Процессы выделяются в виде объектов управления. Для того, чтобы определить, что входит в каждый из объектов, его нужно описать или задокументировать. Из этого требования вытекают следующие правила для определения размера и числа процессов.
Правило 1. Размер процесса и численность сотрудников в нем зависят от размеров структурной единицы (или бизнес-единицы), для которой составляется бюджет.
Первоначальное объединение сотрудников по признаку принадлежности к цроцессам можно производить на основе штатного расписания с указанной численностью сотрудников.
Правило 2. Размер процесса должен быть не меньше, чем величина объекта управления (подразделения), для которого составляется документированный план.
В зависимости от размеров организации, ее целей и степени централизации управления планы бывают:
- Стратегические (долгосрочные), разрабатываемые на срок до 1 года;
- Текущие (оперативные), разрабатываемые на срок до 1 года с разбивкой по кварталам и/или месяцам.
Правило 3. Размер процесса определяется экономической целесообразностью создания ограниченного числа центров учета затрат.
Система должна учитывать результаты процесса, эффективность процесса и показатели удовлетворенности клиентов результатами процесса.
Правило 4. Размер процесса, численность сотрудников в нем должны быть достаточно большими, чтобы создание такого комплекта было экономически целесообразным.
Для управления процессом необходимо создание полноценного комплекса документации.
Правило 5. Размер процесса определяется разбиением сквозной цепочки создания продукта на промежуточные отрезки (процессы, подпроцессы, функции).
При выделении процессов необходимо учитывать технологическую цепочку создания продукта.
Правило 6. При выделении процессов как объектов управления придется выбирать владельца процесса в ситуации, когда в создании продукта на выделенном отрезке цепочки добавления ценности принимают участие несколько подразделений с различными руководителями.
Для решения этого вопроса необходимо принять во внимание два фактора:
А) кто отвечает за передачу полуфабриката или конечного продукта на следующий этап или клиенту;
Б) кто отвечает за наибольшую (наиболее значительную или ресурсоемкую) часть работ по созданию данного конечного или промежуточного продукта.
Правило 7. Количество процессов, находящихся в подчинении у одного владельца, не должно превышать типовые нормы управляемости.
У одного владельца в подчинении может быть не более чем 7±2 процесса. При этом, если процессы в организации построены по принципу вложенности (декомпозиции) сверху вниз, то для руководителей верхнего уровня количество процессов должно быть меньше 7, так как сложность управления объектами растет с их размером.
На величину нормы управляемости влияют:
- Степень информатизации предприятия;
- Уровень организационной и управленческой культуры;
- Степень делегирования подчиненным прав и полномочий;
- Уровень компетентности руководителя и подчиненных;
- Сложность управленческих задач и размеры объектов управления (процессов).
Учет всех вышеперечисленных факторов может привести к выводу: изменения структуры организации к сети процессов организации могут являться следствием кадровых перестановок в руководстве процессами и организацией.
Если в организации занижена норма управляемости, то руководитель будет излишне вмешиваться в работу подчиненных и выполнять за них часть работы. Если норма, наоборот, завышена, то руководитель неминуемо будет упускать из виду ряд проблем им должного внимания.
Рис.. Взаимосвязь между выделением процессов и центрами финансового учета (ЦФУ).
Практический опыт выделения процессов показывает, что для организаций численностью 100-150 сотрудников можно выделять не более 7-8 процессов, связанных с основной и вспомогательной деятельностью. Для организации более крупного масштаба количество процессов может составлять 15-20. Эти оценки рекомендованы для первоначального выделения процессов в большой организации.
Следует отметить, что выделенные процессы не могут оставаться неизменными раз и навсегда. Необходимо периодически проводить аудит процессов с целью выяснения их эффективности и целесообразности пересмотра.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 572.