Лекционный материал
по дисциплине
«Документооборот в таможенных органах»
Лекция 1
Роль и значение дисциплины в профессиональной подготовке специалиста по таможенному делу
1. Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов
2. Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения
3. Необходимость документирования управленческих решений
4. Информационные ресурсы как экономическая категория, предпосылка базы знаний организации, залог конкурентного преимущества
5. Правовой режим информационных ресурсов
6. Информационная культура таможенных органов
7. Информация и информационный контур организации
8. Управление информационными ресурсами — одно из основных направлений деятельности в таможенных органах
9. Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем
Лекция 3
Требования к оформлению документов таможенных органов
Оформление документов таможенных органов регламентируется Типовой Инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (разработана в соответствии с п.6 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти»).
Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совете Министров Донецкой Народной Республики (далее - Учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.
Порядок организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве Учреждения, ведения делопроизводства, касающееся документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, ведения делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативными правовыми актами.
Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее - инструкции Учреждений), которые разрабатываются на основании этой Инструкции, а также регламентов и стандартов на организационно-распорядительную документацию (далее - регламенты и стандарты).
Ответственность за организацию делопроизводства в Учреждении несут их руководители.
За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Учреждения отвечают их руководители.
Организация делопроизводства в Учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и т.п. (далее - служба делопроизводства).
Основной задачей службы делопроизводства является установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на неё задачами:
- разрабатывает инструкцию Учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел Учреждения;
- осуществляет регистрацию и ведет учет документов;
- организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Учреждения (далее - архив Учреждения);
- обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Учреждения требований инструкций Учреждения, регламентов и стандартов;
- принимает меры к уменьшению объёма служебной переписки в Учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;
- проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;
- принимает участие во внедрении и использовании информационнотелекоммуникационной системы делопроизводства в Учреждении;
- осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Учреждении;
- обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;
- проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;
- организует сохранность документального фонда Учреждения и его использование;
- инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации сотрудников Учреждения по вопросам делопроизводства;
- заверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством Учреждения.
На службу делопроизводства Учреждения возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые относятся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения и согласование таких документов со специально уполномоченным органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Организация делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения возлагается на специально назначенное для этого лицо.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Учреждения. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции Учреждения.
Основные понятия
Основные понятия в делопроизводстве:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Г осударственного Архивного фонда Донецкой Народной Республики;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;
служба делопроизводства - структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Учреждения.
1. Документирование управленческой информации
1.1. Общие требования к созданию документов
Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.
Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.
Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.
Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.
Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.
Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
1.2. Бланки документов
Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений). Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее и нижнее.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.
В Учреждениях используются такие бланки документов:
· общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа);
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа).
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.
Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий.
Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумя языками: слева - русским, справа - иностранным. Государственный Герб Донецкой Народной Республики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которые содержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах Донецкой Народной Республики не рекомендуется.
Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.
В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.
Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.
Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.
Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.
Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем Учреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.
Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений, оформляются не на бланках.
1.3. Оформление реквизитов документов
Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.
1.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
1.5. Коды
Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.
На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".
Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.
Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.
Перечень кодов структурных подразделений Департамента
таможенного дела Министерства доходов и сборов
| Департамент таможенного дела | 700 00 00 00 |
| Отдел организации таможенного контроля и статистического учета | 700 00 00 02 |
| Отдел контроля за перемещением товара | 700 00 00 03 |
| Общий отдел | 700 00 00 04 |
| Отдел таможенных платежей | 700 00 00 05 |
| Служба борьбы с контрабандой и нарушениями таможенных правил | 700 00 00 06 |
| Отдел организации деятельности | 700 00 00 07 |
| Лаборатория по вопросам экспертизы и исследований | 700 00 00 08 |
| Отдел организации таможенного контроля за перемещением радиоактивных материалов | 700 00 00 09 |
| Отдел оперативных дежурных | 700 00 00 10 |
| Таможенный пост «Донецк» | 700 01 00 00 |
| Грузовой отдел таможенного поста «Донецк» | 700 01 00 01 |
| Пассажирский отдел таможенного поста «Донецк» | 700 01 00 02 |
| Сектор таможенного оформления «Энергетический» | 700 01 00 03 |
| Таможенный пост «Успенка» | 700 02 00 00 |
| Пункт пропуска «Успенка – Матвеев Курган» | 700 02 01 00 (11) |
| Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино) | 700 02 13 00 (12) |
| Таможенный пост «Мариновка» | 700 03 00 00 |
| Пункт пропуска «Мариновка – Куйбышево» | 700 03 02 00 (11) |
| Место проведения контроля «Снежное» таможенного поста «Мариновка» | 700 03 09 00 (11) |
| Таможенный пост «Иловайск» | 700 04 00 00 |
| Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино) | 700 04 13 00 (12) |
| Пункт контроля «Иловайск» (станция Иловайск) | 700 04 03 00 (12) |
| Таможенный пост «Новоазовск» | 700 05 00 00 |
| Пункт пропуска «Новоазовск – Весело-Вознесенка» | 700 05 04 00 (11) |
| Место проведения контроля «Седово» | 700 05 21 00 (14) |
| Таможенный пост «Донецк-Южный» | 700 06 00 00 |
| Сектор таможенного оформления «Горловка» | 700 06 00 01 |
| Таможенный пост «Дорога 1» | 700 07 00 00 |
| Место проведения контроля «Дорога 1» | 700 07 06 00 (11) |
| Место проведения контроля «Докучаевск» | 700 07 17 00 (11) |
| Таможенный пост «Дорога 2» | 700 08 00 00 |
| Место проведения контроля «Дорога 2» | 700 08 07 00 (11) |
| Место проведения контроля «Александровка» | 700 08 23 00 (11) |
| Таможенный пост «Горловка» | 700 09 00 00 |
| Место проведения контроля «Горловка» | 700 09 08 00 (11) |
| Место проведения контроля «Красный Партизан» | 700 09 14 00 (11) |
| Место проведения контроля «Станция Никитовка» (станция Никитовка) | 700 09 19 00 (12) |
| Сектор «Никитовка» таможенного поста «Горловка» | 700 09 19 01 |
| Таможенный пост «Дебальцево» | 700 10 00 00 |
| Место проведения контроля «Площадка 1» | 700 10 11 00 (11) |
| Место проведения контроля «759-й км трассы М-03» | 700 10 12 00 (11) |
| Место проведения контроля «Станция Дебальцево» (станция Дебальцево) | 700 10 15 00 (12) |
| Место проведения контроля «Никишино» | 700 10 18 00 (11) |
| Место проведения контроля «Станция Дебальцево- Сортировочная» (станция Дебальцево-Сортировочная) | 700 10 22 00 (12) |
| Таможенный пост «Ясиноватая» | 700 11 00 00 |
| Место проведения контроля «Станция Ясиноватая» (станция Ясиноватая) | 700 11 16 00 (12) |
| Таможенный пост «Восточный» | 700 12 00 00 |
| Сектор таможенного оформления «Харцызск» | 700 12 00 01 |
| Сектор таможенного оформления «Амвросиевка» | 700 12 00 02 |
| Таможенный пост «Октябрь» | 700 13 00 00 |
| Место проведения контроля «Октябрь» | 700 13 20 00 (11) |
1.Коды структурных подразделений Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов используются должностными лицами таможенных органов Донецкой Народной Республики только в целях таможенного оформления на территории Донецкой Народной Республики.
