Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи в архив.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

· входящие (поступающие) документы;

· исходящие (отправляемые) документы;

· внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влияет на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Работа с документами предполагает также хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования.

Документы в процессе технологической цепочки их обработки проходят следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Работа с документами осуществляется самостоятельным структурным подразделением – канцелярией, структура которой зависит от масштаба деятельности организации и от уровня автоматизации обработки документов.

Структурным подразделением, имеющим большой документооборот является бухгалтерия.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, то есть свой документооборот, состоящий из пяти основных этапов (таблица 10):

· составление документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

· передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

· проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

· обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

таксировка – предусматривает проверку арифметических расчетов (в настоящее время становится все менее актуальной в связи с применением компьютерной техники);

группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию;

контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретному факту хозяйственной жизни, вытекающему из содержания документа;

· сдача документов в архив на хранение после составления на их основе учетных регистров.

Таблица 10

Пример графика документооборота

Наиме­нова­ние док-та

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача документа в архив

  Кол-во экз. Отв. за выпи­ску Отв. за офор­мле­ние Отв. за испо­лне­ние Срок исп.

Отв. за про­вер­ку

Кто пре­дост. Поря­док пре­дост. Срок пред. Кто исп. Срок исп.

Кто исп.

Срок пере­дачи Требо-вание 2 Цех ОМТС бух­гал­терия Ск-лад Еже­днев­но (до_ час.)

Бух­гал­те­рия

1 экз.-цех 2 экз.- ск-лад При отче­те при реест­ре Еже­днев­но (до_ час) Бух­гал­те­рия Еже­дне­вно

Бух­гал­те­рия

По исте­че-нии квар­тала                                                                

 

По исполнению документа руководитель организации или структурного подразделения должен дать четкие и конкретные указания в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. С резолюцией руководителя документ передается ответственным исполнителям (начальникам цехов, мастерам, табельщикам, работникам планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщикам, подотчетным лицам, работникам бухгалтерии и другие). Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.