Цель этого этапа — документально закрепить разработанную систему оценки, ре­шить все административные вопросы, разработать и утвердить нормативные документы по внедрению и проведению оценки, подготовить информационно-методические мате­риалы, оформить необходимые изменения в распределении обязанностей и полномо­чий, определить объемы ответственности по управлению процессом оценки.

На данном этапе:

• разрабатываются методы оценки сотрудников;
• дается описание технологий, процедур, используемых в процессе оценки;

§ определяются методы обработки полученных данных, формат предоставле­ния итоговых отчетов, способы хранения информации, полученной в процессе оценки;

§ создаются модели взаимодействия с участниками оценки и другими подразделениями организации.

Ключевые вопросы:

1. Какие методы и технологии будут использованы для проведения оценки? Насколько они адекватны выбранным критериям?

2. Какие технологии можно разработать самостоятельно, а какие технологии следует приобрести?

3. Как будет организован процесс оценки, какова последовательность исполь­зования тех или иных методов?

4. Сколько времени будет затрачено на проведение оценочных мероприятий?

5. Как будет проводиться анализ полученных данных?

6. Какие информационные системы будут использованы для сбора, анализа и хранения персональной информации о сотрудниках организации?

7. В каком виде будут предоставляться результаты оценки и кому?

8. Как сотрудники будут информироваться об итогах оценки?

9. Как будут взаимодействовать специалисты в процессе оценки?

Для проведения оценки должны быть подготовлены помещения, оснащенные необходимым оборудованием и техническими средствами. Перечень необходимых документов:

Организационно-нормативные (распорядительные):

· приказы

· регламенты

· положения о внедрении и проведении оценки.

2. Содержательные (связанные с оценкой):

· перечень критериев оценки;

· список подразделений, в которых планируется проводить оценку;

· оценочные листы различных форматов;

· план-график проведения оценки;

· материалы для проведения;

· программа проведения.

Внедрение системы оценки

Прежде чем процедура оценки станет систематической, необходимо провести пред­варительную (пилотажную) оценку группы сотрудников. Это позволит скорректировать технологии оценки и адаптировать методы работы к корпоративной культуре компании.

Обучение экспертов и работа с руководителями

Отправная точка для внедрения любых оценочных технологий — подготовка экспертов из числа сотрудников компании и обучение руководителей, выступающих в качестве экспертов.

Необходимо выполнить следующие требования:

• при подготовке к оценочным мероприятиям у специалистов и руководителей не должно возникать сколько-нибудь существенных вопросов при заполнении оценочных листов или анализе полученной информации;
• используемые материалы не должны допускать двусмысленного толкования или разночтения;

§ у сотрудников службы управления персоналом не должно возникать сложностей с обработкой и анализом всей полученной информации;

§ на каждом этапе проведения оценки необходимо фиксировать результаты для их дальнейшего анализа. По итогам предварительной оценки вносятся коррективы в оценочные процедуры.

Формирование группы сотрудников (отдела, подразделения) для проведения предварительной оценки

Состав группы может формироваться произвольно. Однако если планируется проводить оценку в подразделениях разного уровня (в структурной иерархии компании), необходима соответствующая адаптация методов и технологий. В этом случае целесообразно выделить группу сотрудников из структур верхнего уровня (заместители директора, руководители подразделений), среднего уровня (группа специали­стов, проектная группа и др.), группу из числа специалистов (рабочие подразделения, специалисты, проходящие стажировку или практику в организации, и т. д.).

До начала оценочных мероприятий сотрудникам необходимо объяснить цель проведения оценки и создать доброжелательную атмосферу, чтобы участникам было легче включиться в процесс работы.

Методы, позволяющие оценить проведение оценочных мероприятий

Для анализа процедуры и методов оценки используют:

• специально разработанные бланки, в которых оцениваемые могут выразить свое мнение относительно участия в процедуре оценки;

§ обратную связь — беседы с оцениваемыми и специалистами, входящими в состав рабочей группы;

§ специальные процедуры согласования мнений экспертов относительно полученых данных;

§ анализ материалов, позволяющих получить обратную связь по процессам и методам проведения.

На основании анализа полученных данных проводится коррекция методов, технологий работы, утверждается система оценки, подкрепленная соответствующи­ми регламентами.

Мониторинг системы оценки

В ходе мониторинга отслеживаются и анализируются все недостатки в работе системы оценки.