Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

1. Корреспонденция, адресованная организации, принимается работником, ответственным за это направление деятельности.

2. Работник, принимающий пакеты, проверяет их цельность и правильность адреса.

3. Конверты поступившей корреспонденции сохраняются, если на документах отсутствует дата и адрес отправителя.

4. Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются, а передаются адресатам.

5. Поступившая корреспонденция регистрируется в день получения в журнале (приложение №5), на первой странице документа ставится регистрационный штамп.

6. При рассмотрении документов руководитель определяет исполнителя, дает четкие и конкретные указания по исполнению документа и устанавливает сроки исполнения. Данные указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

7. Направление документов на исполнение.

8. Контроль исполнения.

9. Исполнение документов.

10. Подшивка документов в дела.

Оформление и отправка исходящей корреспонденции

1. Подписание руководителем двух экземпляров исходящего документа.

2. Регистрация документа (приложение №6).

3. Отправка документа адресату.

4. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Составление номенклатуры дел

Документы, посвященные определенному вопросу деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу деятельности, помещенные в одну обложку.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (выписка из перечня – приложение №7).

Номенклатура дел предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие деятельность организации, журналы регистрации, справочные картотеки.

В качестве разделов номенклатуры дел используются наименования структурных подразделений, а при их отсутствии в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности организации документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

­ название вида документов (приказы, протоколы, договоры);

­ краткое содержание («Приказы по личному составу», «Приказы по основной деятельности»);

­ дата (период) к которому относятся документы дела («Распоряжения председателя областного совета РСМ за 2007 год»);

­ слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В течение года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций организации (приложение №8).

Формирование дел и подготовка дел для сдачи в архив

Формирование дел – это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновики и копии документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

­ в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

­ документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

­ документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

­ документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

­ каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;

­ в дело группируются, как правило, документы одного календарного года;

­ документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по нумерации.

Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Документы организации подразделяются на 3 группы:

­ документы, предназначенные для архивного хранения;

­ документы, подлежащие уничтожению;

­ документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

К какой группе какие документы относятся, определяет экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя организации.

На архивное хранение передаются дела постоянного, и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

1) документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке или по нумерации;

2) пронумеровать листы дела арабским цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

3) составить заверительный лист. Заверительный лист подшивается в конце дела (приложение №9);

4) для учета особо ценных документов составить бланк внутренней описи документов дела. Внутренняя опись подшивается в начале дела (приложение №10);

5) переплести дело или подшить его на четыре прокола в твердую обложку из картона (при этом металлические скрепки из документов удаляются);

6) дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

­ дела по личному составу организации;

­ дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи (приложение №11).

После утверждения сводной описи дел экспертной комиссией архивного учреждения организации разрешается уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актом (приложение №12).

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение №1