Информационные ресурсы требуют квалифицированного управле­ния. В настоящее время нет общепринятых методологий и метрик для ко­личественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. Тем не менее, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потреб­ности, выстраивать информационный контур, формировать информаци­онное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), плани­ровать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

· оценку информационных потребностей на каждом управленче­ском уровне и в рамках каждой функции управления;

· решение проблемы несовместимости типов данных;

· создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;

· организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;

· разграничение доступа и обеспечение безопасности;

· доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри органи­зации и отражающие суть ее деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды:

· финан­совые потоки,

· управленческие потоки,

· потоки работ,

· потоки документов, базирующиеся на потоках данных.

Если организация имеет хорошо спланированную организационную структуру — уровни управления разделены, функции подразделений опре­делены и четко очерчены — то это даст возможность эффективно орга­низовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

В процессе деятельности организации происходит постоянное пере­распределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие. Чтобы управляющая система мог­ла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять факти­ческое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складывают­ся в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри организации.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур организации. Совокупные объемы информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля. Собственное информационное поле объединяет информацию, за­рождающуюся внутри организации.

К такой информации следует относить:

· приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном видах);

· текущие и перспективные планы;

· базы данных организации;

· первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгово­го и оперативного учета;

· данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

· данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

· результаты собственного анализа финансово-хозяйственной дея­тельности и результаты внешнего аудита;

· другие данные (например, результаты анкетирования сотрудни­ков организации, сведения о повышении квалификации).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля организации в основном определяется ее руководством.

Четкая организационная структура управления, рациональное рас­пределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, про­думанная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению каче­ства принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение проблемами сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато большими трудностями при управлении организацией.