труда и управления в организации в целом, в её подразделениях или отдельных видах деятельности.

Цель организационного проектирования – разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем. Результат организационного проектирования – комплект технической, организационной и плановой документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной системы.

5.2. Методы организационного проектирования

К решению задачи проектирования организационных систем выделяют следующие подходы:

· Нормативно-функциональный подход (метод аналогий) основан на обобщении опыта управления передовыми социально-хозяйственными системами, применении организационных форм и механизмов управления, оправдавших себя в сходных условиях. Подход основан на методе аналогии и прототипов.

· Функционально-технологический подход основан на рационализации потоков информации и технологии её обработки. Для определения характеристик организационной структуры (численности управленческого персонала, количества уровней управления, степени централизации и др.) предлагается установить корреляционные зависимости этих характеристик от внутренних и внешних факторов и рационализировать функции по вертикали и горизонтали.

· Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических или графических отображений распределения полномочий, обязанностей и ответственности, что является базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур Во взаимосвязи их переменных.

· Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации с тем, чтобы выявить специфические особенности, проблемы в работе аппарата управления и организации в целом, а также выработать рекомендации по его формированию или перестройке на основе количественных оценок эффективности организационной структуры.

· Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации (включая их количественную и качественную формулировки) и последующий анализ организационных структур с точки зрения соответствия системе целей. При использовании данного метода чаще всего выполняются следующие этапы:

§ Разработка системы («дерева») целей, которая будет представлять собой основу для структуризации всех видов деятельности организации.

§ Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, определения отношений руководства и т.д.

§ Составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным видам деятельности.

Процесс проектирования организационных структур становится наиболее эффективным при использовании комплекса указанных методов. Выбор метода зависит от решения той или иной организационной проблемы, от возможностей самой организации, от этапа проектирования. Так, например, на стадии композиции наибольшее значение имеют методы структуризации целей и экспертно-аналитический метод. На стадии регламентации в целях углублённой проработки организационных форм и механизмов следует использовать более формализованные методы. Для проектирования новых организационных систем преимущественно используются формально-аналитические методы и модели, для совершенствования действующих организаций – методы диагностических обследований и экспертного изучения организационной системы.

5.3. Этапы организационного проектирования

Всем указанным методам присуща общая последовательность формирования организационных структур в рамках ряда этапов. Каждый этап представлен сложным комплексом работ, которые могут выполняться не только последовательно, но и параллельно.

1) Сбор информации и определение проблем, обследование существующей или аналогичной системы, что может проводиться параллельно с разработкой концепции. На этом этапе, как правило, осуществляется поиск ответов на такие вопросы, как: Каковы ключевые процессы в деятельности организации? Как эти процессы соотносятся с процессами потребителей и партнёров? Каковы стратегические процессы организации? Какие процессы должны быть реорганизованы и в какой период? При этом также необходима оценка влияния внешней среды – выявление тех факторов и условий, которые могут оказать существенное влияние на деятельность организации. Исследование влияния внешней среды на организацию осуществляется в следующей последовательности:

Определение динамики развития элементов внешней среды

Оценка влияния внешней среды на организацию

Рис. 5 Последовательность исследования внешней среды

2) Формирование системы целей и функций, которая является основой организационной структуры. Задачей этого этапа также является разработка такого видения проблем, которое способно привести к скорейшему достижению целей. Выделяют три основные группы целей:

· Функциональные цели – цели, которые уже были поставлены и достигались данной организацией.

· Цели-аналоги определяют решение задачи, которая была уже достигнута в другой организации, но никогда не решалась в данной.

· Цели развития – цели, которые никогда ни кем не достигались. Такая цель, как правило, ставится при создании новых систем.

В процессе проектирования организационных систем целесообразно ориентироваться на такие понятия, как официальные, оперативные, операционные цели:

· Официальные цели соответствуют общему назначению и стратегическим замыслам организации, характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, используются при создании имиджа организации.

· Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации, отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

· Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётким распределением функциональных обязанностей, контролем над исполнительской дисциплиной.

3) Разработка стратегической концепции организации, а затем – выбор общей стратегии. Стратегия должна быть адекватна цели и функциональному назначению организации.

4) Оценка функций с точки зрения их значимости для конечных результатов. При этом важно сравнить функции одного уровня и уточнить их положение в структуре целей и функций, перенеся менее значимые на нижележащие уровни или даже исключив их как несущественные для качества функционирования системы.

5)Организационно-техническое проектирование, что включает моделирование характеристик организационной структуры: разработку и анализ экономико-математических моделей, имитационное динамическое моделирование, формирование вариантов организационно-технических процедур подготовки, согласования, принятия и реализации управленческих решений. В этот период уточняются оценка трудоёмкости, затраты, численность аппарата управления и персонала, другие характеристики, необходимые для формирования и оценки вариантов структуры.

6) Социальное проектирование, целью которого является выявление социальных аспектов организационного проектирования. На этом этапе производится описание организации, кадрового состава, характера работ и стимулов, создаётся план взаимодействия социальных и технических элементов. Создаются планы по осуществлению социальных мер, включая комплектование персонала, обучение, кадровые перестановки и т.д.

7) Завершение модели деятельности организации, что предполагает наличие не только перечисленных организационных схем в единой организационной структуре, но также критериев и методов оценки эффективности структуры. Показатели, используемые при оценке эффективности организационной структуры, могут быть разбиты на три группы:

· Показатели, характеризующие эффективность, выражающуюся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление (объём выпуска продукции, прибыль, себестоимость продукции, качество продукции и услуг и т.п.).

· Показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления (текущие расходы на содержание аппарата, эксплуатация технических средств, содержание зданий и помещений, расходы на единовременные работы и т.п.).

· Показатели, характеризующие рациональность организационной структуры и её технико-организационный уровень (звенность системы управления, принятые нормы управления, сбалансированность прав и ответственности, уровень специализации, стандартизации и формализации функций и процессов и т.п.).

Таким образом, в соответствии с алгоритмом (рис.6) проектирования организационных систем сформирована модель функционирования будущей организации.

Сбор информации, анализ исходной позиции
Учёт влияния внутренней среды	Учёт влияния внешней среды

Стратегия развития организации

Стратегическая концепция

Общая стратегия, обеспечивающая достижение поставленных целей.

Схема функционального взаимодействия

Рис. 6 Этапы организационного проектирования