Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредством деловой корреспонденции – различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных, телеграфных, телексных и т.д.).
Особенности официально-делового стиля
Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем, является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:
- подчеркнутая официальность и вежливость;
- адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата (получателя);
- тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;
- нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);
- композиционное и лексическое единообразие содержания;
- точность и ясность выражения мысли;
- лаконичность и краткость;
- широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов (клишированных фраз);
- использование специальной терминологии;
- использование средств логической связи.
Деловое письмо
| œ · œ · œ · œ INTERCITY BANK Plc 58 Jalan Thamrin · Jakarta · Indonesia 1 Telephone 376019 · Telex 6756 Mr. S. Basuki 4 Jakarta Furnishings Your ref: SB/sl 2 7 Talan Arjunna Our ref: PL/fh/246 Jakarta 30 May 20-- 3 Dear Mr Basuki, 5 Re: Order 2789 10 I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture. Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund money. 6 We look forward to hearing from you. Yours sincerely, 7 Peter Long Mr. Peter Long Manager 8 Encl.: Copy of invoice 11 |
Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит следующие обязательные части:
| 1. The Letterhead | Шапка (включающая место написания письма) |
| 2. The Reference Line | Указание на ссылку |
| 3. The Date | Дата отправления письма |
| 4. The Inside (Reader’s) Address | Внутренний адрес |
| 5. The Greeting / Salutation | Обращение / приветствие |
| 6. The Body of the Letter | Содержание письма |
| 7. The Complimentary Close | Заключительная формула вежливости |
| 8. The Signature Block | Блок подписи |
К необязательным частям письма относятся:
| 9. The Attention Line | Указание на конкретного адресата |
| 10. The Subject Line | Указание на общее содержание письма |
| 11. The Enclosure | Указание на приложения |
| 12. CC Notation | Указание на рассылку копий |
Основные правила составления деловых писем следующие:
1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.
2) Указание на ссылку может представлять собой порядковый номер письма или аббревиатуру, например, инициалы отправителя и секретаря, печатавшего письмо.
3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) – 1 September , 2010 / 1 st September , 2010 и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1 st , 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010 в британском варианте воспринимается как 1 сентября 2010 г., а в американском – 9 января 2010 г.
4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с вежливым обращением (Mr ./ Miss / Mrs ./ Ms .), должность, отдел, название фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.
5) Возможные варианты обращений:
| К мужчине, имя которого вы знаете | Dear Mr . White , |
| К мужчине, имя которого вы не знаете | Dear Sir , |
| К женщине, имя которой вы знаете | Dear Ms./Miss/Mrs. Brown, |
| К женщине, имя которой вы не знаете | Dear Madam, |
| В компанию, должностному лицу | Dear Sir/Madam, |
| В компанию или организацию | Dear Sirs, (BE) Gentlemen: (AE) |
6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.
7) Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш».
| Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
| Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown, | Yours sincerely, (BE) Yours truly (AE) Respectfully yours (AE) |
Если адресат очень хорошо знаком автору письма, можно использовать фразы “ Best wishes ” или “ With best regards ”.
8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку (полное имя и должность, при необходимости – название отдела).
9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо, которому адресовано письмо, например, Attn . Production Manager.
10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.
11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.
12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “ cc ” и указываются их имена.
Существует несколько стилей расположения частей делового письма (layout), наиболее распространенными являются следующие:
| Полусблокированный (Modified Block) | Сблокированный (Block) | Полностью сблокированный (Full Block) |
|
| |
Электронное сообщение
Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись. Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.
| From: | fred@BFM.co.uk |
| To: | bob_jones@isp.co.uk |
| Cc: | |
| Subject: | fulfilling your order |
|
Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.
I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.
Best wishes | |
Факс
Факс (fax) похож на деловое письмо, но оформляется более кратко и свободно. Он может быть напечатан на фирменном бланке, содержащем реквизиты компании. В шапке указываются номера факсов и имена составителя и адресата, дата, тема, количество страниц, включая первую (cover sheet). Допускается не использовать приветственную фразу, т.к. имя получателя указано в шапке факса. Далее следует текст сообщения, заключительная фраза вежливости и блок подписи. Язык факса часто менее официальный, но всегда нужно учитывать ситуацию общения.
| Handenbergstr. 19, 10623 Berlin N O V E D I A media solutions Tel. no.: ++49(0 30) 31 18 89-0 Fax. no.: ++49(0 30) 31 18 89-19 |
FAX
Dear Mr. Müller
Thank you for your interest in our company.
Attached you will find a copy of our company’s brochure which shows our range of services.
Mr. Kittler (31 18 89-10) would be glad to provide any further information you may require.
Sincerely,
J Kroll
Julian Kroll
If you have trouble receiving this fax please ring (030) 31 18 89-0 or send this fax to (030) 31 18-89-0. Thank you!
TASKS
Дата: 2019-04-22, просмотров: 691.
