Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Важной функцией делопроизводства является систематизация и хранение документов.

Исполненная документация – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например: бухгалтерская отчетность за 2013 год). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации.

Номенклатура дел (первый лист) печатается на бланке формата А4 и утверждается руководителем (рис. 38).

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения	Примечание

   Рис. 38. Форма первого листа номенклатуры дел

Основное назначение номенклатуры дел – служить руководством для группировки исполненных дел. Лица, ответственные за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях физической сохранности документы подшиваются в папки или твердые обложки – регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или специально отведенных местах.

Архивным законодательством установлены различные сроки хранения документов:

· временного хранения (до 10 лет включительно), например: Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации – 5 лет;

· долговременного срока хранения (свыше 10 лет), например: Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования – 75 лет.

Бухгалтерская отчетность должна храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, налоговая отчетность - в течение четырех лет, а документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в государственные внебюджетные фонды – 6 лет.

Уменьшение организацией сроков хранения документов запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Вопросы для самопроверки

1. Каковы требования к заполнению документов?

2. Что вы знаете о документах и их использовании в практической деятельности?

3. С какой целью составляются и используются документы, что в них отражается?

4. Какие виды документов вы знаете?

5. Кто отвечает за правильность оформления и использования документов на предприятиях?

6. Дайте определение документооборота.

7. Как исчисляются сроки исполнения документов?

8. Как осуществляется контроль исполнения документов?

9. На кого возложен контроль исполнения документов?

10. Как подготовить документ к архивному хранению?

                                Тесты для самоконтроля:

1. По месту составления документы подразделяются на:

а) внутренние и внешние;

б) простые и сложные;

в) типовые, трафаретные, индивидуальные;

2. Документы формируются в дела в соответствии с:

а) положением об учреждении;

б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения;

в) номенклатурой дел организации.

3. Документы относящиеся к входящим: 

а) объяснительные записки;

б) должностные инструкции;

 в) служебные письма;

4. На предприятиях фиксируют все факты хозяйственной деятельности следующим образом:

а) делают записи в бухгалтерских регистрах;

б) делают записи в хронологическом порядке в журнале учета;

в) заполняют первичный документ;

5. Составлять документы по общим и административным вопросам могут:

а) только руководитель;

в) только секретарь;

г) работники всех подразделений предприятия.

6. Документооборот – это движение документа с момента …

а) его создания до отправки;

б) его создания или получения до завершения исполнения – отправки и (или) направления в дело;

в) его создания до сдачи в архив.

7. Номенклатура дел (первый лист) печатается на бланке формата:

а) А2;

б) А7;

в) А4;

8. Документы, подлежащие формированию в дела:

а) бухгалтерские отчеты;

б) копии справок;

в) неисполненные документы;

9. После использования в оперативной деятельности предприятия документы …

а) формируются в дела в течение делопроизводственного года;

б) уничтожаются;

в) передаются на хранение в архив;

10. Дело – это …

а) совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком;

б) своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения;

в) информация об использовании технических средств – оргтехники и современных компьютерных программ;