Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Тема 2. Организация работы с документами
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Виды работ с документами
|
| Составные части делопроизводства | Операции делопроизводства | Группы документов | ||
| внутренние | исходящие | Входящие | |||
| Делопроизводство | Документирование | Составление проекта документа | обязательно | обязательно | не используется |
| Согласование проекта со специалистами | возможно | возможно | не используется | ||
| Проверка правильности оформления документа | обязательно | обязательно | не используется | ||
| Подписание (утверждение) документа руководителем | обязательно | обязательно | не используется | ||
| Регистрация | возможна | возможна; отправка | возможна, разметка | ||
| Организация работы с документами | Контроль исполнения | возможно | возможно | возможно | |
| Исполнение документов | обязательно | возможно | обязательно | ||
| Формирование дел | обязательно | обязательно | обязательно | ||
| Текущее хранение и использование | обязательно | обязательно | обязательно | ||
| Передача на архивное хранение | возможно | возможно | возможно | ||
| Рассмотрение документов руководителем (резолюция) | возможно | не используется | возможно | ||
| Уничтожение документов | возможно | возможно | возможно | ||
Классификация документов
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
- административная;
- статистическая;
- коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. организационную:
1.1. уставы,
1.2. положения,
1.3. инструкции,
2. распорядительную:
2.1. приказы,
2.2. распоряжения,
2.3. указания,
2.4. постановления,
2.5. решения;
3. информационнщ-справочню:
3.1. акты,
3.2. протоколы,
3.3. докладные, объяснительные, служебные записки,
3.4. письма,
3.5. справки;
4. по личному составу:
4.1. приказы,
4.2. личные дела,
4.3. заявления,
3.4. трудовые книжки,
4.5. характеристики,
4.6. договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
- обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
- повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
2.2. Унификация документов
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.
Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.
Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
2.3. Структура и объем документооборота
Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки.
Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
2.3.1. Работа с входящими документами
Делопроизводство координирует следующие этапы работы с входящими документами:
- прием и обработку документов;
- рассмотрение документов руководителем (резолюция);
- регистрацию документов;
- исполнение документов;
- контроль исполнения документов;
- хранение и использование документов;
- передачу на архивное хранение.
Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
Не вскрывают конверты с пометкой «Лично» и адресованные общественными организациями.
Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.
Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.
На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечня нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).
2.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1. письма, присланные в копии для сведения;
2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3. первичные документы бухгалтерского учета;
4. учебные планы, программы, копии;
5. месячные, квартальные и другие отчеты;
6. формы статистической отчетности;
7. сообщения о совещаниях, заседаниях;
8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10. телеграммы и письма о разрешении командировок;
11. научные отчеты по темам;
12. прейскуранты;
13. нормы расхода материалов:
Документы распределяют на группы:
- документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения;
- предложения, жалобы, заявления граждан;
- документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.
Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: «К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям, в зависимости от характера вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
2.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении, документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.
Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.
Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция отражает следующие действия: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.
Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).
2.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа;
- согласование проекта;
- проверка правильности оформления документа;
- подписание или утверждение (если необходимо);
- регистрация корреспонденции;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра в дело.
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.
Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.
Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
2.3.5. Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- составление проекта;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание;
- регистрация.
Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
- передачу документа исполнителям;
- исполнение документа;
- контроль исполнения документа;
- подшивку исполненного документа в дело.
2.3.6. Регистрация документов
Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.
Регистрация документа включает:
- проставление даты;
- проставление регистрационного индекса;
- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы;
- подтверждение факта их создания;
- подтверждение факта их поступления.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет;
- контроль;
- быстрый поиск.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.
Технологию и пункты регистрации регламентирует инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения или табель документов. К инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.
Классификаторы информации, используемые при регистрации:
- номенклатура дел;
- классификатор корреспондентов;
- классификатор структурных подразделений учреждения;
- классификатор руководителей и специалистов;
- классификатор видов документов;
- классификатор вопросов деятельности организации.
В конкретных организациях состав классификаторов может быть дополнен.
Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют индекс и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).
2.3.7. Индексирование документов
Индексирование заключается в присвоении документу индивидуального условного индекса, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.
В каждой организации должна быть единая и стабильная система индексирования документов и постоянное расположение составных частей индекса.