2.Схема кода структурных подразделений, пунктов пропуска через государственную границу Донецкой Народной Республики (далее – ДНР), формируется в следующем порядке и состоит из:
ХХХХХХХХХ (ХХ),
где:
с первого по третий знак – код Департамента таможенного дела Министерства
доходов и сборов ДНР;
с четвертого по пятый знак – код таможенного поста;
с шестого по седьмой знак – код пункта пропуска через государственную границу ДНР;
с восьмого по девятый знак:
в случае классификации структурного подразделения, которое не является структурным подразделением таможенного поста - порядковый номер структурного подразделения в пределах Департамента таможенного дела;
в случае классификации отдела или сектора в составе таможенного поста- его порядковый номер в пределах этого таможенного поста.
В скобках после девятого знака указываются особенности пунктов пропуска через государственную границу ДНР в следующем порядке:
первая цифра указывает на категорию пунктов пропуска:
международный - 1;
межгосударственный - 2;
местный - 3;
международный, местный - 4.
вторая цифра указывает на вид сообщения:
автомобильный - 1
железнодорожный - 2;
воздушный - 3;
морской – 4;
пешеходный – 5;
трубопроводный - 6.
1.6. Наименование Учреждения
Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.
1.7. Справочные данные об Учреждении
Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.
Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.
1.8. Название вида документа
Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.
1.9. Дата документа
Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015
В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:
02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.
Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.
1.10. Регистрационный номер документов
Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:
- индексами по номенклатуре дел;
- структурного подразделения;
- корреспондентов;
- должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;
- исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.
Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.
Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 178 - порядковый номер.
С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».
Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.
1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату
Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.
1.12. Место составления или создания
Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.
1.13. Гриф ограничения доступа
Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».
1.14. Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Администрация Главы
Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Министерство информации
Донецкой Народной Республики
Отдел государственных СМИ
Начальнику отдела
МП. Мигда
В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда
Донецкой Народной Республики
Г.А. Сагайдаковой
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Центральным экспертным комиссиям органов государственной власти
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:
Министерство юстиции
Донецкой Народной Республики
ул. Артема, д. 157
г. Донецк, 83048
При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:
Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,
г. Донецк, 83052
При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
1.15. Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.
Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые утверждаются с проставлением грифа утверждения
1. Акты (готовности объекта к эксплуатации; списания; инвентаризации; экспертизы; изъятия дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).
3. Отчеты (по основной деятельности; командировкам; научно-исследовательским работам и т.п.).
4. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).
5. Номенклатуры дел.
6. Нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности сотрудников и т.п.)
7. Описи дел.
8. Перечни (должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем; типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и т.п.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-разведывательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; получения прибыли жилищно-коммунальным хозяйством от капитального ремонта; работы коллегии, научнотехнического совета, научного совета и т.п.).
10. Должностные инструкции.
11. Программы (финансово-экономические; проведения работ и мероприятий; командировок и т.п.).
12. Протоколы заседаний коллегиальных органов (по необходимости).
13. Расценки на выполнение работ.
14. Уставы (положения) учреждений.
15. Структуры учреждений.
16. Формы унифицированных документов.
17. Штатные расписания.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал
имени), фамилия
Дата
В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства финансов
Донецкой Народной Республики
от 13 марта 2015 г. № 288
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).
1.16. Резолюция
Резолюция - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.
Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции.
В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.
1.17. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».
Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.
1.18. Отметка о контроле
Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.
Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.
В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.
1.19. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
1.20. Текст документа
Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.
Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.
Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.
Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.
В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.
Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.
Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).
Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.
В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться римскими цифрами.
1.20.1. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.
1.20.2. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».
1.21. Отметки о наличии приложений
Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.
Приложения к документам могут быть следующих видов:
- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);
- приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;
- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.
В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».
При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.
Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:
Приложение: согласно описи на 3 л.
Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.
1.22. Подпись
Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:
Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.
Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности.
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.
В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений.
В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).
Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.
Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.
1.23. Визы и гриф согласования
В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.
Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.
Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:
Начальник юридического отдела
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Замечания и предложения прилагаются.
Дата
О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.
Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.
Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции Учреждения.
За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.
Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.
Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Центральной экспертно-проверочной
комиссии при ГГУДОАД
Дата №
Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
1.24. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
1.25. Отметка о заверении копий документов
Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.
Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».
Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.
Копия документа должна соответствовать оригиналу.
1.26. Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение
Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
 |  |
После завершения работы с документом проставляется отметка о его исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении. Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:
Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc
Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.
Лекция 4
П орядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами в таможенных органах Донецкой Народной Республики
1. Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами
2. Внесение изменений в Учетную карточку лиц, осуществляющих операции с товарами. Аннулирование Учетной карточки
Аккредитация субъектов ВЭД
Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами в таможенных органах Донецкой Народной Республики, разработан в соответствии с требованиями Закона Донецкой Народной Республики «О таможенном регулировании в Донецкой Народной Республике» от 25.04.2016 № 116-IHC и определяет процедуру постановки на учет лиц, осуществляющих операции с товарами.
Под учетом лиц, осуществляющих операции с товарами в настоящем Порядке понимается комплекс организационно-правовых и контрольноинспекционных мер, осуществляемых структурными подразделениями Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов Донецкой Народной Республики.
Учету в структурном подразделении Департамента подлежат лица, осуществляющие операции с товарами, которые перемещаются через таможенную границу Донецкой Народной Республики.
Учет лиц, осуществляющих операции с товарами проводится в следующих целях:
· идентификации лиц (субъектов хозяйствования: юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, перевозчиков, таможенных брокеров), осуществляющих операции, связанных с перемещением товаров и транспортных средств через таможенную границу ДНР;
· создания базы данных о лицах, осуществляющих операции с товарами, а также оперативного получения объективной информации и дальнейшей интеграции информационных ресурсов, имеющихся в структурных подразделениях Департамента;
· информирования структурных подразделений Департамента в части своевременного выбора и применения форм и методов таможенного контроля.
