Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда и формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1.

В организациях приемом на работу, перемещением по службе, увольнением и т. п. занимается отдел кадров. Документы по кадровому составу могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.

Прием работников в организацию осуществляется в соответствии с утвержденным штатным расписанием (ф. №Т-3). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов.

Документы по учету личного состава:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. №Т-1а), который служит основанием для приема на работу. На оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят работник, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока, проставляются результаты медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и другие.

На основании данного приказа (распоряжения) на каждого работника в отделе кадров заполняется личная карточка работника (ф. №Т-2). В ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения.

В соответствии с приказом о приеме на работу кроме заполнения личной карточки делается запись в трудовую книжку, а в бухгалтерии открывается лицевой счет (ф. №Т-54 или №Т-54а). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, об удержаниях, о льготах, сумме к выдаче на руки. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а), который применяется при оформлении перевода работника (работников) из одного структурного подразделения в другое. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку;

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а), который применяют для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами (контрактами) и графиками отпусков. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск по форме № Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется форма №Т-7 График отпусков. При его составлении должны учитываться и пожелания работников. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. № Т-8а), который издается при оформлении увольнения работников. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производит расчет с работником по форме №Т-61 Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а), который применяется для оформления и учета направления работников в командировки. В нем указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки.

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений работников за успехи в работе.

Документами для учета использования рабочего времени являются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13).

Суть табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т. д. Кроме информации об отработанном времени в табелях (ф. №Т-12 и ф. №Т-13) содержаться данные о расчете заработной платы и сведения для составления статистической отчетности по труду. Табель ф. №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки: одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов по ним. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Документы для учета расчетов с персоналом по оплате труда: расчетно-платежная ведомость (ф. №Т-49), расчетная ведомость (ф. №Т-51) и платежная ведомость (ф. №Т-53), предназначенные для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

Крупным организациям рекомендуется использовать для расчета (начисления) заработной платы расчетную ведомость (ф. №Т-51), а для учета выплат заработной платы – платежную ведомость (ф. №Т-53). Одновременно сведения о начислениях и выплате заработной платы работникам отражают в их лицевых счетах (ф. №Т-54 или №Т-54а). Средним и малым организациям рекомендуется использование расчетно-платежной ведомости (ф. №Т-49), которая выполняет функции и расчетного, и платежного документа.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов:

- табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. №Т-12) или табеля учета использования рабочего времени (ф. №Т-13);

- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, маршрутных листов, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

В ведомости проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда и другие выплаты, производится расчет всех удержаний и определяется сумма, подлежащая к выплате.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (ф. №Т-49) и платежной ведомости (ф. №Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата не получена, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано». На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. №КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работником организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (ф. №Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера. Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку организации, выполняют работу в любое удобное для себя время, и их отношения с организацией регулируются Гражданским Кодексом РФ.

Наиболее распространенной формой договоров гражданско-правового характера является договор подряда. Суть этого договора заключается в том, что физическое лицо берется выполнить своими силами и на свой риск конкретную работу по заданию организации, а она в свою очередь обязуется в соответствии с договором принять и оплатить выполненную работу. При заключении договора составляется смета, на основании которой определяется стоимость принимаемых к исполнению работ. После завершения работ по договору подряда составляется акт приемки работ, в котором указывают: принятые работы, их качество, виды и величину затрат, цену и сумму, общую стоимость, подлежащую оплате. Акт должен содержать реквизиты сторон, подписи и печать организации. На основании договора, сметы и акта приемки работ бухгалтерия производит необходимые расчеты.