Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

 

Под корпоративной информационной системой (КИС) понимается специализированная совокупность административных, экономических, математических, социологических и других методов, программных и тех­нических (аппаратных) средств, а также квалифицированного персонала, осуществляющего сбор, обработку и предоставление оперативной и достоверной информации руководству организации и ее структурных подраз­делений для принятия компетентных управляющих решений и контроля за их выполнением.

Задачи корпоративной системы:

1. Увязать работы отдельных функциональных подразделений на основе расчета рациональных сроков исполнения работ.

2. Планировать работу подразделений с расчетом их загрузки на не­обходимую перспективу, что позволило бы плановому отделу предприятия объективно проводить анализ реальности выполне­ния плана и принимать соответствующие решения.

3. Вести отслеживание исполнения работ с выдачей необходимой регулирующей (протезирующей) документации, на основании которой в случае необходимости принимать меры по выведению работ на расчетный режим.

4. Механизировать расчеты (распределение фактических затрат рабочего времени производственных рабочих, ИТР и служащих по заказам и видам работ) и производить группировку информа­ции при перенесении ее из одних форм документов в другие (фор­мирование планов подразделений на основе плана по темам со­ставления отчетов).

Главная цель создания и внедрения КИС состоит в том, чтобы повы­сить эффективность деятельности организации и снизить трудовые, вре­менные и материальные ресурсы на ее осуществление за счет:

· совершенствования технологических процессов обработки ин­формации;

· оптимизации информационных ресурсов и организации эффек­тивного оперативного доступа к ним сотрудникам и клиентам;

· автоматизации рутинных операций обработки информации и пе­ремещения (электронных) документов.

Одна из главных исходных посылок в формировании основных путей достижения поставленной цели заключается в том, что большая часть дея­тельности организации может быть представлена как совокупность тех­нологических процессов обработки информации. Информация выступает как основным сырьем, так и основным продуктом социальных систем. Сле­довательно, с точки зрения создания КИС, наиболее существенную роль в достижении поставленных целей играет оптимизация технологических процессов обработки информации, а также самой информации в форме информационных ресурсов.

Задачи создания КИС можно сформулировать следующим образом:

1. В организационно-методическом плане:

· улучшить управляемость за счет упорядочения управляю­щих воздействий, информационных потоков и контроля ис­полнения заданий;

· обеспечить прозрачность и контролируемость технологиче­ских процессов обработки информации;

· повысить эффективность и качество управления путем ин­формационной поддержки принятия решений должностны­ми лицами;

· снизить ущерб от ошибочных действий руководителей и со­трудников;

· повысить производительность труда и качество работы со­трудников за счет представления им эффективно органи­зованного информационного обслуживания, оптимизации должностных позиций и применения более эффективных технологических схем и методик.

2. В техническом плане:

· автоматизировать рутинные операции обработки информации по всем направлениям деятельности предприятия;

· минимизировать затраты трудовых, временных, финансовых ресурсов на выполнение технологических операций;

· в максимально возможной степени реализовать электрон­ные формы документооборота;

· интегрировать компоненты ИС, уже эксплуатирующихся на предприятии, в единую информационную среду, ориен­тированную на потребности должностных лиц всех уровней управления, структурных и функциональных подразделений и сотрудников;

· использовать типовые технические и программные реше­ния, их тиражируемость в отделениях и подразделениях предприятия, обеспечить высокую степень их системной ин­теграции и межсистемного взаимодействия.

3. В плане коммуникаций:

· обеспечить высокоскоростной обмен информацией между подразделениями организации на основе использования вы­числительных сетей, а также обмен информацией с выгодны­ми поставщиками и потребителями информации;

· ускорить выполнение технологических операций за счет ускорения обмена данными между подразделениями, а также компонентами информационных ресурсов;

· обеспечить высокую степень безопасности информации;

· вывести на качественно новый уровень информационное обеспечение выгодных потребителей.

Сферы применения КИС:

1. Бухгалтерский учет — классическая и наиболее часто реализуе­мая на сегодняшний день область применения информацион­ных технологий. Ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода автоматизации бухгалтерии. Задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что раз­работка систем автоматизации бухгалтерского учета не представ­ляет технически сложной проблемы.

2. Управление финансовыми потоками. Неправильно построив си­стему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спрово­цировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге.

3. Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно авто­матизировать процесс анализа движения товара, тем самым от­следив и зафиксировав тс 20% ассортимента, которые приносят 80% прибыли. Это же позволит ответить на главный вопрос: как получать максимальную прибыль при постоянной нехватке средств?

4. Управление производственным процессом. Автоматизирован­ное решение подобной задачи дает возможность грамотно пла­нировать, учитывать затраты, проводить техническую подго­товку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.

5. Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а так­же моделирование параметров внешнего окружения для опреде­ления оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний.

Документооборот является очень важным процессом дея­тельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даст управленцам возможность воздействовать на нее.

6. Системы поддержки принятия решений, системы интеллектуаль­ного анализа данных. Сегодня успех в управлении предприяти­ем во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. В этом случае на по­мощь приходит оперативная обработка данных (OnLine Analitical Processing, OLAP). OI.AP формирует запросы с помощью гибких нерегламентированных подходов; обеспечивает выявление ассо­циаций, закономерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, составление прогнозов, т. е. предо­ставляет инструмент для управления предприятием в реальном времени.

7. Предоставление информации о предприятии. Практически каж­дое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер (создание имиджа предприятия; максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенци­альным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услу­гах и ценах).

Жизненный цикл информационной системы представляет собой не­прерывный процесс, начинающийся с момента принятия решения о соз­дании информационной системы и заканчивающийся в момент полного изъятия ее из эксплуатации. Стандарты жизненного цикла: ГОСТ 34.60190; ISO/IEC 12207:1995. Стандарт ГОСТ 34.60190 предусматривает следующие стадии создания КИС: формирование требований к КИС; разработку кон­цепции КИС; техническое задание; эскизный проект; технический проект; рабочую документацию; ввод в действие; сопровождение КИС. Стандарт ISO/IEC 12207:1995 определяет структуру жизненного цикла, содержащую процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания информационной системы. Согласно данному стандарту струк­тура жизненного цикла основывается на трех группах процессов:

· основные процессы жизненного цикла (приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение);

· вспомогательные процессы, обеспечивающие выполнение основ­ных процессов (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, аттестация, оценка, аудит, разрешение проблем);

· организационные процессы (управление проектами, создание ин­фраструктуры проекта, определение, оценка и улучшение самого жизненного цикла, обучение).

Роль делопроизводства в процессе создания корпоративных инфор­мационных систем состоит в том, что реальное применение любой техно­логии проектирования, разработки и сопровождения интегрированной системы в конкретной организации невозможно без выработки ряда стан­дартов оформления документации, которые должны соблюдаться всеми участниками создания проекта КИС. К таким стандартам относятся:

• стандарт проектирования;

• стандарт оформления проектной документации;

• стандарт пользовательского интерфейса.

Стандарт оформления документации должен устанавливать:

• комплектность, состав и структуру документации на каждой ста­дии проектирования;

• требования к се оформлению (включая требования к содержа­нию разделов, подразделов, пунктов, таблиц);

• правила подготовки, рассмотрения, согласования и утверждения документации с указанием предельных сроков для каждой стадии;

• требования к настройке издательской системы, используемой в качестве встроенного средства подготовки документации;

• требования к настройке средств разработки для обеспечения под­готовки документации в соответствии с установленными требо­ваниями.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппа­рата управления, организацию и культуру труда управленческих работни­ков. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным Международной организации по стандартизации (International Standards Organization — ISO), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Эффективная организация делопроизводства имеет огромное значе­ние также в процессе создания корпоративных информационных систем, поскольку КИС — это интегрированные системы управления организаци­ей, основанные на углубленном анализе данных, электронном документо­обороте и делопроизводстве.

