Основные положения реализации задач контроллера и его роли на предприятии приводятся в должностной инструкции.

В должностной инструкции содержится информация о ранге и о подчиненности контроллера, а также точный перечень его задач и прав. Должностная инструкция является хорошим инструментом, позволяющим четко прописать рамки контроллинговой деятельности и документально оформить роль контроллера на предприятии. Далее приводится типовая должностная инструкция руководителя контроллинга предприятия.

Контроллер подчиняется директору предприятия отвечает за: создание аппарата планирования и контроля, ориентирующего предприятие на получение прибыли.

Специальные обязанности контроллера

· Руководство плановой работой; координация и взаимное согласование отдельных целей и планов.

· Создание информационной системы отчетности, точно и  быстро функционирующей и обеспечивающей получение каждым именно той информации и документации, в которой он нуждается в своей области принятия решений (информационная система    менеджмента).

· Консультирование работников линейных отделов, прежде всего отдела сбыта, производственного отдела и отдела закупок в процессе принятия ими решений. Описание последствий этих решений, а также разработка альтернатив улучшения ситуации предприятия и рекомендаций по выбору наиболее приемлемых из предложенных альтернатив.

· Проведение расчетов эффективности инвестиций и подготовка мероприятий по внедрению современных методов менеджмента в интересах предприятия.

· Анализ существующих взаимосвязей, методов и состояния
системы управления, их сравнение с поставленными целями, ограничениями, заданными правлением предприятия, и критериями результативности.

·Сохранение имущественного комплекса предприятия.

· Осуществление текущего контроля за затратами.

·Выполнение функций председателя комитета по расчетам цен на продукцию.

· Проявление инициативы в вопросе увязки уровня оплаты труда работников. Контроль за мероприятиями по совершенствованию и поддержка их внедрения в практику работы линейных отделов.

Должностные обязанности

1 . Наименование предприятия

2. Наименование должности: Руководитель отдела - контроллер.

3. Место в организационной структуре

3.1. Контроллер административно подчиняется директору предприятия.

3.2. Ему административно и функционально подчиняются работники его отдела.

3.3. Занимающий должность замещается одним из сотрудников отдела или заместитель директора предприятия.

4. Основные задачи

Функции контроллера включают все, что относится к планированию и контролю экономических результатов деятельности предприятия. Его главная задача состоит в том, чтобы разрабатывать материалы для принятия управленческих решений и представлять их руководству предприятия. Он должен консультировать руководителей по всем вопросам выбора наиболее эффективных вариантов действий и тем самым оказывать влияние на использование всех возможностей получения предприятием прибыли.

6. Необходимые знания и навыки

6.1.Уверенность в определении экономических взаимосвязей на предприятии, прежде всего между показателями выручки от реализации, пропорциональными затратами, постоянными затратами и прибылью.

6.2. Владение методом расчета сумм покрытия.

6.3.Опыт в применении современных методов калькулирования на основе сумм покрытия по продукту с учетом узких мест в производстве.

6.4.Понимание технических аспектов производственных процессов.

6.5. Способность аналитически мыслить.

6.6. Уверенная устная и хорошая письменная речь, необходимые
при ведении переговоров с руководителями предприятия и при составлении отчетов.

6.7. Опыт руководства людьми,
7. Частные задачи. Занимающий должность должен выполнять следующие задачи.

7.1 .Анализ и планирование затрат:     

а) составление бюджета затрат по элементам и местам их возникновения; разделение затрат на постоянные и пропорциональные;

б) определение ставок затрат для калькуляций с разделением на предельные и постоянные с учетом имеющихся в распоряжении мощностей.

7.2. Координация планов:

а) помощь в разработке частных планов (например, производственного плана, плана по складским запасам, плана закупок);

б) согласование частных планов с планом реализации;

в) координация частных планов и их интеграция в общий план.

7.3. Определение ожидаемых результатов:

а) определение пропорциональных затрат для планового оборота
на основе нормативов затрат, включая нормы расхода материалов.
План реализации разрабатывает отдел сбыта по показателям объемов реализации и выручки;

б) определение валовой суммы покрытия для планового оборота;

в) расчет ожидаемой величины управленческого результата с
учетом целевого покрытия блока постоянных затрат, включая целевую величину дохода с капитала.

