Управление любой организацией осуществляется путем документального оформления принятых решений и их исполнения. Официальные документы также играют существенную роль в организации коммуникаций между предприятиями.

Эти явления тесно связаны с понятием «делопроизводство» (документационное обеспечение деятельности). Процесс организации движения документов на предприятии, включающий составление, обработку, систематизацию и сдачу в архив – это обеспечение необходимых условий для создания официальных документов и работы с ними.

Стадии процесса

Ведение делопроизводства на предприятии предусматривает организацию работы с документами на всех стадиях их «жизненного цикла»:

· Создание и регистрация документов (документирование), включая организацию работы с проектами;

· Движение документов, включая процессы контроля исполнения и отправки из организации;

· Хранение документов (архивное дело).

Характеристики документопотока являются ключевой информацией для организации делопроизводства:

· Направление потока определяется пунктами отправления и назначения документа

· Объем потока характеризуется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени

· Структура потока зависит от разновидности документов, их авторства и других признаков классификационного деления

· Режим потока определяется периодичностью движения документов через пункты обработки

Располагая информацией о характеристиках документопотоков можно приступать непосредственно к организации делопроизводства на предприятии.

Организация делопроизводства на предприятии может проводиться с учетом существующих и проверенных на практике форм работы с документами.

Формы организации делопроизводства различаются, в первую очередь, по критерию степени их централизации.

Централизованная форма. Данный вид организации делопроизводства возникает, когда все технологические операции по работе с документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, службы делопроизводства) или находятся в ведении ответственного сотрудника, как правило, секретаря организации. Данная форма организации делопроизводства позволяет выполнить весь цикл операций по обработке документов внутри одного отдела и является одним из наиболее рациональных подходов, т.к. снижает затраты и улучшает организацию труда за счет специализации и взаимозаменяемости специалистов службы делопроизводства. Регистрация документов Кроме того, при централизованной форме организации делопроизводства достигается единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, организовать такой подход к работе с документами можно лишь в небольших компаниях со сравнительно малым объемом документооборота.

Децентрализованная форма. Этот вид организации документационного обслуживания подразумевает создание службы для работы с документами внутри каждого отдела компании. Цикл операций с документами выполняется автономно для каждого структурного подразделения. Децентрализованная форма организации делопроизводства, как правило, используется в тех организациях, структура которых территориально разобщена. Кроме того, такой подход к делопроизводству может быть обусловлен специфическими особенностями документирования деятельности, например, необходимостью защиты информации или сравнительной автономностью подразделений компании.

Смешанная форма. Смешанная форма организации делопроизводства — это самый распространенный подход к обработке документов. Часть операций выполняется централизованно службой делопроизводства, а операции по созданию, систематизации и хранению документов делегируются структурным подразделениям компании. Возможна ситуация, когда одна и та же технологическая операция проводится централизованно для одних массивов документов и децентрализовано — для других. Подобное разделение массивов базируется на адресовании документов. Например, внутренние документы подразделения регистрируются по месту их создания.

Выбор формы организации делопроизводства, пожалуй, является одной из самых сложных задач при создании в компании соответствующей службы. Как правило, решение таких вопросов при организации делопроизводства на предприятии находится в ведении руководства учреждения. Степень централизации со временем может меняться, и эти перемены зависят от преобразований самой компании. Документом, регламентирующим выбранную форму организации делопроизводства, является инструкция по делопроизводству.

Главным правилом организации делопроизводства является оперативное прохождение документа по кратчайшему и максимально прямому маршруту с наименьшими временными затратами.