Лекция 2

Документ как источник и носитель информации и его функции

 

1. Документ как источник и носитель информации

2. Функции и свойства документа

3. Движение документируемой информации в системах управления и ее характеристика в зависимости от уровня обработки

4. Свойства информации, содержащейся в документах. Влияние свойств информации на качество принимаемых управленческих решений

 

1. Документ как источник и носитель информации

 

Информацию в чистом виде можно только попытаться представить. На самом деле она всегда связана с материальным носителем, т. е. средой для записи и хранения информации. Носителем информации является все, что может воспринимать, хранить и передавать информацию (человек, животное, жесткий диск, растение, книга и т. д.).

В качестве носителей информации используются материальные предметы, волны (радиоволны, звуковые и ультразвуковые), различные состояния вещества (аморфное или кристаллическое).

Носители информации — средства регистрации, хранения, передачи информации, или, иначе, материал, на который можно записывать информацию.

Виды носителей информации:

·человекочитаемый (читаемый человеком), служащий для записи данных, непосредственно считываемых человеком (например, бумага);

·машиночитаемый, служащий для записи и считывания данных техническими средствами (магнитные и оптические диски, дискеты и т. п.).

Носитель может выступать в роли источника, средства передачи и приемника информации.

Носитель, содержащий конкретную, зафиксированную на нем информацию, называется источником информации.

В то же время понятие «источник информации» можно рассматривать гораздо шире.

Источниками информации называют также средства распростра­нения информации: телевидение, радио, интернет и др. Поэтому данное понятие можно охарактеризовать как систему, обеспечивающую разме­щение, доступность и целостность информации в соответствии с ее на­значением.

В качестве средств передачи выступают как временные, так и постоян­ные носители информации.

Так, например, источником речевой информации является воспро­изводящее речь устройство: человеческий голосовой аппарат, радиопри­емник, звуковая карта компьютера и прочее. Носителем речевой информации служит звуковая волна. При передаче информации на расстояния времен­ным носителем могут быть не только звуковые, но и радиоволны.

Одна и та же информация может располагаться на разных носителях и переноситься с одного носителя на другой. Это могут быть однотипные носители, например копии одного и того же тиража книги. В то же время носители информации могут иметь и разную природу: одну и ту же ин­формацию, например запись песни, можно расположить на магнитной ленте, компакт-диске или виниловой пластинке. В этом случае речь идет о разнотипных носителях. Суть информации и ее характеристики при этом не меняются.

Одна и та же информация может иметь разные формы и характери­стики, располагаться на разных носителях. Например, художественный роман может быть напечатан на бумаге, а может быть прочитан вслух и за­писан на компакт-диск.

Эту информацию можно или видеть (читать), или слышать. И, несмо­тря на разные средства передачи (текст и звук), суть информации остается прежней.

На одном и том же носителе может быть записано несколько инфор­мационных сообщений.

Информация, зафиксированная на каком-либо носителе, называется документом.

Документ, помещенный в информационную систему, имеющий свою среду обитания, называется информационным ресурсом.

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в ин­формационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

Понятие «документ» широко используется во всех сферах обществен­ной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или не­сколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объек­тов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких це­лей оно используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использова­на как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение: доку­мент — это материальный объект с информацией, закрепленной создан­ным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Согласно Закону ДНР «Об информации и информационных технологиях» документ — это зафиксированная на материаль­ном носителе информация с реквизитами, позволяющими се идентифи­цировать.

Исходя из определений, главной составляющей документа выступа­ет информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, зна­ния, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информа­ция, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выража­ющуюся в следующем:

1.Документ является носителем социальной информации, создан­ной человеком для использования в обществе.

2.Документ предполагает наличие семантической (смысловой) ин­формации, являющейся результатом интеллектуальной деятель­ности человека. Наличие содержания — один из главных отли­чительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3.Информация передается дискретно, т. е. в виде сообщений. Со­общение, зафиксированное на каком-либо материальном носи­теле (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится до­кументом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полно­ценным документом. Исключение составляют незаконченные ли­тературные произведения, эскизы, наброски, черновики, харак­теризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4.Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение пред­ставляет собой закодированный текст. Значение или смысл зако­дированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное со­общение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздей­ствия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующи­ми знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого доку­ментного сообщения.

5.Документ — эго информация, которая зафиксирована на матери­альном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т. д.

6.Документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для до­кумента важна стабильная вещественная форма.

Информация может быть недокументной — не закрепленной — и до­кументной — закрепленной на вещественном носителе, специально пред­назначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обя­зательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физиче­ская) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хра­нить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель ин­формации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя не­возможно.

Документ создается в результате документирования — записи инфор­мации на различных носителях по установленным правилам.

Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютер­ная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования использует­ся, различают и способы документирования.

Текстовое документирование. Текстовой документ — документ, со­держащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документи­руется деятельность государственных учреждений, предприятий и от­дельных лиц.

Техническое документирование. Техническое документирование явля­ется способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изы­сканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовле­нию изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также доку­ментация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фото-, кино-, видеодокументирование.

·Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фото­графическим способом. Особенность фотодокументов: возника­ют в момент событий, поэтому они благодаря точности, нагляд­ности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: медицине, науке, искусстве, судебной практике, журналистике и т. д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

·Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отра­жает события в динамике, движении.

·Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Документы на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются доку­менты с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, се нужно преобразо­вать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использо­ванием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин­формации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшеству­ющих способов записи информации. Наряду с традиционными появля­ются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), кото­рые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изо­бразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом: 1) бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носи тел и для репрографических процессов — термобумага, диазобумага, фото­пленка, калька и т. д.), 2) микроносители визуальной информации, 3) зву­коносители, 4) видеоносители, 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компью­терной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятель­ности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.

Понятия «новейший документ» и «нетрадиционный документ» во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для вос­произведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых маг­нитных записей, а также носителей для компьютерного чтения и т. п.

Были также исторические формы документов в виде глиняных табли­чек, папирусных и пергаментных свитков и т. д.

Однако специальная форма объекта также не может служить един­ственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информа­ции. Двуединая природа документа — одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характе­ристик нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социаль­ной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассма­тривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучены недостаточно. За длительный исторический период значение по­нятия «документ» постоянно менялось.

Слово «документ» (лат. documentum — образец, доказательство, сви­детельство) происходит от глагола docere — «учить, обучать». Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытяну­тых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии, слово dek происходит от числа «десять» и связа­но с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень dek был заменен на doc в слове doceo — «учу, обучаю», от которого были образованы слова doctor — «ученый», doctrina — «учение», documentum — «то, что учит, поучительный пример». В этом зна­чении слово «документ» использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное до­казательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих за­писей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от Средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I как за­имствованное из немецкого и польского языков, в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

·любая бумага, составленная законным порядком и могущая слу­жить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состо­яния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

·вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: докумен­тация — в значении подготовки и использования подтвержденных доку­ментами доказательств и полномочий; документный — относящийся к до­кументу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использо­валось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое зна­чение; его ввел известный бельгийский ученый, основоположник докумен­тации — науки о совокупности документов и области практической дея­тельности — Поль Отле (1868-1944).

Можно выделить следующие значения документа, введенные в науч­ный оборот И. Отле:

·Любой источник информации, передачи человеческой мыс­ли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально­фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.

·Документами являются материальные объекты с зафиксирован­ной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.

·В состав документов входят также материальные объекты, создан­ные человеком специально для фиксирования, хранения и вос­произведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и докумен­ты «писанные» (т. е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает су­ществовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводятся по­нятия «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осу­ществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение нс дано.

Начиная с 1950-х гг. в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении.

Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостовере­нию, историческому источнику.

В широком смысле понятие о документе было особенно распростра­нено в 1960-1970-е гг. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и вре­мени (включая и т. н. трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру).

