Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после теста указывается:
Приложение: согласно описи на __ л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
(22) Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и ее расшифровку с указанием инициалов. В подписи инициалы ставятся перед фамилией.
| Первый секретарь ЦК РСМ | Личная подпись | А.И. Платонов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Первый секретарь ЦК РСМ | Личная подпись | А.И. Платонов |
| Главный бухгалтер | Личная подпись | Е.В. Сайдашева |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии: | Личная подпись | В.Д. Базанов |
| Члены комиссии: | Личная подпись | А.С. Красавин |
| Личная подпись | О.И. Рысков | |
| Личная подпись | А.Н. Сокова |
Документы, направленные в вышестоящие организации, федеральные и местные органы власти и управления, в СМИ, подписывает руководитель организации или его заместитель.
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки или косую черту перед наименованием должности.
(23) Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из:
слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек им двоеточия);
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);
личной подписи;
расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель ЦКК РСМ
Личная подпись И.С. Фатов
21.12.2007
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Бюро ЦК РСМ
От 23.04.2007 № 3/1
Если документ должен содержать несколько грифов согласования, то их располагают двумя вертикальными рядами.
(26) Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает:
заверительную надпись «ВЕРНО»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
ВЕРНО
Зав. канцелярией Личная подпись Н.Е. Громова
21.12.2007
(27) Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа исходящего документа в левом нижнем углу, например:
Д.А. Соколова
(495) 624 10 17
(28) Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя следующие данные:
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ;
краткие сведения об исполнении;
подпись руководителя или непосредственного исполнителя;
дата проставления отметки.
(29) Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу на первом листе документа, содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Например:
Вх .№ 258
23.04.2007
(30) Реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Данная отметка ускоряет поиск нужного документа по имени файла.
Требования к бланкам документов .
1. Документы изготавливают на бланках.
2. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – продольный и угловой (например, бланк РСМ оформлен в продольном варианте).
6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется решениями, распоряжениями, приказами. Решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.
Протоколы
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.
Протоколы оформляются на общем бланке организации формата А4 или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации и включает в себя следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если есть);
наименование организации;
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
вид заседания, совещания;
дата заседания;
номер;
место заседания;
гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
заголовок;
текст;
подпись председателя и секретаря.
Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколам присваиваются номера в пределах календарного года.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также всех присутствующих членов коллегиального органа. При большом количестве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих (список прилагается к протоколу).
Если есть приглашенные, то они указываются во вводной части (должность и организация, которую представляют).
Вводная часть содержит повестку дня.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами после цифры, обозначающей номер вопроса, затем указывают должность, инициалы и фамилию докладчика. Если доклад представлен, то в протоколе отмечается «Доклад прилагается». В противном случае в протоколе надо кратко изложить основные положения доклада.
После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения (постановления).
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу – начинается словом «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)», написанным с красной строки. Данная часть текста протокола строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее его важной составной частью.
Решения, принятые на заседании, доводятся до членов организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основе протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов организации, поэтому хранятся постоянно или от 10 лет до ликвидации организации (пример оформления протокола см. на стр.60).
Выписка из протокола
Выписка из протокола оформляется следующим образом:
в реквизите «вид документа» пишется «Выписка из протокола»;
далее указываются «председатель», «секретарь», «присутствующие», «приглашенные» и полностью «повестка дня»;
текст протокола состоит из разделов СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ;
в реквизите «подпись» указывается, кто протокол подписал и дается расшифровка подписи председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят;
заканчивается выписка «заверительной надписью» (слово «Верно»; должность лица, заверяющего выписку; личная подпись, инициалы, фамилия, дата). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Постановления (решения)
Постановление (решение) – распорядительный документ коллегиального органа управления (например, Совета территориальной организации РСМ). Текст постановления (решения) состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. Если основанием к изданию постановления (решения) является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем - слово «ПОСТАНОВИЛ» («РЕШИЛ») на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 227.