Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
3.3. Распорядительные документы
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.
Схема подготовки распорядительных документов:
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);
- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
3.3.1. Приказ
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ - это основной распорядительный документ.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.
Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);
- подготовка текста документа;
- согласование текста;
- подписание приказа;
- доведение до сведения исполнителей.
Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.
Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:
- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);
- действие;
- срок.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.
Например:
Юрисконсульт
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.
Оформляют согласование грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.
Например:
СОГЛАСОВАНО Директор завода "Звезда"Подпись И.О.Фамилия Дата Согласование с коллегиальным органом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседанияученого совета 00.00.00 № Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя. Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования. Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты:- наименование организации (наименование, министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;- наименование вида документа - ПРИКАЗ; - дата, номер (в пределах календарного года);- место издания (город) - если указано в наименовании организации, то не пишется;- текст;- заголовок (начинают С предлога "О" или "Об", например, "Об итогах....");- подпись;- визы согласования;- отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ. Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.Образец приказа.
Наименование министерстваили ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурногоподразделения ПРИКАЗ 00.00.00 № Место издания (город) Заглавие (краткое содержание,выраженное отглагольнымсуществительным в предложномпадеже, начиная с предлога "О") Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется отдельно на строке). 1. Полное наименование должности исполнителя. Фамилия И.О. в дательном падеже или наименование структурного подразделения. Необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме. Срок действия (указывают без употребления слова "срок"). 2. Полное наименование должности, Фамилия И.О. или структурное подразделение. Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяют в подпункт. 2.1. Действие и срок исполнения. 2.2. То же. 3. Последний пункт имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже). Наименованиедолжности руководителя И.О.Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия ДатаОбразец приказа
ТОМСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 10.04.96 № 32 О научно-исследовательской работе на летний период В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера.ПРИКАЗЫВАЮ 1. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А.А. назначить руководителем экспедиции. 2. Руководителю экспедиции Скворцовой А.А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.96. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф.П. Ректор университета Подпись П.В.Горелов Заведующая Подпись А.А.Скворцова 12.04.96
3.3.2. Выписка из приказа
Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства);
- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
- дата, номер (индекс) - те же, что у приказа;
- место составления;
- заголовок;
- часть текста;
- подпись (кроме личной).
- заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Включает слово «Верно», название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи, (пишут после 48 печатного знака от левого поля). Например:
Верно
Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия
00.00.00.
Образец выписки из приказа
ТОМСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 10.04.96 №32 О научно-исследовательской работе на летний период В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера ПРИКАЗЫВАЮ 2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.96. Ректор университета Подпись П. В. Горелов ВерноСекретарь Подпись О.И. Титова00.00.00.
3.3.3. Распоряжение
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.
Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;
- дата, номер (в пределах календарного года);
- место издания;
- заголовок;
- подпись;
- текст;
- гриф согласования;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Распоряжение оформляют на бланках формата А4.
Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.
Формуляр-образец распоряжения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Распоряжение Дата № Место издания /город/ Заглавие начинаетсяс вопроса - О чем... Текст документа может начинаться с констатирующей части /излагается цель или причина создания/. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ 1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:Контроль за выполнением распоряжения возложить на /наименование должности, инициалы, фамилия/. Текст печатают через 1,5 интервала. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О.Фамилия Гриф согласованияОбразец распоряжения.
ОТДЕЛЕНИЕ "ИНТУРИСТ" РАСПОРЯЖЕНИЕ 5.04.90 №5 Санкт-Петербург О выполнении мероприятийпо подготовке лагеряв поселке Глебычево Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Глебычево и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Главинтуриста от 26.03.90. №17ОБЯЗЫВАЮ 1. Директорам гостиниц Строганову И.П., Гаврилову А.И.: 1.1. Откомандировать в лагерь на период рабочих строительных специальностей для, выполнения работ с оплатой по среднему на период с 18.05.90.,по 10.06.90. 1.2. Составить план ремонтных работ до 20.04.90. 1.3. Обеспечить необходимое оборудование и инструмент. 2. Главному инженеру Батурину В. Г. обеспечить контроль за выполнением объема работ в установленные сроки. Генеральный директоротделения "Интурист" В. С. Иванов Визы В дело 00-00Подпись исполнителяДата
3.3.4 Указание
Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).
В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...»
Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты.
Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;
В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства,
- структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;
- дата, номер (в пределах календарного года);
- место издания - город;
- заголовок;
- текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;
- визы или гриф согласования;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр-образец указания
Наименование ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурногоподразделения УКАЗАНИЕ Дать № (в пределах календарного года) Место издания (город) Заглавие выражает краткоесодержание, начинаетсяпредлогом "О..." Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.Констатирующей части может не быть. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ (пишется крупно). Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ 1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, ФИО) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова срок). 2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О.Фамилия СОГЛАСОВАНОНаименование должности лица,с которым согласовывается документ Подпись И.О.ФамилияДатаОбразец указания.
УПРАВЛЕНИЕМЕТРОПОЛИТЕНА Общий отдел УКАЗАНИЕ 10.10.93 №3 Санкт-Петербург О порядке оформленияорганизационно-распорядительнойдокументации В связи с вводом ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и повышением требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена ОБЯЗЫВАЮ 1. Начальников служб и отделов Управления метрополитена: 1.1. Все организационно-распорядительные документы сдавать на редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. 1.2. Отредактированные документы представлять на подпись начальнику Управления метрополитена только через секретаря, на втором экземпляре документа должны быть подписи исполнителя, заинтересованных лиц и инспектора Ковригиной Г.А. 2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять оформление документации в службах и подразделениях Управления. 3. Контроль за исполнением указания возложить на заведующую канцелярией Управления Апарину Л. И. Начальник метрополитена Подпись С. И. Никитин Визы: начальников служб,Отделов, Г. А. Ковригиной,Л. И. Апариной В дело 00-00Подпись, расшифровка подписиДата
3.3.5. Постановление
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера ("Предложить", "Рекомендовать"). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Реквизиты ПОСТАНОВЛЕНИЯ:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ;
- место издания;
- дата, номер (дату проставляют при подписании);
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- гриф (визы) согласования (если нужно);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Образец постановления.