В 1980-х — начале 1990-х используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампласти­нок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооруже­ний, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, ав­томобиль, винтовка) и т. д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и инфор­матики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятиями «информация» и «коммуникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документа­листике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г. Г Воро­бьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, А. И. Михайлов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. И. Черный, Г. Н. Швецов-Водка и др. Документали­сты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г. Г. Воро­бьев). В 1960-е гг. А. И. Михайлов, А. И. Черный и Р. С. Гиляревский, по­мимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий за­крепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х гг. практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О. П. Коршунов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект — носитель социаль­ной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение поня­тия «документ» постоянно менялось. До настоящего времени применя­ются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужаю­щие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», для решения теоретических или практических за­дач необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкла­дывается.

 

2. Функции и свойства документа

 

Знание функций документов имеет существенное значение для уясне­ния подлинных целей создания документов и заключенной в них инфор­мации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей; позволя­ет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, техноло­гии их обработки.

Функция документа – это его целевое назначение, присущее ему неза­висимо от того, осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение ко­торых важно для определения цели создания документа, для его классифи­кации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. несет раз­личные функции, которые с течением времени меняют свое доминирую­щее значение. Выделяются функции общие и специальные:

• общие — информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

• специальные — управленческая, правовая, функция историческо­го источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатле­нии информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без ис­ключения документам. Причина появления любого документа — необхо­димость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях практи­ческой и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить:

1) на ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (текущую);

3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разде­ление на первичную и вторичную; но жанрам; по видам; но носителям и др.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информаци­онный потенциал), т. е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность ин­формации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создают­ся они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на соци­альные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем не только стимулировать их развитие, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами обще­ства. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в кото­рых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, ука­зы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные за­писки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и пере­давать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти доку­менты играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются из­менения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две катего­рии документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляю­щие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, но­тариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные до­кументы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно-фи­нансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приоб­ретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе лю­бой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая — документ становится историче­ским источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком, лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристи­ку информации, связанной с хозяйственными, демографическими и ины­ми социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный — отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой и от­четной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

Перечисленные функции можно подразделить на функции опера­тивного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отли­чительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств до­кумента, которые характеризуются соответствующими признаками: юри­дическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа — это свойство может быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в до­кументе; это свойство официального документа, сообщаемое ему действу­ющим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ­ленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обяза­тельных элементов оформления документов: наименование организации — автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» означает — первона­чальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответ­ствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов no своему внешнему виду могут быть белови­ками и черновиками.

Черновик — это документ в предварительной редакции. Черновой до­кумент — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа.

Беловой документ — рукописный или машинопис­ный документ, текст которого переписан с чернового документа или на­писан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписан­ный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы — документы, переписанные или правлен- ные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляет­ся «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный».

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и ме­сте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким об­разом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригиналь­ного документа.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа — это документ, полно­стью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное точное воспроизведение подлинников (в целях размноже­ния) является копией. Среди копий различаются: выписка — копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приоб­ретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариу­сом. Особый вид — фото- и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факси­мильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т. е. одновременно с оригина­лом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печа­тей, подписей должностных лиц;

2) свидетельство юридической силы копии документа — отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно тре­буют для копий учредительных документов организации, которые пред­ставляются в различные государственные структуры (судебные, нало­говые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т. д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего за­кону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотари­ально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Копии заверяются руководителем организа­ции или уполномоченным должностным лицом. Заверенные копии, на­правляемые в организации, удостоверяются печатью.

Таким образом, документ обладает множеством свойств и сочетает, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информацион­ную, социальную, коммуникативную, исторического источника).

Значение той или иной функции со временем изменяется, т. к. изме­няется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной со­циальной структуре, в процессе управления и т. д.

Функции документов, их целевое назначение определяются необходи­мостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

 

3. Движение документируемой информации в системах управления и се характеристика в зависимости от уровня обработки

 

Система управления — совокупность взаимосвязанных элементов, способ реализации технологии управления, предполагающий воздействие на объект с целью изменения его состояния и процессных характеристик.

Система управления включает следующие основные элементы:

1) датчики информации о состоянии объекта управления;

2) подсистема сбора и передачи этой информации;

3) подсистема обработки и отображения этой информации, подси­стема выработки управляющих воздействий;

4) подсистема передачи управляющих воздействий;

5) исполнительные устройства.

Системой управления также можно назвать совокупность людей, методов и механизмов, организованных в определенные структуры, обе­спечивающие целенаправленное функционирование объекта управления при ограниченных ресурсах и времени.

Предметом деятельности в системе управления является информация, а конечным продуктом — управленческие решения. В качестве субъекта деятельности в системе управления выступает аппарат управления, под ко­торым следует понимать элементы и подсистемы системы, выполняющие вполне конкретные функции управления, например, аппарат администра­ции города, аппарат отраслевого министерства и т. д.

В то же время сама система управления, исходя из того, что она явля­ется частью организации, имеет собственные цели, требует для их реализа­ции также управляющих воздействий.

В современной литературе выделено множество перечней функций принятия решений в управлении, которые можно свести в единый базо­вый вариант: целевыявление, выработка и принятие решения, организация выполнения решения, контроль реализации решения.

Управленческое решение можно рассматривать как процесс реализа­ции элементарных функций управления; как результат (план действий); как документ (носитель информации о решении).

Большинство решений, формируемых аппаратом управления в про­цессе деятельности организационной системы, передаются в объект управ­ления посредством документа. В этом случае решение рассматриваем как документ. Информационное воздействие организационной системы с вы­шестоящими системами и системами внешней среды также осуществляет­ся в документированном виде.

Информация — это совокупность различных сообщений об изме­нениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как процесс состоит из обмена информацией между органом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Стадии управленческого цикла можно разграничить лишь условно, поскольку управленческий процесс происходит непрерывно, на каждой его стадии накапливается и анализируется новая информация, которая и ложится в основу управленческих гипотез, управленческих решений, контроля за ходом их исполнения. Таким образом, наиболее важной содер­жательной характеристикой процесса управления, управленческого цикла является работа с информацией — ее сбор, накопление, систематизация, оценка и перераспределение, при этом исходная, осведомительная инфор­мация превращается в информацию командную. Этот процесс и представ­ляет собой информационную работу, которую осуществляют все субъекты управления. Она включает:

·слежение за ходом функционирования и развития объекта управ­ления, регистрацию значения заданных параметров и отклоне­ний от их запрограммированных значений;

·сбор первичной информации, характеризующей состояние объек­та управления, и подготовку ее к переработке;

·переработку информации в соответствии с заданной программой управления;

·распределение информации между звеньями и персоналом орга­на управления в зависимости от выполняемых ими функций;

·обеспечение органа управления переработанной информацией, необходимой для принятия решений, формирования управлен­ческих команд;

·обеспечение прямых и обратных связей между субъектом (орга­ном) и объектом управления;

·хранение и поиск информации длительного пользования, выдачу ее по первому требованию потребителей;

·осуществление передачи информации от субъекта к объекту управления и обратно, а также между различными звеньями субъекта и объекта управления;

·обеспечение информационною взаимодействия данной системы в целом (в единстве субъекта и объекта управления) с другими системами (по горизонтали) и вышестоящими органами (субъек­тами) управления (но вертикали).

Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления.

Процесс управления нельзя полностью свести к преобразованию ин­формации. Его содержание значительно больше. Воздействие на челове­ка — это не столько акт передачи информации, сколько сложный социаль­но-психологический процесс взаимодействия людей, который вмещает такие факторы, как обязанность, воля, авторитет, мораль и иные.

Одна и та же информация по-разному действует на разных людей. И это из-за того, что не только информация действует в процессе управ­ления, а человек действует на человека, по-разному используя при этом информацию как основу и средство действия в зависимости от того, кто или что является объектом действий.

