Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь, по существу, ее носителем.
Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной и оперативной.
Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.
Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.
Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
- планирование;
- организационно-распорядительная деятельность;
- учет;
- отчетность;
- финансирование и т.д.
Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.
В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникает необходимость упорядочения потоков информации. Решают ее также с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.
Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10Л-88. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.
Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.
Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-97, применяют при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).
Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.
Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.
Все организационно-распорядительные документы оформляются на базе формуляра - образца - модели унифицированной формы документа.
Реквизиты оформляют чаще флатовым способом, так как это - более простой и быстрый вариант написания документов.
Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов.
Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке.
Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер.
3.1. Формуляр-образец
В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют «формуляр-образец».
Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код организация;
05 - код унифицированной формы документа;
06 - наименование организации - автора документа;
07 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета);
08 -наименование вида документа;
09 - дата документа;
10-регистрационный индекс (номер) документа;
11- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса при ответе на него;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально»);
14- адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст;
20 - отметка о наличии приложений;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.
Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.
Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Установлены размеры полей для ОРД:
левое - 35мм (13 печатных знака);
правое - не менее 8мм (3-4 печатных знака);
верхнее - 20мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);
нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,
- для формата А5 - не менее 16 мм.
Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.
0 - граница левого поля (13 печатных знаков);
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);
2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);
3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);
4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);
5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);
6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);
7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).
Начиная со второго положения табулятора, каждое последующее положение получается путем прибавления к предыдущему значению восьми печатных знаков.
3.1.1. Оформление реквизитов документов
Реквизит «АДРЕСАТ» - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:
индекс, область (край), город, улицу, дом.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв.
Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения – «г» (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).
Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.
Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита «Адресат»:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- должность;
- фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;
- почтовый адрес.
Каждый из элементов реквизита «Адресат» должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.
Варианты оформления реквизита «Адресат».
1. Документ направляют в организацию, в структурное подразделение:
Ярославский
часовой завод
Отдел сбыта
или
Ярославский
часовой завод
Отдел сбыта
г. Иванову В. И.
Название организации и структурного подразделения пишут в именительном падеже, фамилию должностного лица - в дательном, инициалы ставят после фамилии через пропуск.
2. Документ направляют в несколько однородных организаций, адресат указывают обобщенно:
Директорам школ
и техникумов
или
Директорам
книжных магазинов
На одном документе может быть указано не более четырех адресатов, отделенных друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Слово «Копия» перед адресатами, следующими после первого, не ставят.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. При этом на каждом документе указывают только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который пишут после названия организации и должностного лица, например:
Директору
машиностроительного завода
«Звезда»
г-ну Степанову В.И.
153217, г. Псков ул. Садовая, 15
Почтовый адрес не указывают в реквизите «Адресат», если документ адресован в правительственные органы или постоянным корреспондентам, адрес которых известен экспедиции или секретарю.
3. Адресуя документ руководителю организации, наименование организации можно включать в состав должности адресата, если отправителю известна фамилия руководителя.
Например:
Директору
машиностроительного завода
«Звезда»
г-ну Степанову В. М.
4. Если документ адресован частному лицу, то сначала пишут адрес, а затем указывают фамилию и инициалы адресата, например:
653174, г. Смоленск
ул. Почтовая, д. 3, кв. 16
г-же Михайловой Н. В.
Реквизит «ДАТА ДОКУМЕНТА» - обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.
Датой документа может быть:
- дата его подписания (для распоряжений, приказов, писем, справок, докладных записок);
- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);
- дата утверждения (для положений, уставов, инструкций и т.д.);
- дата составления - дата, когда событие произошло (для протокола, акта).
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Оформляют дату тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Они соответствуют числу, месяцу и году (15.06.80). Если цифра одна, перед ней ставят «ноль» (03.09.96). Это самый распространенный способ оформления даты. Реже дату пишут так: 15.03.1994. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа или подписи.
В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введение документа в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа, например: «Решение вступает в силу через 15 дней со дня Опубликования и действует в течение двух лет».
Дата входит также в грифы «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДЕНО».
Датируется документ должностным лицом при его подписании или утверждении. Дата проставляется руководителем от руки в установленном месте. Месяц и год можно напечатать заранее.
В тексте документов допустимо применение словесно-цифрового способа оформления: 28 августа 1993 г. или 2 сентября 2007 года.
Реквизит «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА» - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.
Индекс проставляют на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.
Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений) - индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.
Для исходящих документов, (писем) индекс состоит из следующих частей:
- индекса структурного подразделения, составившего документ;
- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
- порядкового номера регистрации.
