Данные отдельного бухгалтерского счета не дают представ­ления о хозяйственной и финансовой деятельности организа­ции за отчетные периоды в целом. Не могут быть проверены и бухгалтерские записи в разрезе каждого счета без увязки их с записями других счетов. Поэтому составлять бухгалтерский ба­ланс без предварительной проверки не следует. Для оператив­ного руководства результатами деятельности организации, про­верки правильности записи хозяйственных операций по сче­там и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. В основном они применяются при использовании форм Журнал-Главная, мемориально-ордерной и упрощенной формы бухгалтерского учета для малых организаций.

Хозяйственные операции после их документации, расцен­ки и котировки записываются на аналитические и синтети­ческие счета. В конце месяца записи по счетам суммируются для получения обобщенных показателей в виде месячных обо­ротов и сальдо, т. е. составляются оборотные ведомости, кото­рые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по син­тетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета пред­ставляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетичес­ким счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей, общего ознакомления с состоянием хозяй­ственной финансовой деятельности организаций и составле­ния нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 200_ г.

В первой графе на основании данных синтетических счетов записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале — активные, затем — пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах ко­нечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графе 2 + графа 4 - графа 5). В пассивных счетах конечных остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборо­та по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3 + графа 5 - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют нали­чие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтети­ческим счетам проверяется с помощью трех равенств:

начальных остатков по дебету и кредиту — 2 С_]д = I С^. Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имею­щих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокуп­ность счетов, имеющих кредитовый остаток, — его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой;

оборотов по дебету и кредиту — Ц О_д = Е Ок- Равенство обус­ловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинако­вой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;

конечный остаток по дебету и кредиту — Е С_2д = Е С_2к. Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива ба­ланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана

вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отне­сена на счет.

Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам, используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по кото­рым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета пред­ставляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналити­ческого учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначе­ны для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных ви­дов средств.

В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам — в денежном и натуральном или только в денежном выражении, — оборотные ведомости подразделяются на два вида.

Оборотная ведомость по аналитичес­ким счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических сче­тов даются наименования аналитических счетов. Подобные обо­ротные ведомости составляются по счетам аналитического учета: 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”, 76 “Расчеты с де­биторами и кредиторами”, 71 “Расчеты с подотчетными лица­ми” и др.

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за март 200_ г.

Оборотные ведомости по аналитичес­ким счетам, в которых приведены показат­ели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета: 01 “Основные средства”, 10 “Материалы”, 43 “Готовая продукция”, 41 “То­вары” и др.

Оборотная ведомость аналитического учета строительных материалов (10/8) за март 200 _ г.

В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объяс­няется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а дру­гой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, от­крытым в развитие синтетического счета, будет сделана запись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборот­ные ведомости по счетам аналитического учета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответ­ствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием имущества организаций.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда (для упрощения) обороты не записывают, а отражают только остат­ки по счетам. Такие сокращенные ведомости называются сальдо­выми ведомостями. Она имеет следующий вид: