Одной из самых сложных проблем при описании бизнес-процессов является тщательное согласование между собой входов и выходов бизнес-процессов. В ходе описания бизнес-процесса и создания регламента бизнес-процесса владельцы определяют входы и выходы своих бизнес-процессов. Составляют спецификации на входы и выходы и определяют поставщиков этих входов, выходов, а также ресурсов, необходимых для выполнения основной задачи бизнес-процесса.

Проблемы возникают в части формы и содержания продуктов и документов, передаваемых из одного бизнес-процесса или подразделения в другой (другое). Для того чтобы избежать этих проблем, все регламенты бизнес-процессов должны согласовываться между собой. Согласование производит владелец описываемого бизнес-процесса с владельцами бизнес-процессов-поставщиков входов и ресурсов, а также с владельцами бизнес-процессов-потребителей выходов продукции и информации. Форма согласования может быть выбрана различная, но, обязательное условие, в письменном виде. Согласующая подпись владельцев других бизнес-процессов может стоять на титульном листе документа под названием «Регламент процесса».

Дополнительное требование в этой части относится к руководителю, утверждающему данный регламент бизнес-процесса.

Руководитель не должен утверждать регламент, не согласованный с потребителями, поставщиками и соисполнителями.

Владелец бизнес-процесса в ходе согласования должен однозначно описать спецификацию на вход (выход или ресурс) или дать ссылку на документ, где эта спецификация описана однозначным образом. При необходимости, можно ввести дополнительные требования по количественным, качественным или временным требованиям предоставления данного входа (выхода или ресурса). Способы формализации данного согласования могут быть выбраны различные. На рисунке 6.14 изображен пример формализации взаимодействия между бизнес-процессами (подразделениями). На рисунке изображено прослеживание и взаимное согласование входа Процесса А, который получает от Процесса Б документ по форме Ф 01.02.46. В свою очередь, Процесс А передает Процессу В документ по форме Ф 09.12.11. После взаимного согласования и утверждения регламентов Процессов А, Б и В у владельцев этих процессов не должно возникать проблем и вопросов по взаимодействию. Более подробно порядок формирования требований к входам, выхода и ресурсам будет рассмотрен ниже.

Рис. 6.14. Согласование входов и выходов между бизнес-процессами

Замечание, которое следует учесть при выделении бизнес-процессов: очень часто бизнес-процесс не ограничивается рамками одного подразделения. В ходе получения результата бывают задействованы смежные подразделения и поставщики ресурсов и материалов. В такой ситуации большое значение приобретает назначение владельца бизнес-процесса и регламентирование входов и выходов бизнес-процесса.

При достаточно сложной и разветвленной структуре организации и пути выполнения бизнес-процесса необходимо четко и однозначно определить:

1) что является результатом бизнес-процесса — выходом бизнес-процесса?

2) кто является ответственным за результат бизнес-процесса?

3) что является входом бизнес-процесса?

4) кто является поставщиком каждого из входов бизнес-процесса?

5) кто является субподрядчиком при выполнении бизнес-процесса?

Рис.6.16. Иллюстрация согласования бизнес-процессов между собой

Пример способа согласования бизнес-процессов между собой показан на рисунке 6.15. На этом рисунке отображена часть общей сети бизнес-процессов организации, поэтому линии, отображающие взаимосвязи, уходят за край рисунка. Блоки, входящие в зону ответственности владельца процесса 3, закрашены серым цветом. Конечно, в реальной организации отобразить на плоскости все взаимоотношения между процессами невозможно, поэтому приходится идти на некоторые упрощения, которые для рассматриваемого примера непринципиальны. Так, на этом рисунке 6.15 не отображены вертикальные взаимосвязи между процессом 3 и процессом управления всей организацией, а также вертикальные взаимосвязи с обеспечивающими процессами, поставляющими ресурсы для деятельности процесса 3. На рисунке 6.15 отображен только один уровень иерархии бизнес-процессов, т.е. процессы, изображенные на этом рисунке, расположены на одной ступени декомпозиции, управления и управляются владельцами примерно одного статуса. Также на этом рисунке не отражен вариант субподрядных взаимоотношений между бизнес-процессами.

