Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:

• переданы устно;

• на электронных носителях;

• письменно в форме документов.

Документы и документная информация лежат в основе управленче­ских решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. И современном обществе информация стала полноцен­ным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целена­правленное движение. Информация фиксируется в документах, которые при­дают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

· юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достовер­ной на 100% информацией;

· любая информация, зафиксированная на любом носителе (бума­ге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Любое дело заканчивается таким управленческим решением, которое необходимо закрепить в виде документа.

Документирование управленческих решений охватывает все процес­сы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформ­лению по установленным правилам информации, необходимой для осу­ществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т. ч. телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его ре­зультатом.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения про­цесса принятия управленческого решения. Документы, обладающие управ­ленческой функцией, являются основным источником информации, игра­ют большую роль в информационном обеспечении управления.

С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, от­четах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку по­ложения дел, варианты возможных управленческих решений. Управленче­ские документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

Официальный документ, составленный с целью оформить управ­ленческое решение, обладает необходимым для управленческой дея­тельности свойством — юридической силой. Это означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и ха­рактером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.