Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Виды работ с документами
|
| Составные части делопроизводства | Операции делопроизводства | Группы документов | ||
| внутренние | исходящие | Входящие | |||
| Делопроизводство | Документирование | Составление проекта документа | обязательно | обязательно | не используется |
| Согласование проекта со специалистами | возможно | возможно | не используется | ||
| Проверка правильности оформления документа | обязательно | обязательно | не используется | ||
| Подписание (утверждение) документа руководителем | обязательно | обязательно | не используется | ||
| Регистрация | возможна | возможна; отправка | возможна, разметка | ||
| Организация работы с документами | Контроль исполнения | возможно | возможно | возможно | |
| Исполнение документов | обязательно | возможно | обязательно | ||
| Формирование дел | обязательно | обязательно | обязательно | ||
| Текущее хранение и использование | обязательно | обязательно | обязательно | ||
| Передача на архивное хранение | возможно | возможно | возможно | ||
| Рассмотрение документов руководителем (резолюция) | возможно | не используется | возможно | ||
| Уничтожение документов | возможно | возможно | возможно | ||
Классификация документов
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
- административная;
- статистическая;
- коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. организационную:
1.1. уставы,
1.2. положения,
1.3. инструкции,
2. распорядительную:
2.1. приказы,
2.2. распоряжения,
2.3. указания,
2.4. постановления,
2.5. решения;
3. информационнщ-справочню:
3.1. акты,
3.2. протоколы,
3.3. докладные, объяснительные, служебные записки,
3.4. письма,
3.5. справки;
4. по личному составу:
4.1. приказы,
4.2. личные дела,
4.3. заявления,
3.4. трудовые книжки,
4.5. характеристики,
4.6. договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
- обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
- повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
2.2. Унификация документов
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.
Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.
Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
2.3. Структура и объем документооборота
Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки.
Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
2.3.1. Работа с входящими документами
Делопроизводство координирует следующие этапы работы с входящими документами:
- прием и обработку документов;
- рассмотрение документов руководителем (резолюция);
- регистрацию документов;
- исполнение документов;
- контроль исполнения документов;
- хранение и использование документов;
- передачу на архивное хранение.
Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
Не вскрывают конверты с пометкой «Лично» и адресованные общественными организациями.
Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.
Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.
На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечня нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).
2.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1. письма, присланные в копии для сведения;
2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3. первичные документы бухгалтерского учета;
4. учебные планы, программы, копии;
5. месячные, квартальные и другие отчеты;
6. формы статистической отчетности;
7. сообщения о совещаниях, заседаниях;
8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10. телеграммы и письма о разрешении командировок;
11. научные отчеты по темам;
12. прейскуранты;
13. нормы расхода материалов:
Документы распределяют на группы:
- документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения;
- предложения, жалобы, заявления граждан;
- документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.
Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: «К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям, в зависимости от характера вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
2.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении, документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.
Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.
Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция отражает следующие действия: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.
Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).
2.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа;
- согласование проекта;
- проверка правильности оформления документа;
- подписание или утверждение (если необходимо);
- регистрация корреспонденции;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра в дело.
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.
Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.
Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).
2.3.5. Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- составление проекта;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание;
- регистрация.
Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
- передачу документа исполнителям;
- исполнение документа;
- контроль исполнения документа;
- подшивку исполненного документа в дело.
2.3.6. Регистрация документов
Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.
Регистрация документа включает:
- проставление даты;
- проставление регистрационного индекса;
- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы;
- подтверждение факта их создания;
- подтверждение факта их поступления.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет;
- контроль;
- быстрый поиск.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.
Технологию и пункты регистрации регламентирует инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения или табель документов. К инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.
Классификаторы информации, используемые при регистрации:
- номенклатура дел;
- классификатор корреспондентов;
- классификатор структурных подразделений учреждения;
- классификатор руководителей и специалистов;
- классификатор видов документов;
- классификатор вопросов деятельности организации.
В конкретных организациях состав классификаторов может быть дополнен.
Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют индекс и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).
2.3.7. Индексирование документов
Индексирование заключается в присвоении документу индивидуального условного индекса, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.
В каждой организации должна быть единая и стабильная система индексирования документов и постоянное расположение составных частей индекса.
В основе индексирования документов лежит номенклатура дел организации. Обозначения производят только арабскими цифрами. Простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Например:
индекс 32/04-10 означает:
32 - порядковый номер документа в деле;
04-10 - индекс дела по номенклатуре;
04 - индекс структурного подразделения, в которое направлен документ;
10-номер дела.
При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в индекс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (6/12-7/А).
Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов.
Поступившим ответным документам новый индекс не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного документа.
Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.) служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав документов организации, распределение функций между структурными подразделениями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.
Регистрация документов позволяет:
- подтвердить факт получения или отправки документа;
- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
- вести контроль за исполнением документа;
- давать качественные и количественные характеристики документам.
2.4. Формы регистрации
В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.
Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.
Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Например:
«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».
Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).
После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с № 1 по № 372. Случайно пропущен номер 41.» Запись заверяют подписью.
Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).
Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:
- формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
- сложности обязательной многократной регистрации документов;
- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.
Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого цвета.
Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.
Организация регламентирует в инструкции по делопроизводству:
- расположение реквизитов на карточке;
- зоны для записи;
- порядок использования оборотной стороны карточки;
- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);
- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).
2.4.1. Правила заполнения реквизитов карточки
Автор (корреспондент)
- вписывают наименование организации (лица) - автора документа;
- для отправляемых документов вписывают наименование организации (лица) - корреспондента (кому посылают документ).
- наименование организации может быть написано в сокращенном виде.
Наименование вида документа
- заполняют в соответствии с видом документа;
- при регистрации писем эту графу не заполняют.
Дата документа
- проставляют дату, поставленную на документе организацией-автором в виде трех пар цифр, отражающих число, месяц и год (01.08.97).
Индекс документа
- вписывают индекс, присвоенный документу организацией-автором;
- переносят с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления
- для поступивших документов дату переносят с регистрационного штампа.
Индекс поступления
- вписывают индекс, присвоенный документу предприятием-получателем (его переносят из регистрационного штампа); после исполнения документ дополняют номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.
Заголовок документа или краткое содержание (резолюция)
- переносят заголовок документа.
- переносят с документа содержание поручения, автора, дату резолюции, исполнителя поручения.
Срок исполнения
- число, месяц, год - например, 12.04.98; при регистрации отправляемого инициативного документа записывают дату ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении
- записывают кратко решение вопроса или дату и индекс ответного документа.
Отметка о направлении в дело
- указывают индекс дела, в которое подшит документ, согласно номенклатуре дел (В дело № __ ), дата, подпись ответственного исполнителя.
Отметка о контроле
- фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документа.
Возможно введение дополнительных граф в карточку и журнал (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и другие).
Допустимо произвольное расположение граф.
Сложные графы можно разделить на составные части или самостоятельные графы («дата поступления и индекс документа», «дата документа и индекс»).
2.4.2. Справочная картотека
Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:
- карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;
- карточки на исполненные документы.
Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:
- на поступившие документы;
- на документы, систематизированные по корреспондентам;
- на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;
- на документы, объединенные датой поступления.
Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.
Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.
Работа с картотеками предполагает:
- своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;
- регулярное выполнение операций по ведению картотеки;
- внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);
- внесение изменений в записи;
- перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.
При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.
Дата: 2018-12-28, просмотров: 261.