При возникновении необходимости произвести операции с товарами и транспортными средствами, перемещаемыми через таможенную границу ДНР, лицо до начала декларирования обращается к уполномоченному должностному лицу таможенного органа, к компетенции которого относится учет таких лиц, с целью оформления Учетной карточки лица, осуществляющего операции с товарами, взятого на учет таможенным органом (далее - Учетная карточка).
Учетная карточка служит средством идентификации лица, осуществляющего операции с товарами при проведении им таможенных процедур.
Таможенный орган осуществляет контроль достоверности предоставленной информации, ведение учета лиц, осуществляющих операции с товарами, контроль правильности заполнения Учетных карточек, обеспечивает единство базы данных.
1. Порядок учета лиц, осуществляющих операции с товарами
Лицо, осуществляющее операции с товарами (декларант либо уполномоченное им лицо по доверенности и/или на основании иного документа (договора на оказание услуг) таможенный брокер, перевозчик), для постановки на учет в таможенном органе предоставляет документы (оригиналы и заверенные в установленном порядке, копии документов):
1) Устав и изменения к нему;
2) Учредительный договор и изменения к нему или Решение о создании субъекта хозяйствования;
3) Свидетельство о государственной регистрации;
4) карточка аккредитации субъекта внешнеэкономической деятельности, оформленная и выданная в порядке, предусмотренном действующим законодательством (только для определенных категорий лиц, установленных нормативными правовыми актами);
5) справка Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей;
6) справка Главного Управления статистики Донецкой Народной Республики;
7) договор банковского счета или справку Центрального Республиканского Банка Донецкой Народной Республики с указанием номеров счетов и наименованием валюты, в которых открыты счета лицом, осуществляющим операции с товарами;
8) справка о постановке на налоговый учет, выданная в соответствии с действующим законодательством;
9) копии паспортных данных (руководителя, главного бухгалтера и уполномоченных лиц по работе с таможенными органами), копию свидетельства или справки о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН);
10) документы, подтверждающие полномочия лица (протокол (приказ, решение, постановление) о назначении на должность директора, бухгалтера, уполномоченных лиц по работе с таможенными органами).
Копии документов, предоставляемых лицом, осуществляющим операции с товарами, заверяются путем отметки «Копия верна», которая проставляется на лицевой стороне в нижнем правом углу, наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, подписи и даты заверения, а также печати, если в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики лицо обязано иметь печать.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии л.».
Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
Для подтверждения сведений, указанных в копиях, лицам, осуществляющим операции с товарами, необходимо предоставить в таможенный орган оригиналы документов и заполненную в двух экземплярах Учетную карточку, форма которой приведена в приложении в указанном Порядке, а также ее электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе.
После сверки копий предоставленных документов на соответствие оригиналам, оригиналы возвращаются лицу, осуществляющему операции с товарами.
При наличии всех необходимых документов уполномоченное должностное лицо таможенного органа проводит регистрацию и оформление Учетной карточки.
Документы для проведения учета предоставляются лицом, осуществляющим операции с товарами, единожды. В случае изменения ранее предоставленных сведений, лицо, осуществляющее операции с товарами, обязано заявить об изменениях не позднее пяти рабочих дней от даты наступивших изменений.
Учет лиц, осуществляющих операции с товарами, проводится в следующей последовательности:
1. Лицо, осуществляющее операции с товарами, обращается в таможенный орган с заявлением в произвольной форме о постановке на учет.
2. Уполномоченное должностное лицо таможенного органа принимает от лица, осуществляющего операции с товарами, Заявление и пакет документов (оригиналы и копии), заполненные бланки Учетной карточки и её электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе, после чего Заявление визируется начальником таможенного поста или его заместителем, а в их отсутствие уполномоченным лицом.
3. Уполномоченное должностное лицо таможенного органа проверяет:
1) полноту предоставленных документов, правильность банковских и иных реквизитов, соответствие данных, внесенных в заполненную Учетную карточку и ее электронную копию;
2) соответствие Учетной карточки на бумажном носителе ее электронной копии.
4. В случае отсутствия замечаний уполномоченное должностное лицо таможенного органа принимает Учетную карточку к оформлению.
5. Экземпляры Учетной карточки заверяются уполномоченным должностным лицом таможенного органа путем проставления подписи с указанием инициалов и фамилии, оттиска личной номерной печати.
Учетная карточка в электронном виде оформляется уполномоченным должностным лицом и вносится в электронную базу данных.
Информация с магнитного носителя электронной копии Учетной карточки вводится уполномоченным должностным лицом таможенного органа в электронную базу данных и присваивается ей регистрационный номер, который состоит из таких элементов:
ХХХХХХХХХ / ХХХХ / 1 / ХХХХХХ
1 2 3
где:
элемент 1 - девять цифр кода структурного подразделения таможенного органа;
элемент 2 - четыре цифры года;
элемент 3 - порядковый номер регистрации в Журнале регистрации Учетных карточек, лиц, осуществляющих операции с товарами.
Все сведения о лице, осуществляющем операции с товарами, вносятся в Журнал регистрации Учетных карточек лиц, осуществляющих операции с товарами (приложение 2 указанного Порядка).
Один экземпляр Учетной карточки и копии документов, предоставленных для оформления Учетной карточки, остаются в деле таможенного органа, второй экземпляр Учетной карточки с оригиналами документов возвращается заявителю.
Уполномоченное должностное лицо таможенного органа отказывает в оформлении Учетной карточки лицу, осуществляющему операции с товарами, в случаях если:
1) Учетная карточка заполнена с нарушением требований настоящего Порядка или с исправлениями (подчистками) данных;
2) документы представлены не в полном объеме;
3) сведения, указанные в Учетной карточке, не соответствуют сведениям, указанным в предоставленных вместе с ней документах или информации о них в электронном виде;
4) отсутствия электронной копии Учетной карточки;
5) предоставления документов, содержащих недостоверные данные;
6) получения информации из уполномоченных органов о том, что лицо находится в стадии прекращения.
В подтверждение получения Учетной карточки, лицо, осуществляющее операции с товарами, ставит подпись в Журнале регистрации Учетных карточек.
При наличии оснований для отказа в оформлении Учетной карточки, уполномоченным должностным лицом таможенного органа указывается мотивированный отказ в письменном виде, непосредственно на Заявлении.
Отказ таможенного органа в оформлении Учетной карточки может быть обжалован в порядке, установленном законодательством Донецкой Народной Республики.
2. Внесение изменений в Учетную карточку лиц, осуществляющих операции с товарами. Аннулирование Учетной карточки
В случае необходимости изменения заявленных в Учетной карточке сведений, лицо, осуществляющее операции с товарами, обращается в таможенный орган, в котором находится на учете.