Например: 03-08/116, где
03 - индекс структурного подразделения;
08 - номер по номенклатуре;
116 - порядковый регистрационный номер документа.
Индекс документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов-составителей.
Например: 822/413/145
На документах, отправляемых из организаций (исходящих), индексы ставят как на подлиннике, так и на копии, остающейся в учреждении.
На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставят.
Реквизит «ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ» - используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними.
Внутреннее согласование оформляется визой.
Данный реквизит включает в себя следующие элементы:
- личную подпись;
- расшифровку подписи;
- дачу визирования;
- наименование должности визирующего (при необходимости).
Например:
Заведующий отделом
Личная подпись И.О.Фамилия
00.00.00.
или:
Личная подпись И.О.Фамилия
00.00.00
Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют по следующему образцу:
С п. 7 не согласен
Личная подпись И.О.Сомов
15.06.92.
или -
«Замечания прилагаются»,
или -
«Возражаю».
Визу располагают ниже реквизита «Подпись». Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи - после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 1,5-2 интервала.
Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре.
Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят с:
- руководителями структурных подразделений, где составлен документ;
- заинтересованными должностными лицами других подразделений;
- общественными организациями (при необходимости);
- финансовыми службами;
- юристами.
Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:
С приказом ознакомлен
Личная подпись И. О. Фамилия
00.00.00
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Реквизит «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА»- состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце. Проставляют от границы левого поля, через 1,5-2 интервала указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля), затем через 1,5-2 интервала - подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 печатных ударов от левого поля), затем - дата.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Инспектор по охране труда
Подпись И. О. Фамилия
00.00.00
Согласование может производиться коллегиальным органом или письмом. В этом случае гриф согласования оформляют по форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
образования
00.00.00 № 00
Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Главный инженер Руководитель отдела
АО «Фаворит» министерства финансов
Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
00.00.00 00.00.00
Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Располагается гриф согласования ниже реквизита «Подпись» через 2-3 интервала.
Реквизит «ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ» - должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста документа.
Заголовок может состоять из нескольких строк. Длина строки не должна превышать 28 печатных знаков. Каждая строка заголовка имеет законченный смысл.
Строчки заглавия пишут через 1 интервал, без переносов, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заглавие не должно быть более четырех строк. Если оно не вмещается в эти строки, то его пишут от начального до конечного поля.
До заглавия и после него пропускают 2-4 интервала.
Реквизит «ПОДПИСЬ» - включает наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - при оформлении документа на бланке, личную подпись и ее расшифровку.
Например:
1 . документ оформлен не на бланке -
Директор технологического института
систем управления Личная подпись А.А. Мамин
2. документ оформлен на бланке -
Директор института Личная подпись А.А. Мамин
Название должности пишется от левого поля (не более 28 печатных знаков), расшифровка подписи - инициалы и фамилия - с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля). Документ может быть подписан несколькими должностными лицами. В этом случае их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода Личная подпись И. И. Воробьев
Главный бухгалтер Личная подпись О.Н.Сидоров
Расстояние между подписями - 1,5 - 3 интервала.
Реквизит «ПОДПИСЬ» отделяют от текста 2 - 4 интервалами. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Директор школы 53 Директор института
Подпись В. Д. Новиков Подпись К. Е. Попов
00.00.00 00.00.00
Реквизит «РЕЗОЛЮЦИЯ» - включает в себя указание по исполнению документа.
Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает пришедший документ.
Резолюция состоит из следующих элементов:
- фамилия исполнителя;
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- подпись руководителя;
- дата написания резолюции.
Например:
Симонову Н.Н.
Прошу составить план
разработки и внедрения
станка к 00.00.00
Иванов 00.00.00
Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.
Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.
Реквизит «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА» - состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.
Оформляют этот гриф с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), в правом верхнем углу документа.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Личная подпись Н.В.Петров
00.00.00
Инициалы и фамилия пишут с 6 положения табулятора (48 печатных знака от левого поля), другие элементы оформляют с 5 положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля).
Документ может быть утвержден каким-либо документом (решением, постановлением, протоколом и т.д.). В этом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол собрания
трудового коллектива
00.00.00 №00
Реквизит «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ» документа - включает заверительную надпись «Верно», которую пишут с большой буквы от левого поля. С новой строки указывают наименование должности лица, заверившего копию (от начального поля), подпись, ее расшифровку (от 6 положения табулятора). Ниже - дату заверения.