Роль информации неодинакова для различных этапов или стадий про­цесса управления. На одних стадиях управления важны объем информа­ции, ее виды, возможности получения новой, дополнительной инфор­мации, на других — ее движение, на третьих — возможности ее обработки.

Так, при определении цели управления важны объем информации, ее новизна, ценность, полнота и т. д. Чем больше сведений о современных научных исследованиях использованы при разработке цели управления, тем объективнее формулируется цель, тем значительнее она для процесса управления.

При оценке ситуации наибольшее значение имеют виды информации, определяющие возможность комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности боль­шую роль играют возможности обработки отобранной для полученного решения информации, которые зависят от формы ее представления.

Явления реального мира и процессы, происходящие в общественном производстве, объективно отображаются с помощью информации, потоки которой реально существуют наряду с потоками рабочей силы, материалов и орудий труда. Подобно веществу и энергии, информацию можно созда­вать, обрабатывать, хранить, передавать, использовать.

В теории управления к ней относят такие сигналы (сведения, сообще­ния), которые несут знание, уменьшают неопределенность.

Информацию в форме сообщений, сведений нельзя отнести ни к ма­терии, ни к сознанию. Она свойственна как живой, так и неживой природе. Качественное разнообразие объективного мира предопределяет качествен­ную многозначность информации. В отличие от неживой природы, кото­рая может быть только источником информации, живая природа, кроме того, воспринимает и перерабатывает ее. Человек как существо социальное получает, собирает, хранит, сознательно перерабатывает и использует ин­формацию в своей целенаправленной деятельности. На практике все тех­нологические, организационные, экономические и социальные процессы порождаются, сопровождаются и направляются информационными про­цессами, которые отражают различные взаимоотношения между объекта­ми живого мира и составляют суть и формы связи между управленческими системами.

Информацию в сфере управления часто образно сравнивают с нерв­ной системой, обеспечивающей функционирование живого организма. Благодаря обмену информацией между этими системами информацию о состоянии заданных параметров производит команда управления и сно­ва передает их в систему, которой управляют, для выполнения (прямая связь). Поступление информации о результатах управления принято на­зывать обратной связью.

К информации относятся все виды сведений, сообщений (устные, письменные, графические и др.) и знаний, необходимых для реализации функций управления.

Любая по содержанию информация существует в форме различных ее материальных носителей (в виде электрических импульсов, устной речи, магнитной записи, показаний счетчиков, письменных документов, перфо­карт и др.). Для управления наибольшее значение имеет информация, за­фиксированная на постоянных носителях, прежде всего в виде различных бумажных и электронных документов.

Информацию передают организованно (формально) и стихийно (не­формально). Так, периодические отчеты по установленной форме состав­ляют организованную обратную связь, а стихийное распространение слу­хов — неформальные каналы связи между людьми.

Практика показывает, что в современных условиях эффективность управления в значительной мере зависит от информационного обеспече­ния, от полноты информации.

Повышение требований к организации службы информации в систе­ме управления обусловлено высоким динамизмом современного произ­водства, частичным изменением параметров основных факторов произ­водства и требований к получаемой продукции (услуг). Только системати­зированная информация позволяет менеджеру определять эффективность организационно-экономических, агротехнических, социальных и экологи­ческих мероприятий и в зависимости от складывающихся условий менять намеченную программу. Чем лучше информирован менеджер, тем более оперативны, выше по своему качеству его решения.

Для того чтоб принять правильное управленческое решение, необхо­димо иметь определенное количество информации. Однако объем инфор­мации не может определяться только количеством документов, страниц, показателей. Можно собирать и обрабатывать огромные массивы сведений, которые либо будут не нужны для принятия решений, либо их можно бу­дет освоить и использовать. Иногда короткие документы могут быть более содержательными, чем большие доклады и сводки.

Правильное определение количества информации позволяет избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель предела информации, которую может переработать человек за определенный период. На практике обычно наблюдается перегрузка информацией производ­ственного персонала приблизительно в 3-4 раза но сравнению с нормами.

Информацию, используемую в управлении, классифицируют по раз­личным признакам:

·по форме отображения — визуальная (графики, таблицы, табло и др.), аудиоинформация (воспринимается на слух благодаря зву­козаписи), аудиовизуальная (объединяет информацию в форме изображения и звука);

·по форме представления — цифровая, буквенная и кодированная;

·по порядку возникновения — первичная и производная;

·по характеру носителей информации — документированная и не­документированная;

·по назначению — директивная (распорядительная), отчетная и справочно-нормативная;

·по направлению движения — входная и выходная;

·по стабильности — условно-переменная, условно-постоянная;

·по способу отражения — текстовая (алфавитная, алфавитно-циф­ровая) и графическая (чертежи, диаграммы, схемы, графики);

·по способу обработки — поддающаяся и не поддающаяся механи­зированной обработке.

В зависимости от функции, которую выполняет информация в управ­ленческом цикле, она бывает распорядительной, обратной связи, памятной и др.

В процессе управленческой деятельности используют научно-техни­ческую, административно-правовую, метеорологическую, агробиологиче­скую и другие виды информации. Научную информацию, в свою очередь, делят на экономическую, социально-политическую, идеологическую и др.

Экономическая информация — это совокупность цифр, фактов, све­дений и других данных, которые преимущественно количественно ото­бражают общественно-экономические явления и процессы. Она содержит данные социально-экономического планирования и прогнозирования, фи­нансовых планов, первичного, оперативного и бухгалтерского учета, стати­стической отчетности, экономического анализа и т. п.

Информацию, которую используют в народном хозяйстве, разделяют на ведомственную (информация предприятий, объединений, организаций, министерств и ведомств) и хозяйственную (информация районных, об­ластных и центральных общегосударственных органов управления).

Экономическую информацию классифицируют по фазам, стадиям и циклам воспроизведения сферами экономики, ресурсам, используемым факторам производства и др.

Информацию также разделяют:

·по назначению — на плановую, учетно-бухгалтерскую, отчетную, статистическую, производственно-оперативную, распорядитель­ную, справочную, нормативную;

·по способу передачи — на информацию, передаваемую устно, по почте, телефону, телетайпу, факсу;

·по периодичности — на информацию систематизированную (су­точную, декадную, квартальную и др.) и вероятную, обусловленную внешними и внутренними производственными событиями (выход из строя техники, задержка с поставкой топлива, семян и др.);

·по характеру носителей — на документированную и недокумен­тированную;

·относительно процесса обработки — на обрабатываемую, необ­рабатываемую и аналитическую.

Кроме того, информация может быть разделена на достоверную и не­достоверную, достаточную, недостаточную и избыточную, активную и пас­сивную, цифровую, алфавитно-цифровую и алфавитную.

По месту возникновения различают внешнюю информацию, посту­пающую от вышестоящих органов, а также предприятий, организаций и учреждений, которые поддерживают с объектом управления хозяй­ственные связи, и внутреннюю информацию, возникающую на предприя­тии (в организации).

Так, на основе планового задания принимаются управленческие ре­шения, которые затем отображают в материально-технической подготовке производства, технико-экономическом и оперативном планировании, опе­ративном управлении технологическими и экономическими процессами, учете и контроле за финансовой деятельностью предприятия, отчете, ана­лизе результатов производственно-хозяйственной деятельности и т. п.

Информация, используемая в хозяйственном управлении, существует в виде массивов, потоков, а также в рассеянном, несобранном виде.

Массивы — это информационные фонды, материалы статистических управлений, архивов, библиотек и т. п.

Совокупность сообщений (с одинаковыми или близкими свойствами), которые распределены в данной системе с целью осуществления управле­ния, образуют информационные потоки.

Потоки информации разнообразны: потоки восходящей инфор­мации — основа для разработки решений; потоки нисходящей информа­ции — это постановления, решения, указания вышестоящих организаций; потоки регулирующей информации — указанные выше документы и не­которые специальные нормативные положения.

