Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумаге или других носителях управленческих действий в процессе их осуществления или по их итогам.

Нормативно-правовая база включает в себя:

– законы и нормативные акты, регулирующие управленческую среду в целом и в специфических отраслях, в том числе относящиеся конкретно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

– стандарты практической деятельности организации;

– правила рекомендательного характера, отражающие достижения в области деятельности организации;

– добровольно применяемые кодексы поведения и этики

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать государственным стандартам и другим нормативным документам на организационно-распорядительную документацию

Для обеспечения надлежащей организации документирования руководством определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования деятельности организации

Отбор форм и видов документов, необходимых для выполнения управленческих и других функций осуществляется согласно перечням форм и видов документов, которые разрабатываются для всех направлений деятельности организации и утверждается ее руководителем.

Управленческая деятельность организации осуществляется путем издания распорядительных документов. Издание их осуществляется в соответствии с полномочиями, определенными уставом, а также нормативными актами, принятыми. К. Комитетом в пределах своей компетенции

Согласно уставу организация выдает такие распорядительные документы: приказы, постановления и распоряжения.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

· по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;

· по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;

· по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;

· по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;

· по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;

· по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;

· по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Так как само управление можно представить как процесс документирования, получения и обработки информации, в составе управленческих документов организации всегда существуют внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость именно документированного решения конкретной управленческой ситуации.