Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
3.4.4. Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.
Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (если есть);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Формуляр - образец объяснительной записки.
Наименование министерства Наименование должности адресатаили ведомства с включением наименования организации (в дательном падеже) НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Фамилия И.О.Наименование структурногоподразделения ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата № Заголовок начинается с предлога "О чем..." Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Наименование должности лица, подписавшего документ подпись И.О.Фамилия В дело 00-00ДатаПодписьОбразец объяснительной записки.
Директору школы № 28 Г-ну Сомову В.Д. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 10.04.97 О срыве турнирапо настольному теннису Согласно плану внеклассной работы школы по физическому воспитанию на период с 01.04.97. по 09.04.97. был запланирован турнир по настольному теннису. Должно было принять участие в турнире 10 команд. Однако в турнире приняла участие только половина команд. Не подали заявки следующие классы: 9а, 10а, 8б, 8г, 11а. Преподаватель физкультуры В.Д. Маслов В дело 00-00ПодписьДата3.4.5. Служебная записка
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.
Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.
Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Датой служебной записки является дата ее подписания.
Образец служебной записки.
Заместителю директора по АХЧ г-ну Петрову Н.Г. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА15.06.96 В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб. 115:- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);- зашпаклевать поверхность подоконников;- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна). Преподаватель истории А. И. Сазонова
3.4.6. Письмо
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях.
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
- дата, номер;
- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
- печать (если нужно);
- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).
Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.
Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Реквизит "Адресат" оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.
Например:
1. Завод "Луч"; "Школа 561"
2. Завод "Луч"
Отдел сбыта
3. Московский государственный университет
Факультет журналистики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф. И. О. - в дательном.
Например:
1. Завод "Луч"
Начальнику отдела сбыта
Фролову Н.В.
2. Завод "Луч"
Отдел сбыта
Начальнику отдела
Фролову Н.В.
Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.
Например:
1. Директору завода "Луч"
Сидорову Н.Г.
2. Директору школы 561
Васильевой Н.Г.
В реквизит "Адресат" может входить и почтовый адрес организации.
Например:
Директору завода "Прогресс"
г-ну Маркову И. М.
000000, Москва
ул. Петрова, 18
При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем лилию, инициалы (или имя, отчество полностью).
Элементы реквизита "Адресат" отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.
Адресуя письмо нескольким, получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если документ направляют болee чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно:
Директорам школ и техникумов
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.
Факты, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма состоит из вводной и основной частей.
В водной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, общение, отказ и т.д., Письмо может состоять только из основной части (например, - просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).
Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.
Текст, как правило, излагаются: от третьего лица единственного числа - "Организация сообщает...", от третьего лица множественного числа -"Педагогический коллектив и ученики школы приглашают...", от первого лица единственного числа - "Прошу...", от первого лица множественного числа - "Просим...".
Начало письма может иметь варианты обращения:
Уважаемый Николай Петрович!
Николай Петрович!
Господин Петров!
Уважаемые господа! (если не известны имена получателей письма)
Уважаемый господин Петров!
Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.
К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).
Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.
Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия - 2-ое положение табулятора или 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого; поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.
На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.
Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления документа, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.
Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит "Подпись" включает следующие элементы:
Наименование должности лица, подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия
При подписании письма несколькими должностными лицами, подписи располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.
3.4.6.1. Сопроводительное письмо
Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)...
Например:
Направляем на утверждение программу:
3.4.6.2. Письмо-приглашение
Цель письма - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
Приглашаем Вас на заседание...
Просим принять участие в выставке работ учащихся...
3.4.6.3. Информационное письмо
В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию.
Образец информационного письма.
Министерство высшего Директорам школи среднего специального и гимназийобразования МОСКОВСКИЙПОЛИГРАФИЧЕСКИЙТЕХНИКУМ Антоновой В.С.116027, Москва Довести до сведенияул. Зеленая, 18 учащихся школытел. 243-55-66 до 01.06.97Расчетный счет № 0000000 Светлова 22.05.97 20.05.97 № 34/01 На № от Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:1. Лазерные технологии в полиграфии.2. Юридический факультет. Правила приема общие для всех. Директор техникума П.П.Игнатьев Матвеева Ольга Ивановна 22.05.97313 15 67 № 217 В дело 3-02 Информация доведена до сведения на собрании 25.05.97 В.С.Антонова 26.05.97
3.4.6.4. Письмо-извещение
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."
Этот вид письма близок к информационному письму.
Образец письма-извещения.
Справочные данные Главному редакторуорганизации- газеты "Вперед"отправителя документа Г-ну Соколову О.Б. 10.01.93 № 9 Уважаемый Олег Борисович! Сообщаем Вам, что заседание главных редакторов переносится на 1 февраля 1993 г. на 15.00. Повестка заседания остается без изменения. Секретарь Совета Подпись М.Н.Козлов
3.4.6.5. Рекламное письмо
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Образец рекламного письма.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ INTERNATIONAL ИНСТИТУТ INSTITUTE ____________________________________________________________________________________________ Россия, 193024, Санкт-Петербург, Russia, 193024, St. Petersburg, Невский пр., 147, офис 45 Nevsky pr., 147, of. 45 Тел. (812) 277 7564, факс (812) 277 16 49 tel. (812) 277 75 64, fax ( (812) 277 16 49
РУКОВОДИТЕЛЯМ
Дата: 2018-12-28, просмотров: 344.