В зависимости от того, какую функцию обслуживает экономическая информация, ее разделяют:

·на учетную и отчетную, отражающую произошедшие события;

·на плановую, отражающую события, которые намечаются;

·на нормативную и аналитико-прогнозную, отражающую события или явления настоящего и будущего;

·на регулирующую, отражающую процесс достижения пропорцио­нальности в производственном и управленческом процессах.

В свою очередь, учетную информацию разделяют на бухгалтерскую, статистическую и оперативно-техническую.

Характерной особенностью бухгалтерской информации является ее высокая точность. Она отражает детерминированные события, о которых точно известно, что они произошли. Бухгалтерская информация отобра­жает события, которые состоялись, с опозданием. Поэтому качество ее определяется тем, насколько удается уменьшить разрыв между сроками со­бытий и отражением в бухгалтерских документах.

Оперативно-техническая информация представляет собой систему показателей, отражающих деятельность объекта на определенную дату. В отличие от бухгалтерской, эта информация не обязательно имеет доку­ментированный вид. Она может быть получена из телефонных сообщений или устных докладов специалистов и руководителей среднего звена.

В предпринимательской деятельности используют плановую инфор­мацию в виде нормативов материальных затрат и затрат труда. От качества нормативной информации зависят эффективность управления, действен­ность принимаемых, успешность осуществления контрольных и других функций.

Процесс обмена информацией в организациях условно разделяют на две категории: формальную и неформальную.

Формальная передача информации. В больших организациях админи­стративные инструкции обусловливают, кто кому может официально пи­сать бумаги, кто кому должен докладывать и в каких случаях, кто просма­тривает записки, кто выдает информацию и т. п.

Если работа организации заключается в обработке письменных заяв­лений или требований, правила, процедуры подробно обусловливают путь прохождения заявления: какая именно информация должна быть собрана и на каком этапе, что конкретно нужно сделать. Таким же образом поч­ти всегда формально определяются форма, содержание и ответственность за подготовку документов.

Одним из важнейших средств формализации передачи сведений яв­ляется использование стандартных форм (бланков), в которые заносится информация. Во многих организациях дополнением к формам отчетности служат разные виды бланков, формы личных анкет, бланки заявлений и офи­циальных писем. Стандартные формы дают преимущества инициатору пе­редаваемой информации: если человек пишет текст, который повторяется, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также получателю информации: используя форму, он мо­жет уточнить, какие именно данные ему необходимы в работе.

Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсут­ствии в ней гибкости. Поскольку в ней точно определено, какую информа­цию и каким образом необходимо передать, то она сообщает и неправдивую информацию, если материал не соответствует форме. Любой человек, когда-либо заполняя стандартную форму, часто задумывается, не имея ответа на вопросы, которые не соответствуют конкретной ситуации. Хотя разработка и использование форм важны для построения системы обмена информацией, они не решают всех проблем обмена в рамках одной органи­зации или во взаимоотношениях ее с клиентами.

Формальная система обмена информацией имеет ограничения. Она не удовлетворяет полностью потребностей организации — невозможно формализовать все, что проходит в организации. Установленные каналы не могут вместить многочисленные потребности в обмене информацией. Кроме того, передача информации по каналам, как правило, не доносит всех смысловых тонкостей того, что необходимо сообщить. Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные потребности организации через свою медлительность и отсутствие гибкости. Чтобы быть эффектив­ным, обмен информацией должен быть шире, чем официальная схема.

Перечисленные трудности приводят к росту неформальной системы передачи информации, которая дополняет формальную систему.

Неформальная передача информации. Существует много путей нефор­мального распространения информации.

Но неформальная передача информации — это в некоторой степе­ни незаконные внутри организации разговоры и слухи. Они охватывают любую информацию вне официальных каналов. Во многих организациях большая часть информации, используемой при принятии директивных ре­шений, передается неофициально.

Неформальная передача информации строит свои главные каналы на основе социальных групп, которые определяются структурой органи­зации. Частое общение и отождествление себя с организацией выступает одновременно причиной и следствием структуры социальных групп, кото­рые обеспечивают средства для эффективной передачи информации.

Система неформальной передачи информации является одновремен­но необходимой, неизбежной и иногда раздражает. Довольно часто неофи­циально переданная информация бывает искаженной и неправдивой, по­скольку она не подлежит официальному контролю.

Одно из наиболее действенных средств усилить свое влияние в орга­низации состоит в интенсивном развитии каналов неформальных связей. Люди, которые используют неофициальные каналы информации, стано­вятся особенно влиятельными, когда формальная система передачи пере­стает отвечать требованиям организации.

Развитая система неформальной передачи информации дополняет формальную, часто дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно.

Существуют внутренние и внешние каналы обмена информацией. Правительственные учреждения должны поддерживать постоянный поток информации не только между своими штатными сотрудниками, но и меж­ду другими учреждениями, организациями и населением.

При использовании внутренних и внешних каналов обмена информа­ция иногда накладывается друг на друга, что вызывает ряд административ­но-управленческих проблем.

 

4. Свойства информации, содержащейся в документах. Влияние свойств информации на качество принимаемых управленческих решений

 

Свойства документированной информации — это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они че­ловеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием поня­тия документа и его основными функциями. Документированная инфор­мация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полез­ности информации для потребителя, является ее качество.

Качество управленческого решения — совокупность свойств, которы­ми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевремен­ность, адресность, конкретность и, в целом, — эффективность.

Качество управленческого решения в значительной мере определяет конечный результат и зависит от ряда факторов:

1) качества исходной информации, определяемого ее достоверно­стью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, фор­мой представления;

2) оптимального или рационального характера принимаемого ре­шения;

3) своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления;

4) квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

5) готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что для принятия любого управленческого решения, в первую очередь, требуется информа­ция, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой ин­формации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям и обладать определенными свойствами (быть полной, досто­верной и своевременной).

Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами до­кументированной информации выступают: релевантность, полнота, по­лезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защи­щенность, ценность, эргономичность, толерантность.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Отдельно следует выделить такое свойство информации, как идеаль­ность (несводимость информации к физическим объектам — ее носителям, но с учетом материальности природы информации). Существует два под­хода к идеальности:

1) идеальное — все то, что сделано человеком и чего нет в природе;

2) идеальное — это то, что присуще сознанию человека, а не мате­рии.

Информация может существовать вне сознания человека:

1.Живая природа: ДНК.

2.Неживая природа: ЭВМ может создавать более сложную киберне­тическую систему с более сложной программой, чем программа ее создателя-человека.

Свойство идеальности можно распространить только на ту информа­цию, которая содержится в сознании человека.

Релевантностью (от англ, relevant — уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство докумен­тированной информации — ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализо­вана только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элемента­ми и блоками.

Ценность документированной информации может быть измерена сте­пенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть кратко­срочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравствен­ное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрица­тельной ценностью, т. к. увеличивает исходную неопределенность, умень­шает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное со­отношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, т. к. невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени пол­ноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она от­нимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишне в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать це­ликом. Мало того, он попросту не успеет прочитать необходимое для выпол­нения его профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в це­лом ряде случаев избыточная информация приносит пользу. Причем не­обходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частно­сти, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40%, во французском — 55%. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время вос­принимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напря­женного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способ­ности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность инфор­мации — еще одно из ее свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определенных конкретных условиях. Граница между поня­тиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в про­цессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает сте­пень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С уве­личением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, кото­рая уже перестает влиять на степень се достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обра­ботки, оформления информации. Поскольку документ создастся челове­ком, постольку содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Речь в данном случае идет не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явле­ниях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с пред­намеренным ее искажением — дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных све­дений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств до­кументированной информации, поскольку любые ее отклонения могут от­рицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы вообще полагают, что информация — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относи­тельно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в про­цессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т. е. ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации — ее доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищенность — свойство документированной информации, кото­рое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изме­нения, искажения ее со стороны других лиц.