В основе индексирования документов лежит номенклатура дел организации. Обозначения производят только арабскими цифрами. Простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Например:
индекс 32/04-10 означает:
32 - порядковый номер документа в деле;
04-10 - индекс дела по номенклатуре;
04 - индекс структурного подразделения, в которое направлен документ;
10-номер дела.
При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в индекс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (6/12-7/А).
Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов.
Поступившим ответным документам новый индекс не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.
Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.) служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документов организации, распределение функций между структурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.
Регистрация документов позволяет:
- подтвердить факт получения или отправки документа;
- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
- вести контроль за исполнением документа;
- давать качественные и количественные характеристики документам.
2.4. Формы регистрации
В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.
Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.
Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Например:
«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».
Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).
После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с № 1 по № 372. Случайно пропущен номер 41.» Запись заверяют подписью.
Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).
Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:
- формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
- сложности обязательной многократной регистрации документов;
- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.
Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого цвета.
Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.
Организация регламентирует в инструкции по делопроизводству:
- расположение реквизитов на карточке;
- зоны для записи;
- порядок использования оборотной стороны карточки;
- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);
- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).
2.4.1. Правила заполнения реквизитов карточки
Автор (корреспондент)
- вписывают наименование организации (лица) - автора документа;
- для отправляемых документов вписывают наименование организации (лица) - корреспондента (кому посылают документ).
- наименование организации может быть написано в сокращенном виде.
Наименование вида документа
- заполняют в соответствии с видом документа;
- при регистрации писем эту графу не заполняют.
Дата документа
- проставляют дату, поставленную на документе организацией-автором в виде трех пар цифр, отражающих число, месяц и год (01.08.97).
Индекс документа
- вписывают индекс, присвоенный документу организацией-автором;
- переносят с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления
- для поступивших документов дату переносят с регистрационного штампа.
Индекс поступления
- вписывают индекс, присвоенный документу предприятием-получателем (его переносят из регистрационного штампа); после исполнения документ дополняют номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.
Заголовок документа или краткое содержание (резолюция)
- переносят заголовок документа.
- переносят с документа содержание поручения, автора, дату резолюции, исполнителя поручения.
Срок исполнения
- число, месяц, год - например, 12.04.98; при регистрации отправляемого инициативного документа записывают дату ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении
- записывают кратко решение вопроса или дату и индекс ответного документа.
Отметка о направлении в дело
- указывают индекс дела, в которое подшит документ, согласно номенклатуре дел (В дело № __ ), дата, подпись ответственного исполнителя.
Отметка о контроле
- фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документа.
Возможно введение дополнительных граф в карточку и журнал (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и другие).
Допустимо произвольное расположение граф.
Сложные графы можно разделить на составные части или самостоятельные графы («дата поступления и индекс документа», «дата документа и индекс»).
2.4.2. Справочная картотека
Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:
- карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;
- карточки на исполненные документы.
Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:
- на поступившие документы;
- на документы, систематизированные по корреспондентам;
- на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;
- на документы, объединенные датой поступления.
Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.
Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.
Работа с картотеками предполагает:
- своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;
- регулярное выполнение операций по ведению картотеки;
- внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);
- внесение изменений в записи;
- перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.
При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.
Образец положения.
Министерство образования УТВЕРЖДАЮ Директор техникума ТЕХНИКУМЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО И.О.ФамилияТРАНСПОРТА 07.11.85 ПОЛОЖЕНИЕ 04.11.85 315 Санкт-Петербург Инициативные группыПо экономии тепла 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В группу входят: инженер-технолог, старший мастер котельной, мастер депо. 1.2. Оперативное руководство осуществляет начальник технического отдела.2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 2.1. Обеспечение четкого контроля за расходованием тепла. 2.2. Выявление резервов экономии тепла.3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА 3.1. Проводить ежемесячный осмотр тепловых сетей. 3.2. Акты с предложениями и замечаниями направлять начальнику технического отдела. Главный механик Подпись Ф.В.Наумов СОГЛАСОВАНО Заместитель директораТехникума по АХЧ Подпись О.В.Волков 00.00.00
3.2.4. Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается - руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Форма штатного расписания
Наименованиепредприятия УТВЕРЖДАЮ штат в количестве __________ единиц с месячным фондомШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ заработной платы ___________________ рублей00.00.00 № 00 Руководитель предприятияМосква подпись расшифровкаАппарата предприятия 00.00.00 подписина __________ год Печать| Код и наимено- вание структур- ного подразделе- ния | Код и наименова- ние должности | Количество штатных единиц | Должностные оклады | Надбавки | Месячный фонд заработной платы | Примечание | |
| Персона-льные | прочие | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Образец приказа.