Для внесения изменений в Учетную карточку, лицо, осуществляющее операции с товарами, предоставляет следующие документы:
1) Учетная карточка лица, осуществляющего операции с товарами, с внесенными в неё изменениями, в 2х экземплярах и ее электронную копию, идентичную оригиналу на бумажном носителе;
2) обращение в произвольной форме с просьбой внести изменения с указанием причины их внесения;
3) оригинал ранее выданной Учетной карточки;
4) оригиналы и заверенные в установленном порядке, копии документов, на основании которых вносятся изменения.
Оригинал ранее выданной Учетной карточки подлежит возврату в таможенный орган, в котором она была оформлена, и остается в деле с пакетом документов, предоставленных при первичной постановке на учет. Листы предыдущей Учетной карточки перечеркиваются диагональной сплошной линией с левого нижнего угла в правый верхний угол, над которой совершается запись «Изменена» и заверяется подписью, с указанием инициалов уполномоченного должностного лица таможенного органа ее совершившего и проставлением оттиска его личной номерной печати.
В случае отсутствия замечаний, в правом верхнем углу Учетной карточки совершается запись «Модификация», заверяется подписью уполномоченного должностного лица таможенного органа, с указанием инициалов и проставлением оттиска личной номерной печати. Электронная копия модифицированной Учетной карточки заносится в электронную базу данных под тем же номером.
Регистрационный номер лица, осуществляющего операции с товарами, при внесении изменений в Учетную карточку, остается без изменений.
Аннулирование Учетной карточки осуществляется таможенным органом, который оформил Учетную карточку в случаях:
1) письменного обращения лица, осуществляющего операции с товарами;
2) получения информации из уполномоченных органов о том, что лицо находится в стадии прекращения;
3) принятие решения об аннулировании карточки аккредитации
субъекта внешнеэкономической деятельности, в порядке установленном республиканским органом исполнительной власти, реализующим
государственную политику в сфере налогообложения и таможенного дела.
Решение об аннулировании Учетной карточки (регистрационного номера) лица, осуществляющего операции с товарами, принимает руководитель таможенного органа, при условии завершения всех таможенных процедур, с обязательным уведомлением в течении пяти рабочих дней, руководства Департамента таможенного дела.
Все экземпляры аннулированной Учетной карточки перечеркиваются диагональной сплошной линией с левого нижнего угла в правый верхний угол, над которой совершается запись «Аннулирована» с внесением соответствующей отметки в Журнал регистрации Учетных карточек лиц, осуществляющих операции с товарами.
Электронная копия Учетной карточки аннулируется путем внесения информации в электронную базу данных об аннулировании с указанием даты аннулирования, причины и реквизитов документа, на основании которого принято решение, в порядке, предусмотренном подпунктом 4.2. настоящего Порядка.
При этом электронная копия Учетной карточки переносится в базу данных аннулированных Учетных карточек.
Аннулированные Учетные карточки вместе с документами, которые были основанием для взятия на учет и документами, на основании которых осуществлялось аннулирование Учетной карточки, хранятся в таможенном органе отдельно от оформленных Учетных карточек в течении трех лет после даты аннулирования.
Аннулированный регистрационный номер лица, осуществляющего операции с товарами, не может быть присвоен другому лицу.
В случае утраты или повреждения Учетной карточки, лицо заявляет об этом в письменном виде в таможенный орган, ее выдавший.
Таможенный орган, на основании резолюции руководителя, аннулирует данную Учетную карточку в порядке, предусмотренном разделом IV указанного Порядка, и оформляет новую Учетную карточку в соответствии с разделом II Порядка.
Аккредитация субъектов ВЭД
Перед началом осуществления внешнеэкономической деятельностью нужно пройти аккредитацию в МДС как участника ВЭД. Т. е. в момент заключения договора с поставщиком / клиентом карточка аккредитации уже должна быть на руках.
Аккредитация субъектов внешнеэкономической деятельности – процедура официального подтверждения права субъекта хозяйствования на осуществление внешнеэкономической деятельности, путем реализации комплекса контрольно – аналитических мер, осуществляемая уполномоченным структурным подразделением Министерства доходов и сборов Донецкой Народной Республики.
Пройти аккредитацию можно в МДС ДНР - г. Донецк, ул. Артёма, 114, 3й корпус, кабинет 330. Перерыв с 13:00 до 14:00. Среда - неприёмный день.
Аккредитацию субъектов ВЭД регулирует соответствующее Положение «Об аккредитации субъектов ВЭД» (с изменениями от 2 июня 2016 г.).
Лекция 5
Документы, предоставляемые при таможенном оформлении товаров
1. Основная классификация документов, предоставляемых при таможенном оформлении товаров
2. Документы и сведения, необходимые для таможенного контроля товаров, которые перевозятся морским, железнодорожным, воздушным и автомобильным транспортом
1. Основная классификация документов, предоставляемых при таможенном оформлении товаров
Во время осуществления таможенного контроля при перемещении товаров и других предметов через таможенную границу, а также в целях определения оснований для такого перемещения, таможенным органам предоставляются товаротранспортные, товаросопроводительные, коммерческие и другие документы. По назначению и в целях использования такие документы можно разделить на четыре основные группы:
1. Транспортные документы
2. Коммерческие документы
3. Страховые документы
4. Официальные документы
Транспортным документом является документ, свидетельствующий о загрузке груза на борт, отправки или принятия его под ответственность. Такие документы предназначены для предоставления свидетельств о заключении контракта на перевозку, о принятии товаров (перевозчиком) и, в некоторых случаях, для свидетельства права собственности, т.е. права владельца этих документов на владение соответствующими товарами. При перемещении товаров или иных предметов через таможенную границу все транспортные документы должны содержать наименование продавца и покупателя, адреса, номера телефонов, название документа, дату и место его выписки, номер контракта и дату его подписания, наименование товара, его описание и количество, вид упаковки и маркировки.
Рассмотрим некоторые из транспортных документов:
1) Коносамент - это свидетельство о заключении контракта на перевозку между судоходной компанией и заказчиком. Коносаменты, определяющие право собственности на товар, являются товарораспорядительными документами, но только полный комплект подписанных экземпляров коносамента дает его владельцу право собственности на товар.
2) Авиационная транспортная накладная - используется при перевозках товара воздухом. Она не удостоверяет право собственности на груз. Авиа-накладная содержит подробную информацию о грузополучателе и о перевозимом товаре.
3) Железнодорожная накладная. Используется при доставке товара по железной дороге. Железнодорожная накладная является удостоверением заключенного транспортного контракта с железной дорогой. При железнодорожных перевозках заполняется железнодорожная накладная, содержащая основные данные о грузе - наименование груза, вид упаковки, количество мест, вес, станцию отправления и назначения. Договор перевозки считается заключенным с момента приема к перевозке станцией груза с оформленной накладной.
4) Товарно-транспортная накладная - выписывается на товары, которые доставляются дорогами автотранспортом. В ней указан адрес грузоотправителя и грузополучателя, место и время доставки. Но эта накладная не является документом на право собственности.
5) Международная автомобильная накладная (CMR) является документом, доказывающим факт заключения договора на автомобильную перевозку груза. В CMR-накладной указывается отправитель, получатель, место происхождения груза, место доставки, вес, описание, маршрут и способ перевозки, стоимость доставки.
CMR-накладную составляют не менее чем в трех экземплярах, каждый из которых является оригинальным и подписывается грузоотправителем и перевозчиком.
В случае, если подлежащий перевозке груз должен быть погружен на различные автомобили отправитель или перевозчик имеет право требовать составления такого количества CMR-накладных, которое соответствует количеству используемых автомобилей. Различные виды грузов или партий груза также оформляются соответствующим количеством CMR-накладных.
CMR-накладная должна содержать следующие сведения:
a) место и дата ее составления;
b) имя и адрес отправителя;
c) имя и адрес транспортного агента;
d) место и дата принятия груза к перевозке и место его доставки;
e) имя и адрес получателя;
f) принятое обозначение характера груза и тип его упаковки и, в случае перевозки опасных грузов, их обычно признанное обозначение;
g) число грузовых мест, их особая разметка и номера;
h) вес груза брутто или выраженное в других единицах измерения количество груза;
i) связанные с перевозкой расходы (стоимость перевозки, дополнительные расходы, таможенные пошлины и сборы, а также прочие издержки с момента заключения договора до сдачи груза);
j) инструкции, требуемые для выполнения таможенных формальностей, и другие
В случае необходимости накладная должна содержать следующие указания:
a) запрещение перегрузки груза;
b) расходы, которые отправитель принимает на свой счет;
c) сумма наложенного на груз платежа, подлежащего возмещению при сдаче груза;
d) заявление стоимости груза и сумма дополнительной ценности его при доставке;
e) инструкции отправителя перевозчику относительно страхования груза;
f) дополнительный срок выполнения перевозки;
g) перечень документов, переданных перевозчику.
Договаривающиеся стороны могут внести в накладную любое иное указание, которое будет ими признано необходимым.
6) Почтовая квитанция - применяется в случае доставки товара почтой.
Коммерческие документы (счет-фактура, инвойс, счет-спецификация) должны содержать стоимостную, качественную и количественную характеристику товара.
Счет-фактура является требованием продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы за поставляемый товар. Он должен содержать следующие данные: дату, наименование и адрес продавца и покупателя, номер контракта, количество, сокращенное описание товара; цену за единицу товара и общая сумма контракта; сведения о количестве мест и упаковки; условия платежа, условия доставки; наименование банка, осуществляющего платеж и другие необходимые данные. Счета выписываются в той валюте, в которой установлена цена товара по контракту.
Счет-фактура предоставляется:
- в банк - для получения с покупателя надлежащего платежа;
- таможенным органам - для применения к товарам мер тарифного регулирования;
- торгово-промышленной палате - для получения сертификата происхождения товара;
- в административные органы - для получения лицензии;
- к транспортно-экспедиционным организациям и фирмам - для перевозки товара.
Существуют четыре основных типа счетов-фактур:
а) предварительная счет-фактура. Это перечень цен, предоставленный экспортером потенциальному зарубежному покупателю на этапе, когда еще не заключен договор на продажу или покупку товаров и ведутся предварительные переговоры;
б) коммерческая счет-фактура. Это требование оплаты за проданные товары, предложенная экспортером импортеру. Она содержит следующие данные: описание товаров; количество; цену за единицу и суммарную цену продажи, условия доставки, условия платежа;
в) сертифицированная счет-фактура. Это коммерческая счет-фактура, содержащая вывод экспортера о состоянии отправленных товаров или страны их изготовления;
г) консульская счет-фактура. Это коммерческая счет-фактура, сложенная по форме, установленной в стране экспортера консульством страны покупателя, ее заверяют консульской печатью. Главное назначение консульской счет-фактуры - оказание помощи правительству страны покупателя при контроле над импортом.
Страховые документы - свидетельствуют, что товар застрахован от определенных рисков, что в случае возникновения этих рисков цену товара будет возмещено владельцу или получателю товара. Убытки, понесенные от неуказанных рисков, не подлежат возмещению со стороны страховых компаний. Во многих странах существует перечень типичных рисков (все риски или определенные риски), от которых обязательно страхуется груз.
Существует три основных типа страховых документов:
а) страховое письмо. Он оформляется страховым брокером и удостоверяет начало действий по оформлению страхового полиса или сертификата;
б) страховой сертификат. В страховом сертификате указывается стоимость товаров и приводятся подробные сведения об отгрузке, а также покрываемых о рисках. Он подписывается экспортером и страховой компанией;
в) страховой полис. Содержит подробные сведения о перечне рисков, которые покрываются, и является удостоверением заключения договора о страховании.
Некоторые документы в международной торговле предусмотрено для удовлетворения юридических или процедурных требований правительства страны экспорта, импорта или транзита, они называются официальными документами. К ним относятся:
а) сертификат происхождения - удостоверение того, в какой стране изготовлены товары;
б) сертификат "черный список" - удостоверение того, что товары не изготовленные и не перевозились через страну, с которой страна-импортер прекратила нормально торговые отношения.
К другим видам документов относят:
а) финансовые документы, например, переводной или простой вексель, чеки и т.д.;
б) складские документы - отражают взаимоотношения между владельцем груза и владельцем склада. К ним относят удостоверения состава о приеме товара, квитанция со склада и т.п.;
в) таможенные документы, необходимые для таможенного оформления товаров;
г) техническую документацию - все документы, которые характеризуют свойства товаров: паспорт, чертежи, инструкции и т.д.
Лекция 6
Декларирование и оформление ГТД
1. Декларирование как составляющая таможенного контроля
2. Грузовая таможенная декларация как основной документ при осуществлении таможенного оформления грузов
3. Документы, необходимые для таможенного оформления товаров с применением ГТД
4. Транзитная декларация
5. Учетная карточка авто-, мототранспортного средства для личного пользования в качестве пассажирской таможенной декларации при неоднократном перемещении авто-, мототранспортных средств для личного пользования через таможенную границу
1. Декларирование как составляющая таможенного контроля
Таможенное оформление базируется на соблюдении участниками ВЭД требований законодательства об обязательном декларировании, как составляющая есть представление сведений таможенным органам обо всех товарах и транспортных средствах, перемещаемых через таможенную границу, а также тех, таможенный режим которых изменяется. Декларирование выражается в представлении таможенной декларации в устной, электронной или письменной форме, других документов и информации, необходимых для таможенного оформления и таможенного контроля.
