Рассмотренные приемы автозаполнения интервалов позволяют значительно сократить время и уменьшить число ошибок при создании и заполнении таблиц. Пусть, например, нам необходимо создать электронную таблицу: “Бюджет за неделю”, в которой содержались бы данные о приходе и расходе за каждый из дней недели и, кроме того, итоговые данные. В процессе создания этой таблицы можно выделить 4 этапа.

Ø Этап 1. Занесение текста заголовков строк и столбцов.

При этом с клавиатуры вводится лишь день недели: Понедельник, для остальных дней недели выполняется автозаполнение буксировкой ячейки А2 за значок автозаполнения.

Ø Этап 2. Занесение формул.

На данном этапе в ячейку D2 занести формулу: =B2-C2, т.е. “остаток за понедельник рассчитывается как разность прихода и расхода за понедельник”. В ячейку B9 с помощью кнопки Автосумма инструментальной линейки заносится формула =СУММ ( В2:В8).

Ø Этап 3. Размножение данных.

Выполняется автозаполнение интервала А3:А8 буксировкой ячейки А2 за значок автозаполнения без нажатия клавиши Ctrl. Затем размножаются формулы. При этом интервал D3:D8 автозаполняется буксировкой ячейки D2, а интервал C9:D9 – буксировкой ячейки В9.

Ø Этап 4. Заполнение таблицы данными о приходе и расходе.

Конкретные числовые данные о приходе и расходе за каждый день недели заносятся в таблицу с клавиатуры. При этом данные в столбце “Остаток” и строке “Итого” вычисляются и формируются автоматически по введенным ранее формулам.

После выполнения этапа 3 получаем электронную таблицу, в которой занесены все названия строк и столбцов и все соответствующие формулы. Такая не заполненная конкретными данными таблица представляет собой электронный бланк таблицы. С создания электронного бланка целесообразно начинать работу с таблицами, которые заполняются неоднократно, как правило, с некоторой периодичностью. При этом сначала создается, тщательно проверяется на корректность формул и оформляется электронный бланк таблицы. Бланки могут храниться на отдельных листах и даже в отдельных книгах. Как правило, копия бланка помещается не на тот лист, где хранятся эталоны, а возможно в другую книгу.

Когда необходимо воспользоваться бланком, он копируется с помощью буфера обмена и конкретными данными заполняется его копия, а не эталон бланка:

Ø Выделить электронный бланк таблицы.

Ø Щелкнуть кнопку Копировать.

Ø Перейти на другой лист или в другую книгу и щелкнуть кнопку Вставить. Замечание. При выполнении этой операции возможно изменение ширины столбцов и высоты строк.

Работа с диаграммами

Диаграммы используются для наглядного отображения данных и позволяют провести анализ тенденций изменения данных или быстро выполнить сравнительную их оценку. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить ее на одном листе с данными. При любом размещении диаграмма является связанной с исходными данными в таблице, то есть при обновлении данных автоматически обновляется созданная на их основе диаграмма. После построения диаграмму можно дооформить, а также внести в нее необходимые изменения.

Создание диаграммы

Ø Выделить в таблице область данных для построения диаграммы. Если первой строкой и (или) столбцом являются текстовые данные, они выбираются в качестве подписей будущей диаграммы.

Ø Нажать кнопку Мастер диаграмм. Далее выполнить четыре шага задания параметров для постро­ения диаграммы любого типа. Переход к следующему шагу построения диаграммы производится нажатием кнопки Далее, а к предыдущему – кнопки Назад.

Шаг 1. Тип диаграммы. Пакет EXCEL имеет набор стандартных и нестандартных типов диаграмм.

 Используя закладку Стандартные, можно выбрать тип и вид диаграммы. Закладка Нестан­дарт­ные содер­жит набор нестандартно оформленных диаг­рамм.

Шаг 2. Источник данных диаграммы. На закладке Диапазон данных можно изменить область исходных данных для построения диаграммы, а также направление выбора рядов данных: в строках или в столбцах. Если ряды данных выбираются из строк, то заголовки первой строки используются как подписи делений оси категорий (оси Х). При этом заголовки первого столбца используются в качестве имен рядов данных, которые образуют так называемую легенду. При изменении направления выбора рядов данных – по столбцам, подписи оси категорий – это первый столбец, а легенда – первая строка выделенной области данных. По умолчанию EXCEL выбирает в виде рядов данных ту составляющую (строки или столбцы), которая имеет меньше значений. Данные выбираются в том же порядке, как они расположены на листе.

На представленном примере ряды данных выбираются из строк, поэтому заголовки 1996 г., 1997 г. и 1998 г. используются в качестве подписи оси категорий, а заголовки Производство и Импорт в качестве имен рядов данных.

Уменьшенный вид будущей диаграммы отображается на панели мастера диаграмм.

При необходимости исходные данные можно перенастроить, используя закладку Ряд, где для каждого ряда в соответствующих полях можно указать ячейки, содержимое которых используется в качестве имени ряда данных, области значений для диаграммы и подписей оси категорий.  

Шаг 3. Параметры диаграммы. Панель ввода параметров диаграммы содержит набор закладок для выбора параметров диаграммы. Все вводимые параметры после ввода отображаются на образце.

Закладки:

- Заголовки. Используется для ввода названия диаграммы и подписи ее осей.

- Подписи данных. Используется для отображения значений данных на диаграмме, например, в гистограмме значения данных размещаются над столбцами. 

- Линии сетки. Используется для выбора линий сетки оси категорий и оси значений.

- Оси. Используется для отображения осей.

- Легенда. Используется для отображения легенды или отмены ее вывода на диаграмму.

- Таблица данных. Используется для вывода на диаграмму области ячеек, по которым построена диаграмма. 

Шаг 4. Размещение диаграммы. Созданная диаграмма может размещаться на отдельном листе книги или быть вставлена на любой имеющийся лист. На отдельный лист обычно выводятся сложные диаграммы с большим набором данных. При этом каждый отдельный лист с диаграммой имеет собственное имя.

Между таблицей с данными и соответствующей диаграммой поддерживается постоянная связь. Это означает, что при изменении данных в таблице автоматически перестраивается и диаграмма.