Работа с документами – важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство включает в себя регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организацию обработки документов, контроль исполнения документов и т.д.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Все документы принято разделять на три большие группы1:
1. Организационно-распорядительные документы.
2. Документы по финансово-расчетным операциям.
3. Документы по снабжению и сбыту.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы делятся на следующие группы:
организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения);
документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и др.);
справочно-информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма, удостоверения).
Стоит отметить, что делопроизводство в общественной организации нельзя приравнивать к делопроизводству в какой-нибудь коммерческой или государственной структуре. Документы – это не цель, а лишь одно из средств обеспечения эффективной работы организации. Приводим минимальный перечень организационно-распорядительных документов (дел) территориальной организации РСМ:
- Учредительные документы (Устав и свидетельство о государственной регистрации территориальной организации РСМ, свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц, Устав РСМ).
- Приказы (распоряжения).
- Постановления (решения) выборных органов территориальной организации РСМ.
- Протоколы (учредительной конференции, отчетно-выборных конференций, заседаний выборных органов).
- Заявления о вступлении в РСМ, карточки членов РСМ.
- Документы по программам и направлениям деятельности территориальной организации РСМ.
- Договоры.
- Планы работы (перспективные, текущие, подготовки отдельных мероприятий).
- Входящая документация.
- Исходящая документация.
- Журнал учета выдачи членских билетов РСМ.
- Журнал регистрации входящих документов.
- Журнал регистрации исходящих документов.
Помимо организационно-распорядительных документов в перечень документов (дел) территориальной организации РСМ также входят документы по финансово-расчетным операциям.
1. Требования к оформлению документов
Служебные документы должны отвечать требованиям, установленным нормативными актами.
Соблюдение установленных требований составления и оформления служебных документов обеспечивает:
юридическую силу документов;
качественное и своевременное исполнение документов;
организацию оперативного поиска документов;
условия для правильного хранения документов.
Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами. Состав и расположение реквизитов на бланках служебных документов (см. на стр.87 и в приложении №1) установлены ГОСТ Р 6.30-2003:
01 – Государственный герб РФ;
02 – герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
 | |||||
 | |||||
 | |||||
ОАО «Росинтер»
Пятницкая ул., д.21,
Москва, 115209
Тел. (495) 931 11 17,
факс (495) 931 00 27,
e-mail: msm@msk.ru
htpp://www.msk.ru
 ОКПО _____, ОГРН _______,
ИНН/КПП _______________ ,
 01.02.2006 № 115-3/1
На № ______ от _________
| Генеральному директору
Научно-технического центра
«Информсистема»
О.С. Ефремову
Сергеевой В.К.
Исправить факс о согласии
до 04.02.2006
Еремеев
 02.02.2006
|
О семинаре «Современный офис»
Уважаемый Олег Святославович!
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер», который состоится 05.02.2005 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2, в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11.00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.
В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2005, заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.
 |
Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1 л. в 1 экз.
2. Программы выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5 л. в 1 экз.
 |
Председатель Личная подпись П.В. Нестеров
 | |||
 | |||
М.М. Макаров
931 00 17
Отправлен факс 03.02.2005 № 93
В дело № 1-17
 Сергеева 04.02.2006
| «ИнфСист» Вх. № 00075 02.02.2006 |
Let 115.doc
Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все.
Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Наименование вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Требования к оформлению реквизитов .
(04) Реквизит «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
(05) Реквизит «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
(08) Реквизит «Наименование организации». Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (Уставе).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
(09) Реквизит «Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
(11) Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Пример оформления даты документа: 09.01.2008 или 09 января 2008 г.
(12) Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например, 03-18 / 280, где 03 – номер структурного подразделения, 18 – порядковый номер дела по номенклатуре, 280 – порядковый номер документа.
(15) Реквизит «Адресат». Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже, должность и фамилию – в дательном падеже. Например:
Центральный Комитет РСМ
Главному бухгалтеру
Е. В. Сайдашевой
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Первому секретарю ЦК РСМ
А.И. Платонову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Дата: 2019-04-23, просмотров: 373.