Например:
Верно
Секретарь-референт Подпись И.О.Фамилия
00.00.00
Если копию выдают на руки или пересылают в организацию, подпись удостоверяют печатью.
Реквизит «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ» - включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона. Располагают этот реквизит на лицевой, а, если нет места, то на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Михайлов
545 77 80
или
Михайлов Олег Иванович
5457780
Реквизит «ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ» - состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа.
Например:
19.04.97
№354
В организациях существуют штампы для такой отметки.
Реквизит «ОТМЕТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТА» - содержит имя файла, код оператора или фамилию сотрудника, вводившего информацию, и дату ввода информации.
На документе делают надпись «Информация перенесена на машинный носитель», проставляют подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.
3.1.2. Требования к бланкам
Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации.
Бланки изготавливаются типографским способом, а также с помощью компьютера. Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документов. Он имеет установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.
ГОСТы предполагают такие виды бланков, как:
- общий бланк для всех видов ОРД;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма;
- бланк для письма.
Бланки структурных подразделений организации или должностного лица имеют право на существование, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо обладают правом подписи.
Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-97.
Установлено два формата бланков - А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210), иногда употребляют бланк форматов A3 и А6.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля (центрованный способ расположения реквизитов на бланке).
Чаще всего используют угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа - так называемый флаговый способ их расположения.
Употребляют и угловое центрованное расположение реквизитов. В этом случае их центруют относительно половины листа документа.
Ряд фирм в верхней части бланка располагают эмблему и наименование организации, а адрес, № телефона, факса, банковские реквизиты - на нижнем поле листа.
Предприятиям, имеющим зарубежных партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатают реквизиты на русском, а справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов на бланке сначала их печатают на русском, а ниже - на иностранном языке.
Чаще используются бланки с угловым расположением реквизитов (письма, факсы, акты, инструкции). В правом верхнем углу располагают такие реквизиты как адресат, гриф утверждения.
3.1.3. Максимальный набор реквизитов
Реквизиты для бланка письма:
- герб РФ (герб субъекта РФ);
- эмблема;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации (автор документа);
- наименование структурного подразделения (если есть право у руководителя подписывать документы);
- адрес организации;
- дата документа;
- индекс (номер);
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- адресат;
- заголовок;
- текст.
Реквизиты для общего бланка:
- герб;
- эмблема;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации (автор документа);
- место для вида документа (АКТ...);
- дата;
- индекс (номер);
- место составления.
Реквизиты для бланка конкретного документа:
- герб РФ, (герб субъекта РФ);
- эмблема или товарный знак;
- наименование организации;
- наименование вида документа (акт, приказ, протокол и т.д.);
- дата, номер и заголовок документа (отмечают ограничительными линиями);
- место составления или издания;
- отметка о контроле.
Бланки документов с воспроизведение Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ подлежат учету.
Гербовые бланки изготовляют по заказам органов государственной власти, государственных организаций, определенных Положением о Государственном гербе и правовыми актами субъектов Федерации.
Гербовые бланки хранят в опечатываемых шкафах.
Уничтожение бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение (сотрудника), ответственного за делопроизводство. Ответственных лиц назначает распорядительным документом руководитель организации.
Проверку наличия, использования, хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем организации.
Допускается тиражирование организацией документов на гербовом бланке, при условии заверения каждой копии печатью организации.
Герб изображают на бланках министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения.
Герб изображают в строгом соответствии с действующим законодательством. Диаметр герба не более 20 мм. Размещают герб на бланках с угловым расположением реквизитов на верхнем поле над серединой строки наименования организации; с продольным расположением - в центре верхнего поля.
На бланке может помещаться эмблема организации (графическое изображение или товарный знак - начальные буквы названия фирмы "ЛОМО" или рисунок, отражающий направление деятельности). Рекомендуется изображать эмблему на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне названия организации. Эмблема не заменяет названия организации.
Бланки имеют поля:
левое - 20 мм;
правое и нижнее - не менее 10 мм;
верхнее - не менее 20 мм.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносят на бланк в виде уголков или других обозначений.
Бланки печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов, используя для нанесения надписей краски насыщенного цвета, чтобы лучше было тиражировать документы.
3.2. Организационные документы
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
3.2.1. Устав
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д. Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.
Текст устава состоит из разделов:
- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
- отчетная и ревизионная деятельность;
- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти.
Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.
Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства);
- автора документа;
- наименование вида документа - УСТАВ;
- дата,
- номер;
- место издания (город);
- гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
- текст;
- подпись.
3.2.2. Должностная инструкция
Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
- должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).
Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает - руководитель или специальный распорядительный документ.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.
Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование документа - ИНСТРУКЦИЯ;
- дата;
- номер;
- место издания (город);
- заголовок к тексту (в именительном падеже);
- гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);
- текст;
- подпись;
- гриф согласования;
- визы согласования.
Образец инструкции:
Министерство УТВЕРЖДЕНО
химической промышленности
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА (НИИОС)
Приказ директора института
20.12.90 № 241
ИНСТРУКЦИЯ
20.12.90 №1
г. Новосибирск
Порядок составления методической записки к рабочим программам
1. По каждой научно-исследовательской теме в дополнение к рабочей программе ответственным исполнителем составляется методическая записка. 2. Методическая записка должна содержать обстоятельную характеристику темы, ее технико-экономическое обоснование, предполагаемую методику выполнения работы, основные рабочие гипотезы исполнения темы и их обсуждение. 3. Методическая записка должна включать следующие разделы: а) формулировка вопроса и поставленные задачи; б) отечественный и зарубежный опыт по вопросам темы; в) результаты поисковых работ; г) технико-экономическое обоснование целесообразности постановки темы; д) рабочие гипотезы и их обсуждение. 4. Методическая записка и рабочая программа подписывается руководителем лаборатории и ответственным исполнителем темы. 5. Методическая записка выполняется в сроки, устанавливаемые руководителем лаборатории и утверждаемые заместителем директора института по научной работе.
Ученый секретарь Подпись И.И.Горохов
Образец должностной инструкции:
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО УТВЕРЖДАЮ
«ФАКЕЛ» Начальник АХО
Б.П. Раков
ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
00.00.00 №
Машинистка машинописного бюро
1. Общая часть
1.1. Осуществляет перепечатку служебных документов с оригинала, снятие копий для структурных подразделений.
1.2. На должность принимаются лица, имеющие среднее образование и специальное образование по специальности «Машинопись».
1.3. Подчиняется зав.машбюро.
2. Обязанности
2.1. Оперативно и качественно выполнять работу.
2.2. Соблюдает требования стандартов на ОРД.
2.3. Приводит в порядок рабочее место по окончании рабочего дня.
3. Права
3.1. Требует своевременного обеспечения предметами, необходимыми для работы.
Заведующий канцелярии подпись И.И.Иванов
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
организации труда
Н. Н. Ледов
00.00.00
3.2.3. Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
- типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.
Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.
Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.
Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;
- гриф утверждения;
- дата; номер;
- место издания (город);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- гриф согласования; визы согласования.
Формуляр - образец положения.
Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮ НАИМЕНОВАНИЕ Должность лица,ПРЕДПРИЯТИЯ утвердившего документ Подпись И.О.Фамилия Дата Положение Дата Место издания (город) О персонале 1. Общие положения2. Прием на работу3. Права и обязанности работников4. Рабочее время и отдых5. Отпуск6. Заработная плата, компенсации, социальные выплаты7. Меры поощрения8. Освобождения от работы Должность лица,Подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол собранияАкционерного общества 00.00.00 № ВизыОбразец положения.
Министерство образования УТВЕРЖДАЮ Директор техникума ТЕХНИКУМЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО И.О.ФамилияТРАНСПОРТА 07.11.85 ПОЛОЖЕНИЕ 04.11.85 315 Санкт-Петербург Инициативные группыПо экономии тепла 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В группу входят: инженер-технолог, старший мастер котельной, мастер депо. 1.2. Оперативное руководство осуществляет начальник технического отдела.2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 2.1. Обеспечение четкого контроля за расходованием тепла. 2.2. Выявление резервов экономии тепла.3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА 3.1. Проводить ежемесячный осмотр тепловых сетей. 3.2. Акты с предложениями и замечаниями направлять начальнику технического отдела. Главный механик Подпись Ф.В.Наумов СОГЛАСОВАНО Заместитель директораТехникума по АХЧ Подпись О.В.Волков 00.00.00
3.2.4. Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается - руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Форма штатного расписания
Наименованиепредприятия УТВЕРЖДАЮ штат в количестве __________ единиц с месячным фондомШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ заработной платы ___________________ рублей00.00.00 № 00 Руководитель предприятияМосква подпись расшифровкаАппарата предприятия 00.00.00 подписина __________ год Печать| Код и наимено- вание структур- ного подразделе- ния | Код и наименова- ние должности | Количество штатных единиц | Должностные оклады | Надбавки | Месячный фонд заработной платы | Примечание | |
| Персона-льные | прочие | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Дата: 2018-12-28, просмотров: 325.