Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач организации.1

Приказы издаются только при необходимости. Отмена приказов, изменения, дополнения, производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

­ изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

­ подготовку текста документа;

­ согласование текста документа;

­ подписание приказа;

­ доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заголовок;

2) распорядительной, в которой предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие – срок исполнения. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на __________ (наименование должности, инициалы и фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется «Грифом согласования документа».

Подписывает приказ руководитель организации.

После подписания приказы регистрируются, а затем копируются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям.

Реквизиты приказа:

­ наименование вышестоящей организации (если есть);

­ наименование организации;

­ наименование вида документа (ПРИКАЗ);

­ дата, номер;

­ место составления;

­ заголовок;

­ текст;

­ подпись;

­ визы согласования.

Приказы по основной деятельности хранятся постоянно (если организация является источником формирования госархива) или от 10 лет до ликвидации организации, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, дежурства и т.п.) - 5 лет (ст.6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются, как правило, прием, увольнение, перемещение сотрудников организации и т.д.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с...).

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А-4 (приложение №2).

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8 (приложение №3).

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс «к» (№ 1 к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело (документы по личному составу – приложение №4).

Распоряжения

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных и текущих вопросов.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению заместитель руководителя организации.

Распоряжения руководителя территориальной организации РСМ могут быть по кадровым, финансово-хозяйственным вопросам, вопросам реализации программ РСМ и другим.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)». Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Срок хранения распоряжений - аналогично приказам.

Приводим пример оформления распоряжения.