Правительство Ленинградской области КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 16.03.91. № 15 Санкт-Петербург О ... В связи с ... комиссия по ...ПОСТАНОВЛЯЕТ1. Предложить правительству ...:1.1. Изменить порядок ... в соответствии с решением: №___________ от _________ "О проведении ..."2. ... Председатель комиссии Подпись И.О.ФамилияСекретарь Подпись И.О.Фамилия
3.3.6. Решение
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляется на бланках формата А4.
Формуляр-образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;
- дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись (председателя, секретаря);
- визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр-образец решения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РЕШЕНИЕ 00.00.00 № г. Псков О ходе выполнения поставок древесины на I квартал 1997 г. Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа. Распорядительная часть начинается словом: Коллегия министерства РЕШИЛА (РЕШИЛ) Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на должность, инициалы, фамилия. Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Визы (руководителей подразделений, вносящих проект решения, исполнители,Юрисконсульт и т.д.) Виза включает в себя обязательные элементы : подпись, ее расшифровка; датаОбразец решения.
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВРОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ РЕШЕНИЕ 04.02.96 №3 Санкт-Петербург О подготовке к выставке технических достижений и новых технологий В Санкт-Петербурге в июне 1996 года будет проводиться выставка технических достижений и новых технологий. Проанализировав работу предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.Исходя из вышеизложенного, Совет директоров РЕШИЛ1. Директора завода "Луч" Михайлова Т.П. назначить ответственным председателем на выставке. 2. Михайлову Т.П. составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.96.3. Издательству "ПРОГРЕСС" разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.96.4. Ответственному секретарю Совета подготовить заявку для участия в выставке.5. Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки за оформление выставочных павильонов до 15.05.96.6. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора фабрики "Заря" Вавилова B.C. Председатель Совета Подпись О.П.Частов Секретарь Подпись М.Н.Осин
3.4. Информационно-справочные документы
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
3.4.1. Акт
Акт - справочно-информационный документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".
Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.
Формуляр-образец акта.
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕили ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНаименование структурного Подразделения АКТ 00.00.00 № Город Краткое содержание события или факта, сформулированноеотглагольным существительнымв именительном падеже Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)Составлен комиссиейПредседатель Наименование должности Фамилия И. О.Члены комиссии Наименование должности Фамилия И.О. (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали Наименование должности Фамилии И. О. лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую. Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала (ГОСТ 6.38-90). При необходимости указать количество экземпляров: Составлен в двух экземплярах:1-й-кому (куда);2-й - кому (куда). Председатель Подпись И. О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. ФамилияОбразец акта.
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АКТ 10.10.90. № 7 г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.89 № 108 Составлен комиссиейПредседатель Главный технолог управления Петров Д.М.Члены комиссии Руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В. Присутствовал Главный инженер завода № 1 Радин М.П. В период с 10.10.90 по 12.10.90 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбе-стоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 1988 г. со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год.Составлен в трех экземплярах:1-й - Главасбесту;2-й - НИИпроектасбесту;3-й - заводу № 1. Председатель Д.М.Петров Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков Присутствовал М.П.Радин В дело 00-00ПодписьДата
3.4.2. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.
К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено...».
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Например:
А. В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).
Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание ... стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).
Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.
Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:
- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение календарного года);
- место составления (город);
- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
- текст вводной и основной части;
- подпись;
- гриф согласования (если нужно);
- гриф утверждения (если нужно);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр - образец протокола.
Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения Протокол 00.00.00 №00 Место издания (город) Собрание трудового коллектива Председатель Фамилия И. О.Секретарь Фамилия И. О.Присутствовали Фамилии И. О. членов коллегиального органа Повестка дня 1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И. О. в родительном падеже. 2. О чем (далее, как в п. 1.). 1. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается). ПОСТАНОВИЛИ 1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.2. СЛУШАЛИ Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса. Председатель Подпись И.О.Фамилия Секретарь Подпись И.О.ФамилияОбразец протокола.
Педагогическое общество РФ СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ И МАШИНОПИСИ ПРОТОКОЛ 23.03.93 № 2 Санкт-Петербург Совещание преподавателей стенографии, машинописи Председатель ОвчинниковаЛ.Л.Секретарь Новикова Е.О.Присутствовали 25 человек (список прилагается) Повестка дня 1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи письме Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии Ивановой Е. П. 2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства "Искра" Карповой А.И. 1. СЛУШАЛИЕ. П. Иванова - На совещании в Москве решались организационные и методические вопросы преподавания стенографии и машинописи. Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и машинистку. ВЫСТУПИЛИА. С. Орлова - Для проведения ритмических тренировок по машинописи рекомендуется использовать музыкальное сопровождение.Е. И. Антонова - На уроках стенографии следует использовать материал, включающий сокращения по отраслям науки, техники, народного хозяйства. Необходимо наладить выпуск соответствующих справочников.ПОСТАНОВИЛИ1.1. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РФ.1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения стенографии на основе нового учебника. 2. СЛУШАЛИОформляют так же, как первый вопрос. Председатель Подпись Л.П.Овчинникова Секретарь Подпись Е.О.НовиковаДата: 2018-12-28, просмотров: 328.