7.4. Контроль:

а) текущие сравнения плановых и фактических показателей, т.е.
контроль за реализацией плана;

б) разделение выявленных отклонений от плана на:

- отклонение по сбыту (изменение объемов и цен реализации и структуры ассортимента),

- отклонения по производству (изменение расходования материалов и оплаты труда),

-отклонение по постоянным затратам (по элементам затрат в сравнении с планом);

в) анализ отклонений и обсуждение их причин с ответственными
руководителями (подразделения, отдела закупок и отдела сбыта), возможных путей их устранения и альтернативных мероприятий, направленных на выполнение плана;

г) разработка сводного отчета для правления предприятия, содержащего оценку показателей с целью регулирования дальнейшей деятельности после выявления отклонений.

7.5. Сравнение рыночного спроса с имеющимся ассортиментом
продукции при наличии узкого места:

а) выявление совместно с руководителями подразделений узких мест;

б) разработка ассортимента продукции с учетом узких мест. Определение приоритетности продуктов по критерию прибыльности единицы изделия в единицу времени загрузки узкого места (стратегический список);

в) выяснение рыночных шансов для полученного ассортимента.

7.6. Расчет эффективности инвестиционных мероприятий:

а) оценка эффективности планируемых или представленных на
обсуждение инвестиционных мероприятий, а также предварительный расчет изменений, которые последуют за их применением;

б) оценка рентабельности инвестиционных мероприятий.

В представленном описании обязанностей выделена руководящая роль контроллера по основным направлениям деятельности. Постоянно возникает вопрос: что находится в компетенции контроллера. Прежде всего, профессиональное определение экономических перспектив предприятия.

В таком понимании работа контроллера будет заключаться в том, чтобы инициировать дела. Важным этапом в этой работе является применение методики расчета ожидаемых показателей, которая способствует проведению мероприятий на основе возникших отклонений. Многие решения принимаются без обсуждений, когда ссылаются на то, что было раньше, на распоряжение шефа, на мнение эксперта. Контроллер должен все ставить под вопрос: все ли факты проверены, все ли планы скоординированы, достигнут ли консенсус при разработке планов «снизу вверх», что случится, если ...?

Решение вопросов, которые регулирует контроллер, получает отсрочку во времени. Конечно, это обстоятельство можно рассматривать как негативное и говорить, что контроллер препятствует реализации или губит идею. Однако не имеет смысла принимать реше­ния быстро и неправильно.

На практике зарекомендовало себя правило подготовки контроллером своего особого мнения с аналитически обоснованными оговорками. Например, если подразделения разрабатывают перечень требований к плану, то контроллер в случае несогласия может представить свои замечания. Если роль контроллера всем известна и всеми признается, то орган, принимающий решения, например, прав­ление, должен будет вернуть соответствующий перечень требований с принятыми поправками.

Такой подход может распространиться и дальше, так что одобряющая виза контроллера должна проставляться на плане, или проекте разработки нового продукта, или на ведомости отклонений, по которым прошло обсуждение и сделаны выводы.

Кроме того, функцию контроллера хорошо можно встроить там, где речь идет об уступках относительно условий реализации. Почему бы работнику отдела сбыта не сказать клиенту, что именно контроллер не разрешает предоставлять в данном случае дополнительные скидки? Если же ведущий переговоры шеф торгового представительства ссылается на своего руководителя отдела сбыта, то легко может получиться так, что обращение к этому шефу приведет к получению еще большей скидки.

Вообще взаимодействие контроллера с менеджерами совершенно не зависит от того, является контроллер членом правления предприятия или нет. Член правления, выполняющий функции контроллера, должен понимать свой ранг и свою роль. Конечно, на кого-то в правлении возложена глобальная ответственность, однако в рамках самого правления контроллер по-прежнему играет роль экономического советника, стремящегося отсрочить принятие решений, профессионально подготовить их, посмотреть на них со стороны, т.е. выполняет функции консультанта.

Вместе с тем, действия контроллера основываются на праве консультировать без запроса. Этот незаданный вопрос характеризует право посещать менеджера, что позволяет реализовать принцип доставки информации контроллера. Прежде всего, контроллер имеет право заявлять рекламации в случае нарушения сроков планирования. Иначе кто будет подавать рекламации, если руководители не будут разрабатывать планы или реагировать на сигналы, в том числе слабые? Никто. Значит, нужно самим организовать процесс подачи рекламаций.