Для иллюстрации согласования бизнес-процессов между собой можно воспользоваться аналогией подключения электроприборов или электронных плат внутри приборов друг к другу. Чтобы прибор мог работать, все разъемы (вилки и розетки) должны подходить друг к другу. Поэтому для организации очень важно наладить внутренние коммуникации бизнес-процессов между собой, чтобы поток деятельности не прерывался. На рисунке 6.15 изображено несколько практических ситуаций, с которыми приходится сталкиваться при согласовании входов и выходов бизнес-процессов между собой.

Ситуация 1. В ходе согласования взаимодействия бизнес-процессов-потребителей и бизнес-процессов-поставщиков владельцу бизнес-процесса придется решать проблему согласования своих входов с внешними поставщиками. Поскольку применить к внешним поставщикам административный ресурс очень затруднительно, то владельцу бизнес-процесса придется пересмотреть взаимоотношения с поставщиками и при необходимости провести сложную работу по включению в договора с ними пунктов, гарантирующих выполнение всех необходимых требований к поставке продукта. На рисунке 6.15 эта ситуация изображена в виде входа 3.2 (выход 0.3 от внешнего поставщика 1).

Ситуация 2. Один и тот же результат деятельности процесса (выход) может одновременно, или по каким то правилам, поступать на различные входы различных процессов. Так выход 3.3 поступает на вход 6.2 процесса 5 и вход 6.5 процесса б. В этом случае для описываемого процесса 3 должны быть установлены определенные правила, по которым производится распределение и передача выхода процессам-потребителям. Наличие таких правил приобретает особую актуальность в условиях регламентирования вспомогательных процессов организации, так как минимизирует борьбу за ресурсы между руководителями (владельцами процессов).

Аналогично, вход может поступать в процесс из различных источников (например, вход 3.2 может поступать в процесс от внешнего поставщика или от процесса 1). В этом случае для владельца процесса важно поступление необходимого продукта от любого из поставщиков.

Ситуация 3. Вход 3.1 не случайно изображен способом, отличающим его от остальных входов. Такое отображение позволяет описать способы решения еще одной проблемы, возникающей при попытках состыковать взаимодействие процессов между собой. При регламентации входов и выходов процессов часто задают следующий вопрос:

Сколько входов (выходов) должен иметь бизнес-процесс, если наш бизнес-процесс получает от других бизнес-процессов (передает другим бизнес-процессам) несколько десятков видов продуктов (документов)?

Ответ на этот вопрос тоже придется искать в области действия понятий экономическая целесообразность и здравый смысл. То есть придется установить для своей организации не только соглашение о правилах декомпозиции бизнес-процессов и агрегирования функций, но и аналогичные правила для декомпозиции и агрегирования входов. Рекомендуется: для обозначения конкретных видов документов (товаров, продуктов) использовать термин «продукт».

Использование этого термина связано также с тем, что в системах управления организациями существуют списки (перечни) продуктов (товаров), которые используются для учета и планирования материальных потоков. Аналогичные перечни создаются (или используются) при внедрении программных продуктов класса ERP (MRP II). Для обозначения группы товаров или продуктов рекомендуется использовать обобщенное название «вход» («выход»).

Это означает, что владелец бизнес-процесса может использовать агрегированный термин: например, главный бухгалтер оперирует понятием «вход» = «первичные бухгалтерские документы». В то же время бухгалтер по направлению деятельности рассматривает поступление от поставщиков и потребителей вполне конкретных «продуктов» — счета, накладные, доверенности, счета-фактуры и т.д.

Возвращаясь к рисунку 6.15, можно отметить, что вход 3.1 является агрегированным названием входа, по которому в процесс 3 от процесса 1 поступает три различных продукта А, Б и В.

Принципы экономической целесообразности и здравого смысла участвуют в решении данного вопроса следующим образом: при регламентировании бизнес-процесса необходимо будет принять решение, на каком уровне управления будет проведена последняя декомпозиция входов (выходов) в продукты. Как правило, уровень входов (выходов) — это сфера компетенции владельца бизнес-процесса, а детализация входов (выходов) на конкретные продукты необходима для исполнителей функций (работ) бизнес-процесса. Для них же детализируются спецификации на конкретные продукты, так именно они непосредственно работают с продуктами и спецификациями. Привлечение владельца бизнес-процесса (руководителя) происходит в случаях отклонения продукта (на входе или выходе) от заданной спецификации.