В структурных подразделениях руководители должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей, осуществлять контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, полученные для согласования, рассматривают в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день по указанию руководителя подразделения. Срочные документы передают для исполнения немедленно.

Исполнение документа включает:

- сбор и обработку информации;

- подготовку проекта документа;

- оформление;

- согласование;

- представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений;

- подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассылку документа в организации.

Если нет необходимости составлять дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры и т.д., подготавливая, таким образом, окончательное решение к намеченной дате.

Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.). Ответственный за исполнение документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

2.5.1. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами - одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

- своевременное и качественное их исполнение;

- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

- своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие - в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом - за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в "Контрольной отметке11 РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

- своевременность исполнения документов;

- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- соответствие формы созданных документов их содержанию;

- уровень и формы удостоверения документов;

- соответствие подписей их расшифровкам;

- идентичность всех экземпляров.

Контроль за документами осуществляют:

- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

2.5.2. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов Российской Федерации и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Типовые сроки устанавливают ведомства в подзаконных актах (определение сроков сдачи статистических и финансовых отчетов, предъявление претензий по качеству продукции и прочее).

Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и выступают в качестве типовых (протоколы разногласий к договорам, исполнение писем, телеграмм и т.д.).

В конкретной организации могут быть установлены, типовые сроки для документов, не отраженных в законах и подзаконных нормативных актах. После утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству, эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции.

Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.