В процессе проведения  анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия приходится иметь дело с большими объемами числовых данных, оперировать множеством значений изучаемых факторов и величин.

Включение в текст аналитических записок большого количества цифр затрудняет их восприятие,  осложняет  аналитическую обработку. Аналитический отчет, подготовленный лишь в виде многостраничного повествования, быстро утомляет пользователя, поэтому чтобы избежать подобных трудностей используют  представление данных в виде таблиц и графиков.

Аналитическая таблица - это форма наиболее рационального, наглядного и систематизированного представления исходных данных, простейших алгоритмов их обработки и полученных результатов. Она представляет собой комбинацию горизонтальных строк и вертикальных граф (столбцов, колонок). Остов таблицы, в котором заполнена текстовая часть, но отсутствуют числовые данные, называется макетом таблицы.

Аналитические таблицы используются на всех этапах проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности:

-на этапе подготовки исходных данных в таблице систематизируются исходные данные, осуществляется предварительная их группировка, рассчитываются отдельные промежуточные итоги и анализируются показатели;

-на этапе аналитической обработки данных с помощью таблиц могут осуществляться конкретные вычисления, включая факторный анализ;

-на этапе представления результатов анализа хозяйственной деятельности в таблице осуществляется свод наиболее важных показателей, полученных в результате анализа.

Таким образом, таблицы, используемые в анализе хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, применяются для систематизации исходных данных, проведения аналитических расчетов и оформления результатов анализа.

Использование таблиц при проведении аналитических процедур и представлении результатов анализа обеспечивает:

-уменьшение объема исходных данных в отчетных документах (лучше привести их в виде таблицы, чем описывать массу чисел в тексте);

-систематизацию данных и выявление закономерностей;

-наглядность;

-уменьшение объема аналитических записок.

Построение макетов таблиц является важным этапом в проведении анализа, поэтому, прежде чем приступить к сбору данных, необходимо по возможности разработать все макеты аналитических и статистических таблиц, в которые будут заноситься исходные данные и результаты анализа.

Основные требования, предъявляемые к таблицам при оформлении результатов аналитических процедур, таковы:

-не строить громоздких таблиц; целесообразно иметь в сказуемом не более 10 колонок (граф), а в подлежащем - 10-20 строк;

-в заголовке таблицы должно быть кратко и точно отражено основное содержание таблицы, а также указано, к какому объекту и времени она относится;

-слово "таблица" размещается над заголовком таблицы, нумерация - любая;

-таблица должна размещаться в тексте после первого упоминания о ней (на этом же листе или на следующем); любая таблица обязательно должна иметь по крайней мере однократное упоминание о ней в тексте (т.е. ссылку на нее);

-наличие единиц измерения в таблице обязательно;

-графы целесообразно нумеровать, поскольку, как отмечалось выше, в заголовках граф нередко приводится способ расчета показателя;

-любая аналитическая таблица должна сопровождаться текстовыми выводами; при оформлении выводов необходимо руководствоваться правилом "от общего к частному", т.е. сначала анализировать общий итог, а затем переходить к промежуточным итогам и отдельным показателям.

По аналитическому содержанию различают разные виды таблиц, отражающие:

1 характеристику изучаемого объекта по тому или иному признаку – в этих таблицах записываются показатели, отражающие то или иное экономическое явление или процесс за определенный период времени по одному или нескольким объектам;

2 порядок расчета показателя – в таких таблицах приводится исходная информация, делается расчет производных данных для исчисления требуемого показателя, а затем по формуле находится его значение;

3 динамику изучаемых показателей – в таких таблицах приводится информация за ряд лет в хронологическом порядке, на основании которой потом рассчитываются базисные и цепные темпы роста и прироста;

4 структуру показателя и ее изменения – в таблицах приводятся данные о составе изучаемого показателя в отчетном и базисном периоде, на основе которых рассчитывается удельный вес каждого элемента или части в общем целом и устанавливаются отклонения от базисного года;

5 выполнение плана по уровню показателей – в таблицах приводятся плановые и фактические данные за отчетный период по каждому показателю, определяются абсолютные и относительные отклонения от плана;

6 факторный анализ – в таблицах представляется информация по факторным и результативным показателям, а затем показывается изменение результативного показателя в целом и в том числе за счет влияния каждого фактора;

7 подсчет резервов – в таблицах приводятся фактические и возможные уровни показателей, а затем определяется резерв улучшения показателя за счет доведения его до возможного уровня;

8 обобщение результатов анализа – в подобных таблицах приводится систематизированный материал исследования тех или иных сторон деятельности предприятия. Такие таблицы иначе называют сводными.

Иногда таблицы дополняются графиками. Они существенно упрощают восприятие приведенной в отчетах информации и подготовленных аналитиками выводов и рекомендаций, позволяя наглядно представить как выявленные зависимости между различными факторами и элементами деятельности предприятия, так и прогнозируемые результаты его работы в будущем.

Графики представляют собой условные изображения числовых величин и их соотношений посредством линий, геометрических фигур, рисунков или графических карт-схем. Они позволяют сразу видеть пределы рассматриваемых показателей, скорость их изменений, колеблемость. Графическое представление данных имеет и ряд недостатков по сравнению с табличным: во-первых, график не может включить так много данных, как таблица, во-вторых, на графике показаны не точные данные, а приблизительные, и, в-третьих, построение графиков вручную - процесс довольно трудоемкий. Следует отметить, однако, что с использованием компьютерных программ эта задача сильно упрощается.

Существует множество видов графиков. Наиболее часто используются линейные графики, круговые, радиальные, фигурные, объемные и плоскостные диаграммы. Для отображения географического распределения данных используются картограммы и картодиаграммы. Графики различаются по своему виду и задача состоит в том, чтобы найти наиболее подходящий график. При построении графика необходимо уяснить поставленные задачи и затем уже выбрать правильный вариант графического решения.

      Наиболее часто в экономическом анализе используются диаграммы - это чертеж, показывающий соотношение статистических величин при помощи геометрических и изобразительных средств. 

       По своей форме диаграммы могут быть столбиковые, полосовые, круговые, квадратные, линейные, фигурные.

       По содержанию диаграммы делятся на диаграммы сравнения, структурные, динамические, графики связи, графики контроля.

      1 Диаграммы сравнения показывают размер разных объектов по какому- либо показателю. Наиболее простыми из этих диаграмм являются столбиковые диаграммы. Для их построения используют прямоугольную систему координат, в которой по оси абсцисс размещают основу столбиков различной длины, высота каждого столбца должна быть соразмерна величине показателя, который внесен в соответствующем масштабе по оси ординат.

      2 Структурные диаграммы позволяют выражать состав изучаемых показателей, удельный вес отдельных частей в общей величине показателя. На этих диаграммах изображение показателя дается в виде разбитых на секторы геометрических фигур - кругов, квадратов, площадь которых принимается на 1 или 100. Величина каждого сектора указывает на удельный вес части целого.

     3 Диаграммы динамики используются для изображения изменений явления за определенные промежутки времени. Для этого могут быть использованы столбиковые, круговые, линейные графики.

      4 Линейные графики широко используются для определения и изучения взаимосвязи между показателями - графики связи. По оси абсцисс откладывается значение факторного показателя (Х), а на оси ординат - значение результативного показателя (У) в соответствующем масштабе. Линейные графики наглядно и доходчиво помогают определить и изобразить направление и форму связи между показателями.

5 Графики контроля используются в экономическом анализе для изучения сведений о ходе выполнения плана. В таком графике имеются две линии: плановый и фактический уровень показателя за определенный промежуток времени.