Устное декларирование может применяться при таможенном оформлении ручной клади и багажа пассажиров. Примером декларирования иной форме может служить проход пассажиров в международных аэропортах по "зеленому коридору". В таком случае пассажир своим действием заявляет сотрудникам таможни об отсутствии у него товаров, контроля таможенных органов.
В связи с различными ситуациями, в которых находятся декларанты при ввозе, вывозе и транзите товаров и транспортных средств, процесс декларирования может сильно отличаться по форме, содержанию, срок и т.д., В том числе в зависимости от вида выбранного декларантом таможенного режима. Соответственно и процесс таможенного оформления будет специфическим в каждой конкретной ситуации, хотя в целом суть его будет неизменной - документальное фиксирование сведений о товаре, принятие решений о его пропуск через таможенную границу, дальнейшие процедуры контроля за ним или выпуск в свободное обращение.
Декларирование товаров производится декларантом либо таможенным брокером (представителем) по выбору декларанта.
При таможенном декларировании товаров в зависимости от заявляемого таможенного режима и лиц, перемещающих товары, применяются следующие виды таможенной декларации:
1) грузовая таможенная декларация;
2) транзитная декларация;
3) пассажирская таможенная декларация.
Формы и порядок заполнения таможенных деклараций определяются республиканским органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере налогообложения и таможенного дела.
В качестве таможенной декларации могут использоваться транспортные (перевозочные), коммерческие и (или) иные документы, содержащие сведения, необходимые для выпуска товаров в соответствии с заявленным таможенным режимом, в случаях и порядке, которые определяются Законом или иными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.
Грузовая таможенная декларация на бланке административного документа заполняется декларантом или уполномоченным им лицом для декларирования товаров, транспортных средств и иных предметов, которые перемещаются через таможенную границу Донецкой Народной Республики:
1) таможенная стоимость которых превышает сумму 1000,00 евро;
2) подлежащих государственному экспортному контролю и перемещение которых через таможенную границу Донецкой Народной Республики в соответствии с законодательством требует представления соответствующего разрешения или заключения;
3) ввозимых на таможенную территорию Донецкой Народной Республики, подлежащих государственной регистрации в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики;
4) подакцизных товаров.
Товары, перемещаемые через таможенную границу Донецкой Народной Республики, таможенная стоимость которых не превышает 1000,00 евро, и которые не могут декларироваться по иному документу, декларируются путем представления таможенному органу заявления по форме утвержденной республиканским органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере налогообложения и таможенного дела.
Грузовая таможенная декларация на бланке единого административного документа подается таможенному органу вместе с ее электронной копией. Информация, внесенная декларантом в электронную копию грузовой таможенной декларации, должна соответствовать информации, внесенной декларантом в оригинал на бумажном носителе.
Транзитная декларация
Транзитная декларация (ТД) представляет собой документацию на транзитные товары, на которые не распространяются меры тарифного регулирования (обложение налогами и пошлинами).
Структура и порядок заполнения ТД декларантом
Графа 1. "Декларация"
В первом подразделе графы необходимо проставить символ "ТР". Во втором слева подразделе указывается код заявляемого таможенного режима по классификатору таможенных процедур (2 символа).
Третий подраздел графы не заполняется.
Графа 2. "Отправитель (экспортер)"
Указывается наименование и местонахождение отправителя товаров в соответствии с транспортными (перевозочными) документами.
Графа 3. "Формы"
Заполняется, если используются добавочные листы или документы, являющиеся неотъемлемой частью ГТД.
В первом слева подразделе графы указывается порядковый номер листа, во втором слева - общее количество представляемых листов ГТД, включая добавочные.
Графа 4. "Отгрузочные спецификации"
Заполняется при использовании спецификаций или перечней товаров. Указывается общее количество приложенных листов.
Графа 5. "Всего товаров"
Проставляется общее количество наименований товаров, перевозимых под таможенным контролем и указанных в коммерческих документах. Количество наименований товаров должно соответствовать количеству заполненных граф 31 листов комплектов ТД3 и ТД4.
Графа 6. "Всего мест"
Указывается общее количество грузовых мест в партии товаров. При перевозке грузов насыпом, наливом, навалом, в графе проставляется "О". Если товары перевозятся в контейнерах, ящиках или на поддонах (паллетах), указывается количество контейнеров, ящиков или поддонов (паллет).
Графа 8. "Получатель"
Указываются наименование и местонахождение получателя товаров в соответствии с транспортными документами.
Графа 42 «Цена товара»
В графе необходимо указать приведенную в счете на оплату (в том числе, составленном предварительно, если по условиям договора счет на оплату товаров оформляется после поставки товаров) или иных коммерческих документах, оформляемых при осуществлении внешнеторговых бартерных сделок, либо рассчитанную исходя из условий сделки (договора), либо компенсируемую в форме иных встречных предоставлений в валюте цены возмездного договора:
оплачиваемую стоимость товара;
стоимость изготовленного товара (продукции) по договору, предусматривающему возмездное оказание услуг (выполнение работ, равную оплачиваемой стоимости выполненных работ (услуг) по договору (обработку, изготовление новых товаров, в том числе путем выполнения монтажа, сборки, ремонта и т.п. технологических операций) в соответствии с условиями договора (в случае использования материалов изготовителя - включая стоимость дополнительно использованных им материалов, входящих в цену работ);
стоимость товара, перемещаемого для выполнения работ (оказания услуг) которая включается в стоимость работ (услуг);
стоимость товара, содержащего результаты интеллектуальной деятельности (в том числе при передаче исключительных прав на него), равную общей сумме, подлежащей оплате в связи с передачей декларируемого товара (включая стоимость материального носителя и результатов интеллектуальной деятельности, а также исключительных прав на них), в том числе, если договором или в представленных коммерческих документах для указанных составляющих стоимость определена раздельно.
В случае оформления коммерческих документов в валюте, отличной от валюты цены договора (в том числе в валюте платежа), заявляемые сведения о стоимости товара подлежат пересчету в валюту цены договора в соответствии с валютной оговоркой, предусмотренной договором, либо в случае ее отсутствия или невозможности использования - по курсам соответствующих иностранных валют к валюте оплаты налогов и сборов, установленным Центральным Республиканским банком ДНР для целей учета и таможенных платежей, на день принятия таможенной декларации таможенным органом.
Графа 44. "Дополнительная информация/Представляемые документы/Сертификаты и разрешения"
Указываются номера документов, прилагаемых к ТД.
