Таким образом, на конец отчетного периода дебиторы долж­ны организации 90 000 руб. В свою очередь, организация должна различным организациям-кредиторам на конец отчетного пери­ода 140 000 руб.

Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение. Классификация документов.

Первичное наблюдение —основа функционирования хозяй­ственного учета. Оно охватывает:

оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;

однозначное объявление объектов и событий отражаемых в учете;

совмещение во времени оформления наблюдения и измере­ния фактов хозяйственной жизни;

способы контроля за наблюдением и передачей фактов хо­зяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к со­ставлению документов. Все хозяйственные операции, проводи­мые организацией, должны оформляться оправдательными до­кументами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопро­вождается выполнением многочисленных и разнообразных опе­раций, каждая хозяйственная операция обязательно оформля­ется учетными документами, содержащими первичные сведе­ния о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процес­сы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяй­ственные, расчетные отношения внутри и за пределами орга­низации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержден­ным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

учет сельскохозяйственной продукции и сырья;

учет труда и его оплаты;

учет основных средств и нематериальных активов;

учет материалов;

учет работ в капитальной строительстве;

учет работ в автомобильном транспорте;

учет результатов инвентаризации;

учет кассовых и расчетных операций;

учет торговых операций и др.

Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмот­рена учетной политикой организации и содержать перечень обя­зательных реквизитов.

Кроме учетных документов, учетная информация может со­держаться на машинных носителях информации. Они применя­ются в вычислительной технике для получения и обработки све­дений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организации, его струк­турных подразделений и т. д.)

С документами тесно связаны такие понятия, как документа­ция (первичный учет), унификация, стандартизация и докумен­тооборот.

Документация — способ оформления имущества, обяза­тельств и хозяйственных операций бухгалтерскими документа­ми. Ни одна операция не может быть отражена в учете без под­тверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций до­кументами — начальная стадия бухгалтерского учета. Докумен­тация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительно­го, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителя­ми организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как подписывая документ они берут на себя персональную ответ­ственность работника подписавшего документ, за совершен­ные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и ана­лиза (оперативного) финансово- хозяйственной деятельнос­ти; в целях углубления анализа привлекаются первичные до­кументы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными ра­ботниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов — разработка типовых форм доку­ментов для использования их при оформлении однородных опе­раций в различных организациях независимо от формы собствен­ности и ведомственной принадлежности. Унификация способству­ет упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых доку­ментов накопительными, ликвидации лишних показателей, име­ющихся в документах, объединению нескольких отдельных до­кументов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, кото­рые позволяют более эффективно использовать бумагу при печа­ти документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартиза­ция облегчает бухгалтерскую обработку документов, использова­ние электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утвер­ждается руководителем организации. В нем необходимо предус­матривать:

наименование отчетов или первичных документов;

время составления;

лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

сроки и ответственного за представление документа в бух­галтерию;

лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает доку­мент, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в ка­ком деле хранится в текущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и к всяким злоупотреблениям.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные докумен­ты, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйствен­ных операций, по способу отражения операций, по месту со­ставления и по порядку заполнения

Распорядительными считаются документы, которые содер­жат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной опе­рации. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверя­ют ее совершение. Например, приказы, доверенности, наклад­ные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распоряди­тельные документы подписывают работники организации, име­ющие право давать указание на совершение отраженных в доку­ментах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтвер­ждают факт совершения операции, служат оправданием бухгал­терских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расхо­довании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтвержда­ющие произведенные расходы, отчеты материально-ответствен­ных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работ­никами бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйствен­ной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения об­щепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, на­копительные ведомости, калькуляции фактической себестоимо­сти продукции, расчеты отклонений от нормативной себестои­мости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалте­рией и т.п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдатель­ных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кас­совый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержден­ная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение от­пустить материалы со склада в цех, а также оформление фак­тической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кас­совый ордер, расходный кассовый ордер, требования на от­пуск материалов, счета, платежные требования, акты при­ема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее состав­ленных первичных документов. Их применение облегчает кон­троль однородных операций. Они могут быть исполнительны­ми, бухгалтерского оформления и комбинированными. На­пример, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведо­мости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинирован­ным, выполняет функции документа оправдательного и бух­галтерского оформления. В нем дается полная характеристика

расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход пре­дыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборот­ной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразде­ляют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, про­изводственные запасы и затраты. Например, акты приема-пере­дачи и списания основных средств, документы на оприходова­ние и списание материальных ценностей, перечень таблиц, спра­вок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские опе­рации. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сбере­гательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юри­дическими и физическими лицами: платежные поручения, рас­четные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведо­мости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения от­дельной операции или нескольких одновременно совершаемых опе­раций. После оформления разовый документ поступает в бухгалте­рию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. На­пример, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных по­вторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные доку­менты от сводных отличаются тем, что сводный документ со­ставляется постепенно путем накапливания операций. К накопи­тельным документам относятся лимитно-заборные карты, двух­недельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и вне­шними.

Внутренние документы составляются в организации для от­ражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные на­кладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной тех­ники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помо­щи вычислительной техники, автоматически регистрируют ин­формацию о производственных операциях в момент их совер­шения.

-

Порядок составления и обработки документов.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт со­вершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению до­кументов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления докумен­тов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запу­щенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бух­галтерском учете осуществляются в соответствии с утвержден­ным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своев­ременное и качественное оформление, а затем передачу их в ус­тановленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так­же достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержа­ния операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть кон­кретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неяснос­ти. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернила­ми или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В до­кументах не допускаются не оговоренные исправления. Исправ­ление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, под­писавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Докумен­ты, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерс­ком учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответ­ственным за их составление; документы, содержащие подчист­ки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привле­кают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных доку­ментов могут составляться сводные учетные документы. Первич­ные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицирован­ных форм первичной учетной документации, а документы, фор­ма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственных операций;

измерители хозяйственных операций (количества, суммы);

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязатель­ном порядке содержат:

наименование организации;

дату записи документа;

местонахождение организации;

код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

наименование и местонахождение организации;

дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учет­ные регистры или передачи на машиносчетную установку под­вергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в до­кументе операции; определяется, имела ли место данная опе­рация вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная про­верка документа, т. е. устанавливается выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи дол­жностных лиц, участвующих в совершении операции и офор­млении документов. В-третьих, проверенные и принятые до­кументы подвергаются группировке, арифметической провер­ке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволя­ет подводить общие итоги по однородным документам, что зна­чительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролиро­вать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показате­лей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в при­лагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам про­исходит их погашение, которое оформляется приложением к каж­дому документу штампа “получено” или“погашено”. Такое гаше­ние документов следует проводить для предотвращения злоупот­реблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработ­ки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следую­щую форму:

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и про­куратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой поли­цией на основании их постановлений в соответствии с законода­тельством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а так­же порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением (1989 г.). В этой Инструкции определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организации. Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Феде­ральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России “Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета” от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетно­сти от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет. (см. табл. 7.2.)