Еще одним свойством информации является ее эргономичность, т. е. оптимальность формы или объема информации для конкретного по­требителя.

Наконец, важным свойством документированной информации яв­ляется ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Толерантность информации. Это показатель, характеризующий удоб­ство восприятия и использования информации в процессе решения задачи. Данное понятие является очень широким, в значительной мере неопреде­ленным и субъективным. Так, для системы телефонной связи оно может характеризовать разборчивость речевых сообщений, передаваемых по ка­налам связи.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документирован­ной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Таким образом, для принятия качественного управленческого реше­ния существует необходимость обеспечения принятия решения качествен­ной информацией, обладающей определенными свойствами, должным образом отобранной, обобщенной, систематизированной и проанализи­рованной, т. е. пригодной для принятия правильного и обоснованного ре­шения в каждой конкретной ситуации.

 

Лекция 3

Требования к оформлению документов таможенных органов

 

 

Оформление документов таможенных органов регламентируется Типовой Инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (разработана в соответствии с п.6 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти»).

Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совете Министров Донецкой Народной Республики (далее - Учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

Порядок организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве Учреждения, ведения делопроизводства, касающееся документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, ведения делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативными правовыми актами.

Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее - инструкции Учреждений), которые разрабатываются на основании этой Инструкции, а также регламентов и стандартов на организационно­-распорядительную документацию (далее - регламенты и стандарты).

Ответственность за организацию делопроизводства в Учреждении несут их руководители.

За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Учреждения отвечают их руководители.

Организация делопроизводства в Учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и т.п. (далее - служба делопроизводства).

Основной задачей службы делопроизводства является установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на неё задачами:

- разрабатывает инструкцию Учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел Учреждения;

- осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

- организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Учреждения (далее - архив Учреждения);

- обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Учреждения требований инструкций Учреждения, регламентов и стандартов;

- принимает меры к уменьшению объёма служебной переписки в Учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;

- проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;

- принимает участие во внедрении и использовании информационно­телекоммуникационной системы делопроизводства в Учреждении;

- осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Учреждении;

- обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

- проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

- организует сохранность документального фонда Учреждения и его использование;

- инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации сотрудников Учреждения по вопросам делопроизводства;

- заверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством Учреждения.

На службу делопроизводства Учреждения возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые относятся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения и согласование таких документов со специально уполномоченным органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.

Организация делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения возлагается на специально назначенное для этого лицо.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Учреждения. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции Учреждения.

Основные понятия

Основные понятия в делопроизводстве:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Г осударственного Архивного фонда Донецкой Народной Республики;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;

служба делопроизводства - структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Учреждения.

 

1. Документирование управленческой информации

1.1. Общие требования к созданию документов

Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.

Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.

Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.

Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

1.2. Бланки документов

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений). Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

В Учреждениях используются такие бланки документов:

· общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа);

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа).

 

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий.

Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумя языками: слева - русским, справа - иностранным. Государственный Герб Донецкой Народной Республики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которые содержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах Донецкой Народной Республики не рекомендуется.

Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем Учреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.

Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

1.3. Оформление реквизитов документов

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.

1.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

1.5. Коды

Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".

Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.

Перечень кодов структурных подразделений Департамента
таможенного дела Министерства доходов и сборов

Департамент таможенного дела	700 00 00 00
Отдел организации таможенного контроля и статистического учета	700 00 00 02
Отдел контроля за перемещением товара	700 00 00 03
Общий отдел	700 00 00 04
Отдел таможенных платежей	700 00 00 05
Служба борьбы с контрабандой и нарушениями таможенных правил	700 00 00 06
Отдел организации деятельности	700 00 00 07
Лаборатория по вопросам экспертизы и исследований	700 00 00 08
Отдел организации таможенного контроля за перемещением радиоактивных материалов	700 00 00 09
Отдел оперативных дежурных	700 00 00 10
Таможенный пост «Донецк»	700 01 00 00
Грузовой отдел таможенного поста «Донецк»	700 01 00 01
Пассажирский отдел таможенного поста «Донецк»	700 01 00 02
Сектор таможенного оформления «Энергетический»	700 01 00 03
Таможенный пост «Успенка»	700 02 00 00
Пункт пропуска «Успенка – Матвеев Курган»	700 02 01 00 (11)
Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино)	700 02 13 00 (12)
Таможенный пост «Мариновка»	700 03 00 00
Пункт пропуска «Мариновка – Куйбышево»	700 03 02 00 (11)
Место проведения контроля «Снежное» таможенного поста «Мариновка»	700 03 09 00 (11)
Таможенный пост «Иловайск»	700 04 00 00
Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино)	700 04 13 00 (12)
Пункт контроля «Иловайск» (станция Иловайск)	700 04 03 00 (12)
Таможенный пост «Новоазовск»	700 05 00 00
Пункт пропуска «Новоазовск – Весело-Вознесенка»	700 05 04 00 (11)
Место проведения контроля «Седово»	700 05 21 00 (14)
Таможенный пост «Донецк-Южный»	700 06 00 00
Сектор таможенного оформления «Горловка»	700 06 00 01
Таможенный пост «Дорога 1»	700 07 00 00
Место проведения контроля «Дорога 1»	700 07 06 00 (11)
Место проведения контроля «Докучаевск»	700 07 17 00 (11)
Таможенный пост «Дорога 2»	700 08 00 00
Место проведения контроля «Дорога 2»	700 08 07 00 (11)
Место проведения контроля «Александровка»	700 08 23 00 (11)
Таможенный пост «Горловка»	700 09 00 00
Место проведения контроля «Горловка»	700 09 08 00 (11)
Место проведения контроля «Красный Партизан»	700 09 14 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Никитовка» (станция Никитовка)	700 09 19 00 (12)
Сектор «Никитовка» таможенного поста «Горловка»	700 09 19 01
Таможенный пост «Дебальцево»	700 10 00 00
Место проведения контроля «Площадка 1»	700 10 11 00 (11)
Место проведения контроля «759-й км трассы М-03»	700 10 12 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Дебальцево» (станция Дебальцево)	700 10 15 00 (12)
Место проведения контроля «Никишино»	700 10 18 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Дебальцево- Сортировочная» (станция Дебальцево-Сортировочная)	700 10 22 00 (12)
Таможенный пост «Ясиноватая»	700 11 00 00
Место проведения контроля «Станция Ясиноватая» (станция Ясиноватая)	700 11 16 00 (12)
Таможенный пост «Восточный»	700 12 00 00
Сектор таможенного оформления «Харцызск»	700 12 00 01
Сектор таможенного оформления «Амвросиевка»	700 12 00 02
Таможенный пост «Октябрь»	700 13 00 00
Место проведения контроля «Октябрь»	700 13 20 00 (11)

1.Коды структурных подразделений Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов используются должностными лицами таможенных органов Донецкой Народной Республики только в целях таможенного оформления на территории Донецкой Народной Республики.

2.Схема кода структурных подразделений, пунктов пропуска через государственную границу Донецкой Народной Республики (далее – ДНР), формируется в следующем порядке и состоит из:

ХХХХХХХХХ (ХХ),

где:

с первого по третий знак – код Департамента таможенного дела Министерства

доходов и сборов ДНР;

с четвертого по пятый знак – код таможенного поста;

с шестого по седьмой знак – код пункта пропуска через государственную границу ДНР;

с восьмого по девятый знак:

в случае классификации структурного подразделения, которое не является структурным подразделением таможенного поста - порядковый номер структурного подразделения в пределах Департамента таможенного дела;

в случае классификации отдела или сектора в составе таможенного поста- его порядковый номер в пределах этого таможенного поста.