В графу вносятся сведения о следующих документах, каждое с новой строки, в следующей последовательности:
под номером 1 - сведения о номере и дате выдачи лицензии, если в соответствии с законодательством ДНР перемещение транзитных товаров по таможенной территории ДНР допускается при наличии указанной лицензии;
под номером 2 - номер транспортного (перевозочного) документа;
под номером 4 - номера и даты составления коммерческих документов, подтверждающих стоимость транзитных товаров;
под номером 6 - номера и даты выдачи разрешительных документов (сертификатов, разрешений и других документов, за исключением документов, указываемых под номером 1 в этой графе), если в соответствии с законодательством ДНР перемещение транзитных товаров по таможенной территории ДНР допускается при наличии указанных документов;
под номером 7 - данные о других необходимых документах.
При транзите товаров автомобильным транспортом также указываются фамилии, имена, отчества водителей транспортных средств и номера их паспортов или иных документов, используемых в таком качестве.
Учетная карточка авто-, мототранспортного средства для личного пользования в качестве пассажирской таможенной декларации при неоднократном перемещении авто-, мототранспортных средств для личного пользования через таможенную границу
Учётная карточка авто-, мототранспортного средства для личного пользования (УКТС) оформляется должностным лицом таможенного органа в случае, когда при совершении таможенных процедур (операций) по выпуску временно ввозимого транспортного средства с использованием пассажирской таможенной декларации установлено его неоднократное перемещение. При этом должностное лицо таможенного органа:
1) вводит в установленном порядке необходимую информацию о декларанте и его транспортном средстве в программно-информационный комплекс (ПИК), с применением которого совершаются таможенные операции, и проводится таможенный контроль временно ввозимых на таможенную территорию Донецкой Народной Республики транспортных средств;
2) распечатывает с применением ПИК УКТС в одном экземпляре;
3) регистрирует УКТС путем проставления в левом верхнем углу УКТС времени и автоматически сформированного ПИК учетного номера (далее - регистрационные данные), заверяет оттиском личной номерной печати и подписью;
4) вносит в графу "Дата въезда, ЛНП" УКТС дату въезда (день, месяц и год);
5) вносит в графу "Срок временного ввоза до" УКТС дату (день, месяц и год), до истечения которой декларант обязан вывезти транспортное средство с таможенной территории Донецкой Народной Республики либо совершить иные действия, предусмотренные таможенным законодательством Донецкой Народной Республики;
6) заверяет в графе "Дата въезда, ЛНП" УКТС оттиском личной номерной печати;
7) вносит в раздел "Для служебных отметок" УКТС дату оформления и заверяет оттиском личной номерной печати;
8) передаёт оформленную УКТС декларанту транспортного средства;
9) в отношении пассажирских таможенных деклараций (ПТД) совершает действия, предусмотренные таможенным законодательством Донецкой Народной Республики. При этом в левом верхнем углу ПТД после регистрационного номера ПТД вносит запись: "выдана УКТС №", которую заверяет оттиском личной номерной печати. Два экземпляра ПТД остаются в делах таможенного органа.
ПИК автоматически формирует учётный номер, дату и время регистрации УКТС. При регистрации УКТС учётный номер формируется в следующем порядке:
| ххххххххх/ | хххх/ | хххххх/ | Вхх, |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
где:
1 – девятизначный код структурного подразделения таможенного органа, на котором оформлена соответствующая ПТД, согласно кодов структурных подразделений Департамента таможенного дела, используемых при таможенном оформлении, утвержденных Министерством доходов и сборов;
2 – цифры года (полностью), когда была оформлена соответствующая ПТД;
3 – шестизначный порядковый номер соответствующей ПТД;
4 – символ “В”, далее порядковый номер УКТС, уникальный для соответствующей ПТД (двузначный: 01,02, … ).
При последующих перемещениях транспортного средства в течение тридцати календарных дней с момента предыдущего перемещения через таможенную границу Донецкой Народной Республики, до заполнения всех реквизитов УКТС о въезде и выезде транспортного средства или совершения иных действий, предусмотренных таможенным законодательством Донецкой Народной Республики, его таможенное декларирование проводится с применением УКТС.
Срок временного ввоза, который указывается в графе "Срок временного ввоза до" УКТС, устанавливается при каждом последующем перемещении транспортного средства в соответствии с нормами предусмотренными таможенным законодательством Донецкой Народной Республики.
При совершении таможенных процедур (операций) по выпуску обратно вывозимого транспортного средства с применением УКТС должностное лицо таможенного органа:
1) проверяет соблюдение условий неоднократного перемещения;
2) вводит в установленном порядке необходимую информацию о транспортном средстве в ПИК;
3) вносит в графу "Дата выезда, ЛНП" УКТС дату выезда (день, месяц и год);
4) заверяет в графе " Дата выезда, ЛНП" УКТС оттиском личной номерной печати;
5) возвращает оформленную УКТС декларанту транспортного средства.
При совершении таможенных процедур (операций) по выпуску временно ввозимого транспортного средства с применением УКТС должностное лицо таможенного органа:
1) проверяет соблюдение условий неоднократного перемещения;
2) вводит в установленном порядке необходимую информацию о транспортном средстве в ПИК;
3) вносит в графу "Дата въезда, ЛНП" УКТС дату въезда (день, месяц и год);
4) вносит в графу "Срок временного ввоза до" УКТС дату (день, месяц и год), до истечения которой декларант обязан вывезти транспортное средство с таможенной территории Донецкой Народной Республики либо совершить иные действия, предусмотренные таможенным законодательством Донецкой Народной Республики;
5) заверяет в графе "Дата въезда, ЛНП" УКТС оттиском личной номерной печати;
6) возвращает оформленную УКТС декларанту транспортного средства.
Если при совершении таможенных процедур (операций) с применением УКТС были заполнены все реквизиты УКТС о въезде и выезде транспортного средства, при последующем ввозе неоднократно перемещаемого транспортного средства должностное лицо таможенного органа:
1) проверяет соблюдение условий неоднократного перемещения;
2) совершает действия в соответствии с подпунктами 1-8 пункта 2 Порядка;
3) в разделе "Для служебных отметок" УКТС, в которой были заполнены все реквизиты о въезде и выезде транспортного средства, указывает регистрационные данные вновь зарегистрированной УКТС в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 Порядка;
4) УКТС, в которой были заполнены все реквизиты о въезде и выезде транспортного средства, оставляет в делах таможенного органа для приобщения к ПТД.