Наименование министерстваили ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурногоподразделения ПРИКАЗ 00.00.00 № Место издания (город) Заглавие (краткое содержание,выраженное отглагольнымсуществительным в предложномпадеже, начиная с предлога "О") Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется отдельно на строке). 1. Полное наименование должности исполнителя. Фамилия И.О. в дательном падеже или наименование структурного подразделения. Необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме. Срок действия (указывают без употребления слова "срок"). 2. Полное наименование должности, Фамилия И.О. или структурное подразделение. Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяют в подпункт. 2.1. Действие и срок исполнения. 2.2. То же. 3. Последний пункт имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже). Наименованиедолжности руководителя И.О.Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия ДатаОбразец приказа
ТОМСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 10.04.96 № 32 О научно-исследовательской работе на летний период В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера.ПРИКАЗЫВАЮ 1. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А.А. назначить руководителем экспедиции. 2. Руководителю экспедиции Скворцовой А.А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.96. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф.П. Ректор университета Подпись П.В.Горелов Заведующая Подпись А.А.Скворцова 12.04.96
3.3.2. Выписка из приказа
Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства);
- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
- дата, номер (индекс) - те же, что у приказа;
- место составления;
- заголовок;
- часть текста;
- подпись (кроме личной).
- заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Включает слово «Верно», название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи, (пишут после 48 печатного знака от левого поля). Например:
Верно
Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия
00.00.00.
Образец выписки из приказа
ТОМСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 10.04.96 №32 О научно-исследовательской работе на летний период В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 1995/1996 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера ПРИКАЗЫВАЮ 2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.96. Ректор университета Подпись П. В. Горелов ВерноСекретарь Подпись О.И. Титова00.00.00.
3.3.3. Распоряжение
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.
Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;
- дата, номер (в пределах календарного года);
- место издания;
- заголовок;
- подпись;
- текст;
- гриф согласования;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Распоряжение оформляют на бланках формата А4.
Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.
Формуляр-образец распоряжения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Распоряжение Дата № Место издания /город/ Заглавие начинаетсяс вопроса - О чем... Текст документа может начинаться с констатирующей части /излагается цель или причина создания/. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ 1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:Контроль за выполнением распоряжения возложить на /наименование должности, инициалы, фамилия/. Текст печатают через 1,5 интервала. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О.Фамилия Гриф согласованияОбразец распоряжения.
ОТДЕЛЕНИЕ "ИНТУРИСТ" РАСПОРЯЖЕНИЕ 5.04.90 №5 Санкт-Петербург О выполнении мероприятийпо подготовке лагеряв поселке Глебычево Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Глебычево и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Главинтуриста от 26.03.90. №17ОБЯЗЫВАЮ 1. Директорам гостиниц Строганову И.П., Гаврилову А.И.: 1.1. Откомандировать в лагерь на период рабочих строительных специальностей для, выполнения работ с оплатой по среднему на период с 18.05.90.,по 10.06.90. 1.2. Составить план ремонтных работ до 20.04.90. 1.3. Обеспечить необходимое оборудование и инструмент. 2. Главному инженеру Батурину В. Г. обеспечить контроль за выполнением объема работ в установленные сроки. Генеральный директоротделения "Интурист" В. С. Иванов Визы В дело 00-00Подпись исполнителяДата
3.3.4 Указание
Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).
В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...»
Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты.
Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;
В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства,
- структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;
- дата, номер (в пределах календарного года);
- место издания - город;
- заголовок;
- текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;
- визы или гриф согласования;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр-образец указания
Наименование ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурногоподразделения УКАЗАНИЕ Дать № (в пределах календарного года) Место издания (город) Заглавие выражает краткоесодержание, начинаетсяпредлогом "О..." Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.Констатирующей части может не быть. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ (пишется крупно). Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ 1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, ФИО) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова срок). 2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О.Фамилия СОГЛАСОВАНОНаименование должности лица,с которым согласовывается документ Подпись И.О.ФамилияДатаОбразец указания.
