Одно из трех условий продуктивной деятельности команды — организация и координация работы. Для реализации данного условия необходимо:

· организовать работу по выполнению командой задания;

· координировать работу членов команды;

· обеспечивать взаимодействие с другими командами, службами или внешними партнерами.

Организация работы в команде включает:

1. мотивацию деятельности всех ее членов;

2. рациональную расстановку и распределение работ между членами команды;

3. обеспечение условий, средств, материалов и ресурсов, необходимых для текущей деятельности команды.

В данном случае особую значимость приобретает деятельность руководителя (лидера) команды. Распределение работ и обеспечение необходимых условий являются обязательными действиями руководителя, но не ключевыми.

Основным содержанием работы руководителя команды является повседневное решение следующих управленческих задач:

6. установление и поддержание доброжелательной спокойной рабочей атмосферы в команде;

7. получение достаточных подтверждений того, что члены команды правильно поняли задание и прониклись необходимой ответственностью за его качественное выполнение в срок;

8. формирование у членов команды стремления к самостоятельной работе в среде доброжелательного взаимодействия с другими и без постоянного обращения к руководителю по вопросам, который могут быть решены самостоятельно;

9. организация профессионального роста членов команды;

10. формирование у членов команды «чувства тревожной сигнализации» при возникновении непредвиденных обстоятельств, грозящих срывом работ.

Планирование деятельности команды

Планирование — это процесс создания комплекса согласованных между собой действий, позволяющих команде реализовать поставленные задачи и достичь намеченные цели.

Планирование не является прерогативой только руководителя команды или организации. Каждый член команды составляет текущий план распределения своего рабочего времени по осуществлению закрепленных за ним позиций общего плана.

Планирование включает следующие процедуры (выполняемые одновременно или разнесенные во времени):

o Определение стратегических и оперативных целей («Куда двигаться?»).

o Определение стратегии развития («Как двигаться?»).

o Составление долгосрочного плана достижения стратегических целей («Каким образом достичь результата?»).

o Оперативно-календарное планирование («Как конкретно решать задачи?»).

o Организация отчетности по установленным плановым позициям («Как себя проконтролировать, чтобы не сбиться с пути?»).

Необходимость планирования побуждает всех членов команды детально проработать всю схему собственных последовательных действий по выполнению плановых позиций и своих сопутствующих установок.

В награду команда получает следующие «блага»:

8. более четкое представление о результате, по достижении которого цель (план) считается выполненной;

9. состав и характер ожидаемых «узких мест», о которых ранее имелось расплывчатое представление;

10. более ясное представление о степени реализуемости отдельных намеченных мероприятий;

11. четкое представление о состоянии и качестве наличных ресурсов (материальных, финансовых, кадровых, организационных, строительных и др.);

12. перечень проблем, которые не решены на стадии формирования плана из-за недостатка информации и неопределенности ситуации;

13. выбор рационального плана действий из нескольких возможных вариантов на основе анализа возможных потерь (оценка рисков) при срыве плана;

14. оценка характера ряда неопределенностей на этапе формирования плана, требующих последующей оперативной корректировки плана; оценка имеющегося резерва на блокирование непредвиденных обстоятельств.

Ссылки кого-либо из членов команды на отсутствие условий для планирования обычно являются попыткой оправдать собственное неумение планировать.

Один из парадоксов рыночной экономики заключается в том, что планированию больше внимания уделяется именно во времена высокой внешней нестабильности: чем больше внешнего хаоса, тем больше порядка должно быть во внутренней организации действий команды (надо учиться управлять обстоятельствами своей деятельности). Составляя рациональный план действий, команда создает собственный инструмент контроля и управления продвижением к намеченным целям. Одновременно план является эффективным тренингом профессионального самообучения, в ходе которого приобретаются знания, опыт и профессионализм, которые не получить, не освоив эффективное планирование.

Этапы планирования деятельности

1. Целеполагание — этап разработки целей

Цель — это не что иное, как ожидаемый результат. Формулировка цели должна раскрыть этот ожидаемый результат. Цель есть форма представления результата. Чем конкретней цель, тем реальнее результат и перспектива его достижения.

Например: цель — освоить новую технологию ведения учебных занятий. Ожидаемый результат: основная часть преподавательского состава практически планирует и ведет свои занятия по новой технологии.

Для того чтобы сформулировать цель, необходимо записать первую подходящую формулировку цели и определить, какие явления (показатели, параметры, эффекты) явились бы доказательством, что цель достигнута. Это и будет ожидаемый результат. Найдя наиболее удобное (убедительное) явление, подтверждающее выполнение цели, необходимо скорректировать ее формулировку. И так до тех пор, пока формулиров­ки цели-результата не будет ясна всем. Это самый важный этап планирования, так как в процессе формулирования цели-результата члены команды прорабатывают схему его достижения (то есть содержательную чисть самого плана).

Главное — не ставить слишком далеких, абстрактных целей. Чем дальше по времени цель, тем меньше в данный момент точной информации о возможностях ее достижения. Кроме того, нельзя забывать и природе сопутствующих условий и обстоятельств.

Формулировки прежней системы типа: «усилить...», «поднять...»,— это формулировки не целей, а возможных путей (направлений) их достижения. А это — не одно и то же!

Если необходимая цель не поддается конкретизации до формы прогнозируемого результата, необходимо ее разделить на ряд последовательных представимых подцелей («древо целей»). Они и составят комплекс задач, осуществление которых соответствует выполнению поставленной цели.

Не случайно в заявках на финансирование требуется раскрыть не только цель предлагаемого проекта, но и задачи (подцели), решаемые в ходе осуществления проекта. Это позволяет лучше понять общую формулировку цели и путей ее достижения. Например:

Цель — команда преподавателей должна освоить новую технологию ведения учебных занятий. Задачи команды:

6. приобрести и установить необходимое оборудование и наглядные пособия;

7. разработать и издать необходимое количество инструктивно-методических материалов и пособий;

8. овладеть методами эффективного использования оборудования и пособий;

9. организовать цикл демонстрационных и пробных учебных занятий;

10. перейти на планово-календарную основу учебных занятий по новой технологии.

Детализация разбиения цели на задачи определяется тем, как должен быть представлен ожидаемый результат по каждой задаче.