Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;
- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;
- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа №3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п.2.4.2).
2.4.1. Организации - источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе1.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе2, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа №3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст.5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85,99a, 104a, 108, 114a, 135a, 136, 166, 181, 187, 193a, 198a, 199a, 208, 218, 222a, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322a, 337a, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.
2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
2.8. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.
2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе №3. Так, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д., указывают, что исчисление срока, названного в графе №3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, «выполненные известными авторами», «памятников архитектуры», «при наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности» и др.).
2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Приложение №8
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дата № ___
на ____ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел | Срок хранения и статья по перечню | Примечание |
| 01-01 | Учредительные документы | 1 | Постоянно Ст. 13а, 15 | |
| 01-02 | Распоряжения по основной деятельности за 20__ год | 2 | Постоянно Ст. 6а | |
| … |
Референт Личная подпись И.О. Фамилия
Зав.архивом Личная подпись И.О. Фамилия
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 20__ году
Постоянного хранения________________________
Временного хранения________________________
Итого______________________________________
Референт Личная подпись И.О. Фамилия
Зав.архивом Личная подпись И.О. Фамилия
Приложение №9
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано_______________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе: литерные листы_________________________________
Пропущенные номера_______________________________________
+ листов внутренней описи___________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| Должность составителя заверительного листа Дата | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение №10
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №___
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
Итого __________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_________________________
(цифрами и прописью)
| Должность составителя внутренней описи документов дела Дата | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение №11
| Наименование организации | УТВЕРЖДЕНО Протокол Экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения Дата №__ |
ОПИСЬ №____
за _______ годы
| № п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
В опись включено _________________дел с №_____ по №_____
(цифрами и прописью)
| Должность составителя описи | Подпись | И.О. Фамилия |
Итоговую запись к разделу описи за _______ годы заверяю
| Должность ответственного за работу с документами | Подпись | И.О. Фамилия |
| СОГЛАСОВАНО Должность руководителя организации Подпись И.О. Фамилия Дата |
Приложение №12
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись И.О. Фамилия Дата |
АКТ
Дата №_____
о выделении документов
к уничтожению
На основании перечня_______________________________________
(название и выходные данные перечня
__________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Кол-во дел | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
Итого _________________________________ дел за _________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______ годы утверждены руководителем организации.
| Председатель экспертной комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
| Члены комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
| Подпись | И.О. Фамилия | |
| Подпись | И.О. Фамилия |
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Трудовой кодекс РФ
2. Федеральный закон «Об общественных объединениях»
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
5. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560 с.
6. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
7. Достижения. Методический сборник для специалистов общеобразовательных учреждений / В. Коваленко, А. Рыжухина, В. Сергеев, И. Фатов, Е. Родионова, Л. Пашкина. – М., 2007. – 82 с.
8. Организация деятельности общественного объединения в школе. Из опыта работы Российского Союза Молодежи. Методические рекомендации / В.И. Скоробогатова, А.В. Соколов, И.С. Фатов, Т.В. Боброва, Г.В. Семья. – М., 1999. – 80 с.
9. Письма, факсы и электронная корреспонденция / Виола Фалькенберг [пер. с нем. Н.Н. Максимовой]. – М.: Издательство «Омега-Л», 2006. – 128 с.
10. Сборник нормативно-уставных документов РСМ / И.С. Фатов, А.В. Соколов, А.Г. Гарзанов– М., 2000. – 55 с.
11. Шевелева Е.И. Краткое пособие по делопроизводству для некоммерческих организаций: Практическое пособие. – М.: Компания АСТШ; Кемерово: Кузбасский центр «Инициатива», 2002. – 64 с.
12. www.youthrussia.ru
1 На основе образцов этих документов можно подготовить протокол и другие документы по подготовке и проведению отчетно-выборной конференции территориальной организации РСМ
1 В данном сборнике рассматриваются вопросы составления и оформления организационно-распорядительных документов
1 В территориальных организациях РСМ для разрешения основных вопросов деятельности, как правило, применяют распоряжения
1 Далее в тексте вместо слов «учреждений, организаций и предприятий» употребляется слово «организаций»
1 Под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения
2 Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации
Дата: 2019-04-23, просмотров: 179.