УПРАВЛЕНИЕМЕТРОПОЛИТЕНА Общий отдел УКАЗАНИЕ 10.10.93 №3 Санкт-Петербург О порядке оформленияорганизационно-распорядительнойдокументации В связи с вводом ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и повышением требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена ОБЯЗЫВАЮ 1. Начальников служб и отделов Управления метрополитена: 1.1. Все организационно-распорядительные документы сдавать на редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. 1.2. Отредактированные документы представлять на подпись начальнику Управления метрополитена только через секретаря, на втором экземпляре документа должны быть подписи исполнителя, заинтересованных лиц и инспектора Ковригиной Г.А. 2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять оформление документации в службах и подразделениях Управления. 3. Контроль за исполнением указания возложить на заведующую канцелярией Управления Апарину Л. И. Начальник метрополитена Подпись С. И. Никитин Визы: начальников служб,Отделов, Г. А. Ковригиной,Л. И. Апариной В дело 00-00Подпись, расшифровка подписиДата
3.3.5. Постановление
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера ("Предложить", "Рекомендовать"). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Реквизиты ПОСТАНОВЛЕНИЯ:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ;
- место издания;
- дата, номер (дату проставляют при подписании);
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- гриф (визы) согласования (если нужно);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Образец постановления.
Правительство Ленинградской области КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 16.03.91. № 15 Санкт-Петербург О ... В связи с ... комиссия по ...ПОСТАНОВЛЯЕТ1. Предложить правительству ...:1.1. Изменить порядок ... в соответствии с решением: №___________ от _________ "О проведении ..."2. ... Председатель комиссии Подпись И.О.ФамилияСекретарь Подпись И.О.Фамилия
3.3.6. Решение
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляется на бланках формата А4.
Формуляр-образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;
- дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись (председателя, секретаря);
- визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр-образец решения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РЕШЕНИЕ 00.00.00 № г. Псков О ходе выполнения поставок древесины на I квартал 1997 г. Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа. Распорядительная часть начинается словом: Коллегия министерства РЕШИЛА (РЕШИЛ) Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на должность, инициалы, фамилия. Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Визы (руководителей подразделений, вносящих проект решения, исполнители,Юрисконсульт и т.д.) Виза включает в себя обязательные элементы : подпись, ее расшифровка; датаОбразец решения.
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВРОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ РЕШЕНИЕ 04.02.96 №3 Санкт-Петербург О подготовке к выставке технических достижений и новых технологий В Санкт-Петербурге в июне 1996 года будет проводиться выставка технических достижений и новых технологий. Проанализировав работу предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.Исходя из вышеизложенного, Совет директоров РЕШИЛ1. Директора завода "Луч" Михайлова Т.П. назначить ответственным председателем на выставке. 2. Михайлову Т.П. составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.96.3. Издательству "ПРОГРЕСС" разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.96.4. Ответственному секретарю Совета подготовить заявку для участия в выставке.5. Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки за оформление выставочных павильонов до 15.05.96.6. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора фабрики "Заря" Вавилова B.C. Председатель Совета Подпись О.П.Частов Секретарь Подпись М.Н.Осин
3.4. Информационно-справочные документы
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
3.4.1. Акт
Акт - справочно-информационный документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".
Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.
Формуляр-образец акта.
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕили ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНаименование структурного Подразделения АКТ 00.00.00 № Город Краткое содержание события или факта, сформулированноеотглагольным существительнымв именительном падеже Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)Составлен комиссиейПредседатель Наименование должности Фамилия И. О.Члены комиссии Наименование должности Фамилия И.О. (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали Наименование должности Фамилии И. О. лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую. Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала (ГОСТ 6.38-90). При необходимости указать количество экземпляров: Составлен в двух экземплярах:1-й-кому (куда);2-й - кому (куда). Председатель Подпись И. О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. ФамилияОбразец акта.
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АКТ 10.10.90. № 7 г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.89 № 108 Составлен комиссиейПредседатель Главный технолог управления Петров Д.М.Члены комиссии Руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В. Присутствовал Главный инженер завода № 1 Радин М.П. В период с 10.10.90 по 12.10.90 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбе-стоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 1988 г. со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год.Составлен в трех экземплярах:1-й - Главасбесту;2-й - НИИпроектасбесту;3-й - заводу № 1. Председатель Д.М.Петров Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков Присутствовал М.П.Радин В дело 00-00ПодписьДата
3.4.2. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.
К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено...».
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Например:
А. В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?
Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).
Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание ... стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).
Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.
Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:
- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение календарного года);
- место составления (город);
- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
- текст вводной и основной части;
- подпись;
- гриф согласования (если нужно);
- гриф утверждения (если нужно);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр - образец протокола.
Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения Протокол 00.00.00 №00 Место издания (город) Собрание трудового коллектива Председатель Фамилия И. О.Секретарь Фамилия И. О.Присутствовали Фамилии И. О. членов коллегиального органа Повестка дня 1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И. О. в родительном падеже. 2. О чем (далее, как в п. 1.). 1. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается). ПОСТАНОВИЛИ 1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.2. СЛУШАЛИ Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса. Председатель Подпись И.О.Фамилия Секретарь Подпись И.О.ФамилияОбразец протокола.
Педагогическое общество РФ СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ И МАШИНОПИСИ ПРОТОКОЛ 23.03.93 № 2 Санкт-Петербург Совещание преподавателей стенографии, машинописи Председатель ОвчинниковаЛ.Л.Секретарь Новикова Е.О.Присутствовали 25 человек (список прилагается) Повестка дня 1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи письме Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии Ивановой Е. П. 2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства "Искра" Карповой А.И. 1. СЛУШАЛИЕ. П. Иванова - На совещании в Москве решались организационные и методические вопросы преподавания стенографии и машинописи. Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и машинистку. ВЫСТУПИЛИА. С. Орлова - Для проведения ритмических тренировок по машинописи рекомендуется использовать музыкальное сопровождение.Е. И. Антонова - На уроках стенографии следует использовать материал, включающий сокращения по отраслям науки, техники, народного хозяйства. Необходимо наладить выпуск соответствующих справочников.ПОСТАНОВИЛИ1.1. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РФ.1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения стенографии на основе нового учебника. 2. СЛУШАЛИОформляют так же, как первый вопрос. Председатель Подпись Л.П.Овчинникова Секретарь Подпись Е.О.НовиковаРУКОВОДИТЕЛЯМ
Образец справки
Управление Администрациякнижной торговли Невского района МАГАЗИН № 1 Отдел жилой площадиСПРАВКА 26.12.96 № 28 Санкт-Петербург Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по настоящее время. Директор магазина Подпись O.В.Носова
Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения - для внутренних справок) - автора документа.;
- наименова6ние вида документа - СПРАВКА;
- дата, номер;
- место составления (город);
- заголовок;
- текст;
- адресат;
- отметка о наличии приложений (если есть);
- подпись;
- печать (при необходимости).
Тема 1. Делопроизводство в организации
Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.
Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальных документов:
- информационная (документ создают для сохранения информации);
- социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции официальных документов:
- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);
- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.
Официальные документы подразделяют на:
- управленческие;
- научные;
- технические;
- технологические;
- производственные и др.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.
В состав управленческой документации входит следующая:
- организационная;
- распорядительная;
- информационно-справочная;
- по личному составу;
- плановая.
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») от 1 июля 1998 года.
Состав документов в организации зависит от:
- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
- объема и характера взаимосвязей в организации;
- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
1.1. Нормативно-методическая база делопроизводства
Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:
- законов;
- нормативных правовых актов;
- методических документов.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Методические документы регламентируют:
- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;
- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).
В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:
- управленческого труда и охране труда;
- архивного хранения документов.
1.2. Цели, задачи, функции службы ДОУ
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:
- управление делами;
- общий отдел;
- канцелярия;
- секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
- организация работы;
- руководство документационным потоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за последовательностью работы с документами;
- организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение по возможности документооборота;
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
- изготовление и размножение документов;
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ.
Дата: 2018-12-28, просмотров: 296.