В скобках после девятого знака указываются особенности пунктов пропуска через государственную границу ДНР в следующем порядке:

первая цифра указывает на категорию пунктов пропуска:

международный - 1;

межгосударственный - 2;

местный - 3;

международный, местный - 4.

вторая цифра указывает на вид сообщения:

автомобильный - 1

железнодорожный - 2;

воздушный - 3;

морской – 4;

пешеходный – 5;

трубопроводный - 6.

1.6. Наименование Учреждения

Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

1.7. Справочные данные об Учреждении

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

1.8. Название вида документа

Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

1.9. Дата документа

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно­-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

1.10. Регистрационный номер документов

Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:

- индексами по номенклатуре дел;

- структурного подразделения;

- корреспондентов;

- должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;

- исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 178 - порядковый номер.

С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.

Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.

1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату

Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

1.12. Место составления или создания

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

1.13. Гриф ограничения доступа

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

1.14. Адресат

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

МП. Мигда

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральным экспертным комиссиям органов государственной власти

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

Министерство юстиции

Донецкой Народной Республики

ул. Артема, д. 157

г. Донецк, 83048

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

Гончарук Александр Сергеевич

ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,

г. Донецк, 83052

При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

1.15. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, которые утверждаются с проставлением грифа утверждения

1. Акты (готовности объекта к эксплуатации; списания; инвентаризации; экспертизы; изъятия дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).

3. Отчеты (по основной деятельности; командировкам; научно-исследовательским работам и т.п.).

4. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).

5. Номенклатуры дел.

6. Нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности сотрудников и т.п.)

7. Описи дел.

8. Перечни (должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем; типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и т.п.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-разведывательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; получения прибыли жилищно-коммунальным хозяйством от капитального ремонта; работы коллегии, научно­технического совета, научного совета и т.п.).

10. Должностные инструкции.

11. Программы (финансово-экономические; проведения работ и мероприятий; командировок и т.п.).

12. Протоколы заседаний коллегиальных органов (по необходимости).

13. Расценки на выполнение работ.

14. Уставы (положения) учреждений.

15. Структуры учреждений.

16. Формы унифицированных документов.

17. Штатные расписания.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр культуры

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал

имени), фамилия

Дата

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Министерства финансов

Донецкой Народной Республики

от 13 марта 2015 г. № 288

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).

1.16. Резолюция

Резолюция - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.

Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции.

В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.

 

1.17. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».

Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

1.18. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

1.19. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

1.20. Текст документа

Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно­-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться римскими цифрами.

1.20.1. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

1.20.2. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».

1.21. Отметки о наличии приложений

Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);

- приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».

Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

1.22. Подпись

Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности.

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений.

В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

1.23. Визы и гриф согласования

В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:

Начальник юридического отдела

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Замечания и предложения прилагаются.

Дата

О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.

Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.

Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции Учреждения.

За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Центральной экспертно-проверочной

комиссии при ГГУДОАД

Дата  №

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

1.24. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

1.25. Отметка о заверении копий документов

Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».

Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.

Копия документа должна соответствовать оригиналу.

1.26. Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение

Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

После завершения работы с документом проставляется отметка о его исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении. Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc

Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.

Лекция 4

П орядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами в таможенных органах Донецкой Народной Республики

 

1. Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами

2. Внесение изменений в Учетную карточку лиц, осуществляющих операции с товарами. Аннулирование Учетной карточки

Аккредитация субъектов ВЭД

 

Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами в таможенных органах Донецкой Народной Республики, разработан в соответствии с требованиями Закона Донецкой Народной Республики «О таможенном регулировании в Донецкой Народной Республике» от 25.04.2016 № 116-IHC и определяет процедуру постановки на учет лиц, осуществляющих операции с товарами.

Под учетом лиц, осуществляющих операции с товарами в настоящем Порядке понимается комплекс организационно-правовых и контрольно­инспекционных мер, осуществляемых структурными подразделениями Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов Донецкой Народной Республики.

Учету в структурном подразделении Департамента подлежат лица, осуществляющие операции с товарами, которые перемещаются через таможенную границу Донецкой Народной Республики.

Учет лиц, осуществляющих операции с товарами проводится в следующих целях:

· идентификации лиц (субъектов хозяйствования: юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, перевозчиков, таможенных брокеров), осуществляющих операции, связанных с перемещением товаров и транспортных средств через таможенную границу ДНР;

· создания базы данных о лицах, осуществляющих операции с товарами, а также оперативного получения объективной информации и дальнейшей интеграции информационных ресурсов, имеющихся в структурных подразделениях Департамента;

· информирования структурных подразделений Департамента в части своевременного выбора и применения форм и методов таможенного контроля.

При возникновении необходимости произвести операции с товарами и транспортными средствами, перемещаемыми через таможенную границу ДНР, лицо до начала декларирования обращается к уполномоченному должностному лицу таможенного органа, к компетенции которого относится учет таких лиц, с целью оформления Учетной карточки лица, осуществляющего операции с товарами, взятого на учет таможенным органом (далее - Учетная карточка).

Учетная карточка служит средством идентификации лица, осуществляющего операции с товарами при проведении им таможенных процедур.

Таможенный орган осуществляет контроль достоверности предоставленной информации, ведение учета лиц, осуществляющих операции с товарами, контроль правильности заполнения Учетных карточек, обеспечивает единство базы данных.

 

1. Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами

 

Лицо, осуществляющее операции с товарами (декларант либо уполномоченное им лицо по доверенности и/или на основании иного документа (договора на оказание услуг) таможенный брокер, перевозчик), для постановки на учет в таможенном органе предоставляет документы (оригиналы и заверенные в установленном порядке, копии документов):

1) Устав и изменения к нему;

2) Учредительный договор и изменения к нему или Решение о создании субъекта хозяйствования;

3) Свидетельство о государственной регистрации;

4) карточка аккредитации субъекта внешнеэкономической деятельности, оформленная и выданная в порядке, предусмотренном действующим законодательством (только для определенных категорий лиц, установленных нормативными правовыми актами);

5) справка Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей;

6) справка Главного Управления статистики Донецкой Народной Республики;

7) договор банковского счета или справку Центрального Республиканского Банка Донецкой Народной Республики с указанием номеров счетов и наименованием валюты, в которых открыты счета лицом, осуществляющим операции с товарами;

8) справка о постановке на налоговый учет, выданная в соответствии с действующим законодательством;

9) копии паспортных данных (руководителя, главного бухгалтера и уполномоченных лиц по работе с таможенными органами), копию свидетельства или справки о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН);

10) документы, подтверждающие полномочия лица (протокол (приказ, решение, постановление) о назначении на должность директора, бухгалтера, уполномоченных лиц по работе с таможенными органами).

Копии документов, предоставляемых лицом, осуществляющим операции с товарами, заверяются путем отметки «Копия верна», которая проставляется на лицевой стороне в нижнем правом углу, наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, подписи и даты заверения, а также печати, если в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики лицо обязано иметь печать.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии л.».

Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

Для подтверждения сведений, указанных в копиях, лицам, осуществляющим операции с товарами, необходимо предоставить в таможенный орган оригиналы документов и заполненную в двух экземплярах Учетную карточку, форма которой приведена в приложении в указанном Порядке, а также ее электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе.

После сверки копий предоставленных документов на соответствие оригиналам, оригиналы возвращаются лицу, осуществляющему операции с товарами.

При наличии всех необходимых документов уполномоченное должностное лицо таможенного органа проводит регистрацию и оформление Учетной карточки.

Документы для проведения учета предоставляются лицом, осуществляющим операции с товарами, единожды. В случае изменения ранее предоставленных сведений, лицо, осуществляющее операции с товарами, обязано заявить об изменениях не позднее пяти рабочих дней от даты наступивших изменений.

Учет лиц, осуществляющих операции с товарами, проводится в следующей последовательности:

1. Лицо, осуществляющее операции с товарами, обращается в таможенный орган с заявлением в произвольной форме о постановке на учет.