Если декларантом не соблюдены (нарушены) условия применения Порядка, предусмотренные пунктом 1, таможенное декларирование временно ввозимого транспортного средства проводится с использованием новой ПТД, а обратно вывозимого - с применением УКТС. При совершении таможенных операций по выпуску обратно вывозимого транспортного средства должностное лицо таможенного органа:
1) вводит в установленном порядке необходимую информацию о транспортном средстве в ПИК;
2) зачеркивает незаполненные графы "Дата выезда, ЛНП" и "Дата въезда, ЛНП" УКТС;
3) вносит в раздел "Для служебных отметок" УКТС запись "Вывоз" и проставляет дату внесения такой записи; запись заверяет оттиском личной номерной печати;
4) оставляет в делах таможенного органа оформленную УКТС для приобщения к ПТД.
При утрате экземпляра УКТС дубликат не выдаётся. В указанном случае вывоз транспортного средства осуществляется на основании разрешения заместителя Министра - директора Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов на письменном обращении декларанта. Рассмотрение обращения осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней со дня регистрации обращения.
Лекционный материал
по дисциплине
«Документооборот в таможенных органах»
Лекция 1
Роль и значение дисциплины в профессиональной подготовке специалиста по таможенному делу
1. Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов
2. Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения
3. Необходимость документирования управленческих решений
4. Информационные ресурсы как экономическая категория, предпосылка базы знаний организации, залог конкурентного преимущества
5. Правовой режим информационных ресурсов
6. Информационная культура таможенных органов
7. Информация и информационный контур организации
8. Управление информационными ресурсами — одно из основных направлений деятельности в таможенных органах
9. Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем
Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов
Таможенное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком расширения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.
Деятельность таможенных органов регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями высших органов, приказами руководства, установленными правилами проведения тех или иных таможенных операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов – зафиксированных текстов законов, приказов, инструкций.
Учитывая, что управление в организации представляет собой непрерывный информационный процесс воздействия субъекта управления на объект управления для достижения поставленных целей, качество и своевременность управленческой информации играют немаловажную роль. Материальной формой фиксации и передачи управленческой информации является служебный документ. Поэтому от полноты и качества оформления документов, организации их движения и хранения, а также поиска документальной информации зависит эффективность управления в таможенной системе.
Таможенные органы и организации таможенной службы являются единой системой, деятельность которой базируется на общих системных принципах:
· целостности;
· структурности;
· иерархичности;
· взаимозависимости с окружающей социальной средой.
На этих принципах строится система управления таможенной службой в целом, а также каждым конкретным таможенным органом. Особенности построения системы управления в таможенных органах накладывают свои отпечатки на систему существующего в них делопроизводства.
Следует выделить три потока документированной управленческой информации в процессе управления единой системой таможенных органов, которые отражают управленческое воздействие, отклик управляемой системы и внутренние взаимодействия элементов управления, находящихся на одном уровне:
1) поток документированной управленческой информации, направляемый по каналам прямой связи. К такому потоку относятся все виды организационно-распорядительной и плановой документации, направляемые сверху вниз по вертикальным каналам управленческих отношений;
2) поток отчетной и справочно-аналитической документации, позволяющий органам управления оценить результаты управленческого воздействия и проанализировать оперативно-служебную обстановку для принятия новых управленческих решений. К этому потоку относятся служебные документы, направляемые снизу вверх по каналам обратной управленческой связи системы управления таможенными органами;
3) поток обмена специальной и профессиональной информацией по каналам внутреннего горизонтального взаимодействия, позволяющей скоординировать деятельность отдельных органов таможенной службы и решить вопросы обмена информацией по оперативно-служебной обстановке в той или иной сфере деятельности таможенных органов.
Кроме взаимоотношений отдельных таможенных органов внутри системы управления, их деятельность характеризуется внешними отношениями:
· с физическими лицами, пересекающими таможенную границу страны;
· с юридическими лицами, осуществляющими внешнеэкономическую деятельность, и их различными объединениями;
· с представителями околотаможенного бизнеса;
· с другими органами государственной власти по ряду сопряженных в профессиональном плане вопросов.
Отношения между таможенными органами и участниками внешнеэкономической деятельности, а также другими государственными органами исполнительной власти строятся посредством обмена корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и другими видами документов. Оперативный обмен такой документацией способствует реализации принципа гласности, на котором основано выполнение функций таможенными органами, содействует развитию внешнеэкономической деятельности страны, позволяет эффективно выполнять основные задачи таможенной службы и других органов исполнительной власти ДНР.
Таким образом, общий документооборот в системе таможенных органов делится на внутренний и внешний, как практически во всех органах государственной власти, местного самоуправления и организациях различных видов собственности.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важную роль и требуют собственной системы управления.
Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.
Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях путем принятия и реализации управленческих решений.
Для формирования и реализации управляющего воздействия необходимо наличие субъекта управления (управляющей системы, подсистемы), объекта управления (управляемой системы, подсистемы) и определенным образом организованных прямых и обратных связей между ними.
В совокупности субъект управления, объект управления и взаимосвязи между ними образуют систему управления в таможенных органах.
К субъектам управления в таможенных органах относятся все руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения подчиненным сотрудникам и коллективам и требовать их выполнения, т.е. все элементы и подсистемы таможенного поста, таможни, регионального таможенного управления и государственной исполнительной власти, уполномоченного в области таможенного дела.
В качестве объектов управления в таможенных органах выступают исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, таможенные коллективы, организационные структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности по осуществлению функций, возложенных на таможенные органы, ресурсы таможенной деятельности и др.
Существенную роль в системе управления таможенными органами играют взаимосвязи и взаимоотношения между субъектом и объектом управления, зависящие от организационной структуры управления, других факторов.
Субъект управления получает информацию о фактическом состоянии объекта управления и окружающей его внешней среды. Информация поступает чаще всего в виде документов. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Эта информация перерабатывается субъектом управления, в результате чего принимается решение, которому придается одна из форм управленческого решения (приказ, указание, резолюция и т.д.) для передачи его содержания объекту управления по каналу прямой связи. Информация о выполнении этого решения и информация о новом состоянии объекта управления тоже в виде документов вновь поступает к субъекту управления по каналу обратной связи. Таким образом, управление в таможенных органах является относительно непрерывным процессом, осуществляемым при помощи документооборота между различными уровнями системы таможенных органов и внутри каждого отдельно взятого таможенного органа и его подразделений. Непрерывный характер управления таможенными органами обусловлен постоянством и непрерывностью информационных процессов, протекающих в них.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность и в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, т.к. всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что деятельность таможенных органов заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет ее эффективность. Организация работы с документами в таможенных органах влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности таможенной системы в целом.
Таким образом, эффективная организация работы с документами – ключевая задача управления в таможенных органах.
Дата: 2018-12-21, просмотров: 1377.
