Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель аптеки получает сведения, необходимые для принятия эффективных, решений до работников организации. Коммуникации и принятие решений связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля.

Коммуникации - это очень важный элемент управления, т.к. едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей требует эффективного обмена информацией. Менеджер в своей работе от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации.

Эффективно работающие руководители аптек - это те, которые эффективны в своих коммуникациях.

Основные виды коммуникаций

Основными видами (средствами) коммуникаций, позволяющими охватить многих работников аптеки (фармацевтического предприятия, организации), являются следующие:

- совещания (собрания),

- служебные записки,

- телефонные переговоры,

- формальные отчеты,

- видеоленты,

- беседы с глазу на глаз.

Рассмотрим некоторые из них.

Основные рекомендации по проведению совещаний (собраний):

1. Составить конкретную повестку дня.

2. Обеспечить свободный обмен информацией между сотрудниками.

3. Полностью использовать способности сотрудников и поощрять их.

4. Создавать атмосферу доверия.

5. Рассматривать конфликт как положительный фактор и стараться эффективно управлять им.

6. Заканчивать собрание определенным резюме, определить будущее мероприятие в свете принятых решений.

Беседы могут иметь ближайшие и долговременные цели.

Ближайшие цели бесед:

- выяснить обстановку и факты,

- обсудить вопрос,

- заставить что-то сделать,

- рассказать факт,

- дать возможность для эмоциональной разрядки,

- проверить, что было сделано,

- рассказать, что ожидается.

Долговременные цели беседы:

- создать хорошие отношения,

- сделать людей довольными,

- обеспечить сотрудничество,

- побуждать людей к определенным действиям,

- содействовать индивидуальному развитию людей.

Построение беседы

1. Устранение напряженности путем дружеских и приятных манер.

Вопросы: «Что нового? Как успехи?» и др. Начальник слушает, делая критические замечания или показывая действиями собеседнику, что он «интересуется, внимателен и желает, чтобы он продолжал».

2. Умение поддержать беседу.

Задать вопрос: «В чем же причина затруднений? » Необходимо выяснить факт, показать понимание, заставить человека думать, позволить ему оправдываться, изложить свою позицию.

3. Проведение основной мысли с целью достижения более полного понимания, выявления важных факторов и др.

4. Задавать открытые вопросы, которые не позволяют ответить на вопрос «да» или «нет».

5. Принятие мер.

Коммуникации могут быть нескольких видов:

1. Между организацией и ее средой.

2. Межуровневые коммуникации в организации (т.е. с высших уровней на низшие и наоборот). Эффективность таких коммуникаций небольшая: только 20-25% информации, исходящей от высшего звена управления, доходит до конкретного исполнителя, а до руководителей доходит не более 80 % информации, направленной в их адрес исполнителями.

3. Коммуникации между различными отделами. Горизонтальные коммуникации более эффективны (до 90%), что объясняется хорошим взаимопониманием работающих на одном уровне людей.

4. Межличностные коммуникации.

Процесс обмена информацией между членами организации называется межличностной коммуникацией.

В процессе совместной трудовой деятельности члены любой организации вступают в отношения субординации и координации.

Отношения субординации - это служебное подчинение младшего по занимаемой должности старшему; исполнение правил служебной дисциплины.

Отношения координации - это отношение между структурными подразделениями в порядке согласования их совместных действий.

Профессиональное общение

Профессиональное общение – вид межличностного общения, направленного на достижение какой-либо договоренности.

Профессиональное общение всегда имеет целевую направленность.

Высокий уровень умения общаться в деловом мире означает сформированность культуры делового общения, которая предполагает:

1. умение говорить (в том числе публично) и слушать; умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера; умение строить отношения с любым партнером, добиваться эффективного взаимодействия на основе обоюдных интересов;

2. умение работать в команде.