2. Уполномоченное должностное лицо таможенного органа принимает от лица, осуществляющего операции с товарами, Заявление и пакет документов (оригиналы и копии), заполненные бланки Учетной карточки и её электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе, после чего Заявление визируется начальником таможенного поста или его заместителем, а в их отсутствие уполномоченным лицом.

3. Уполномоченное должностное лицо таможенного органа проверяет:

1) полноту предоставленных документов, правильность банковских и иных реквизитов, соответствие данных, внесенных в заполненную Учетную карточку и ее электронную копию;

2) соответствие Учетной карточки на бумажном носителе ее электронной копии.

4. В случае отсутствия замечаний уполномоченное должностное лицо таможенного органа принимает Учетную карточку к оформлению.

5. Экземпляры Учетной карточки заверяются уполномоченным должностным лицом таможенного органа путем проставления подписи с указанием инициалов и фамилии, оттиска личной номерной печати.

Учетная карточка в электронном виде оформляется уполномоченным должностным лицом и вносится в электронную базу данных.

Информация с магнитного носителя электронной копии Учетной карточки вводится уполномоченным должностным лицом таможенного органа в электронную базу данных и присваивается ей регистрационный номер, который состоит из таких элементов:

ХХХХХХХХХ / ХХХХ / 1 / ХХХХХХ

      1                2        3

где:

элемент 1 - девять цифр кода структурного подразделения таможенного органа;

элемент 2 - четыре цифры года;

элемент 3 - порядковый номер регистрации в Журнале регистрации Учетных карточек, лиц, осуществляющих операции с товарами.

Все сведения о лице, осуществляющем операции с товарами, вносятся в Журнал регистрации Учетных карточек лиц, осуществляющих операции с товарами (приложение 2 указанного Порядка).

Один экземпляр Учетной карточки и копии документов, предоставленных для оформления Учетной карточки, остаются в деле таможенного органа, второй экземпляр Учетной карточки с оригиналами документов возвращается заявителю.

Уполномоченное должностное лицо таможенного органа отказывает в оформлении Учетной карточки лицу, осуществляющему операции с товарами, в случаях если:

1) Учетная карточка заполнена с нарушением требований настоящего Порядка или с исправлениями (подчистками) данных;

2) документы представлены не в полном объеме;

3) сведения, указанные в Учетной карточке, не соответствуют сведениям, указанным в предоставленных вместе с ней документах или информации о них в электронном виде;

4) отсутствия электронной копии Учетной карточки;

5) предоставления документов, содержащих недостоверные данные;

6) получения информации из уполномоченных органов о том, что лицо находится в стадии прекращения.

В подтверждение получения Учетной карточки, лицо, осуществляющее операции с товарами, ставит подпись в Журнале регистрации Учетных карточек.

При наличии оснований для отказа в оформлении Учетной карточки, уполномоченным должностным лицом таможенного органа указывается мотивированный отказ в письменном виде, непосредственно на Заявлении.

Отказ таможенного органа в оформлении Учетной карточки может быть обжалован в порядке, установленном законодательством Донецкой Народной Республики.

 

2. Внесение изменений в Учетную карточку лиц, осуществляющих операции с товарами. Аннулирование Учетной карточки

 

В случае необходимости изменения заявленных в Учетной карточке сведений, лицо, осуществляющее операции с товарами, обращается в таможенный орган, в котором находится на учете.

Для внесения изменений в Учетную карточку, лицо, осуществляющее операции с товарами, предоставляет следующие документы:

1) Учетная карточка лица, осуществляющего операции с товарами, с внесенными в неё изменениями, в 2х экземплярах и ее электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе;

2) обращение в произвольной форме с просьбой внести изменения с указанием причины их внесения;

3) оригинал ранее выданной Учетной карточки;

4) оригиналы и заверенные в установленном порядке, копии документов, на основании которых вносятся изменения.

Оригинал ранее выданной Учетной карточки подлежит возврату в таможенный орган, в котором она была оформлена, и остается в деле с пакетом документов, предоставленных при первичной постановке на учет. Листы предыдущей Учетной карточки перечеркиваются диагональной сплошной линией с левого нижнего угла в правый верхний угол, над которой совершается запись «Изменена» и заверяется подписью, с указанием инициалов уполномоченного должностного лица таможенного органа ее совершившего и проставлением оттиска его личной номерной печати.

В случае отсутствия замечаний, в правом верхнем углу Учетной карточки совершается запись «Модификация», заверяется подписью уполномоченного должностного лица таможенного органа, с указанием инициалов и проставлением оттиска личной номерной печати. Электронная копия модифицированной Учетной карточки заносится в электронную базу данных под тем же номером.

Регистрационный номер лица, осуществляющего операции с товарами, при внесении изменений в Учетную карточку, остается без изменений.

Аннулирование Учетной карточки осуществляется таможенным органом, который оформил Учетную карточку в случаях:

1) письменного обращения лица, осуществляющего операции с товарами;

2) получения информации из уполномоченных органов о том, что лицо находится в стадии прекращения;

3) принятие решения об аннулировании карточки аккредитации

субъекта внешнеэкономической деятельности, в порядке установленном республиканским органом исполнительной          власти, реализующим

государственную политику в сфере налогообложения и таможенного дела.

Решение об аннулировании Учетной карточки (регистрационного номера) лица, осуществляющего операции с товарами, принимает руководитель таможенного органа, при условии завершения всех таможенных процедур, с обязательным уведомлением в течении пяти рабочих дней, руководства Департамента таможенного дела.

Все экземпляры аннулированной Учетной карточки перечеркиваются диагональной сплошной линией с левого нижнего угла в правый верхний угол, над которой совершается запись «Аннулирована» с внесением соответствующей отметки в Журнал регистрации Учетных карточек лиц, осуществляющих операции с товарами.

Электронная копия Учетной карточки аннулируется путем внесения информации в электронную базу данных об аннулировании с указанием даты аннулирования, причины и реквизитов документа, на основании которого принято решение, в порядке, предусмотренном подпунктом 4.2. настоящего Порядка.

При этом электронная копия Учетной карточки переносится в базу данных аннулированных Учетных карточек.

Аннулированные Учетные карточки вместе с документами, которые были основанием для взятия на учет и документами, на основании которых осуществлялось аннулирование Учетной карточки, хранятся в таможенном органе отдельно от оформленных Учетных карточек в течении трех лет после даты аннулирования.

Аннулированный регистрационный номер лица, осуществляющего операции с товарами, не может быть присвоен другому лицу.

В случае утраты или повреждения Учетной карточки, лицо заявляет об этом в письменном виде в таможенный орган, ее выдавший.

Таможенный орган, на основании резолюции руководителя, аннулирует данную Учетную карточку в порядке, предусмотренном разделом IV указанного Порядка, и оформляет новую Учетную карточку в соответствии с разделом II Порядка.

 

Аккредитация субъектов ВЭД

 

Перед началом осуществления внешнеэкономической деятельностью нужно пройти аккредитацию в МДС как участника ВЭД. Т. е. в момент заключения договора с поставщиком / клиентом карточка аккредитации уже должна быть на руках.

Аккредитация субъектов внешнеэкономической деятельности – процедура официального подтверждения права субъекта хозяйствования на осуществление внешнеэкономической деятельности, путем реализации комплекса контрольно – аналитических мер, осуществляемая уполномоченным структурным подразделением Министерства доходов и сборов Донецкой Народной Республики.

Пройти аккредитацию можно в МДС ДНР - г. Донецк, ул. Артёма, 114, 3й корпус, кабинет 330. Перерыв с 13:00 до 14:00. Среда - неприёмный день.

Аккредитацию субъектов ВЭД регулирует соответствующее Положение «Об аккредитации субъектов ВЭД» (с изменениями от 2 июня 2016 г.).